TRÁCH NHIỆM CHÍNH & MỤC ĐÍCH CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC:
Các công việc hành chính khác cho bộ phận kỹ thuật: thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm….
Quản lý hồ sơ tài liệu và lập thành từng file riêng biệt, thống nhất và được lưu giữ cẩn thận.
Tổng hợp báo cáo kỹ thuật định kỳ hoặc cáo báo cáo khác theo yêu cầu của Kỹ sư trưởng hoặc Giám đốc BQL.
Kiểm tra kho, dụng cụ workshop và kết hợp với giám sát để order vật tư. Hàng tháng tổng hợp phiếu nhập, xuất vật tư (bóng đèn, pin, băng dính….) để lên bảng excel tổng hợp nhập xuất tồn gửi mail cho bộ phận kế toán. làm tờ trình mua sắm các trang thiết bị phục vụ công việc của bộ phận kỹ thuật.
Theo dõi, tổng hợp các Phiếu báo hỏng, phiếu yêu cầu sửa chữa bảo hành căn hộ. Báo cáo Kỹ sư trưởng và bàn giao công việc cho các ca trưởng, nhân viên kỹ thuật trong phòng. Đôn đốc tiến độ để đảm bảo các yêu cầu của cư dân/khách thuê được thực hiện hiệu quả và đúng thời hạn.
Chịu trách nhiệm về các hoạt động hành chính của Phòng kỹ thuật, phối hợp với các Phòng/Ban khác trong việc xử lý các các công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính. Thực hiện đầy đủ thủ tục trình ký các văn bản cần duyệt với Phòng Ban theo quy định của Công ty.
Xây dựng các mẫu biểu, checklist các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà, phân công các ca trực.
Cập nhật chỉ số điện nước, phiếu báo hỏng, các biên bản sự cố…v..v… để làm báo cáo tuần, tháng, quý đồng thời gửi email cho cấp trên và các bộ phận liên quan.
Tuân thủ theo quy trình hoạt động chuẩn của BQLTN.
Cập nhật, lưu trữ hồ sơ giấy tờ, tài liệu kỹ thuật của phòng kỹ thuật theo tiêu chuẩn để có thể dễ dàng tra cứu.
Tổng hợp, phân loại các giấy tờ form, biểu mẫu, tài liệu và soạn thảo công văn, tờ trình, báo cáo, đề xuất…liên quan đến bộ phận kỹ thuật
Nhận và trả lời điện thoại hotline kỹ thuật. Phối hợp với các bộ phận để trả lời cư dân/khách thuê về các kết quả thực hiện phiếu yêu cầu dịch vụ kỹ thuật.
Thực hiện các công tác chấm công, theo dõi ngày nghỉ… của CBNV trong bộ phận
