Quản lý, theo dõi các đơn hàng, hợp đồng. Phối hợp với các bộ phận có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ nhận hàng.
Liên hệ ký kết hợp đồng với nhà cung cấp sau khi mẫu hàng đã được phê duyệt.
Cập nhật tình hình biến động giá, lập báo cáo gửi trưởng phòng thu mua
Tìm kiếm, xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng
Thực hiện việc báo cáo công việc đúng quy định công ty
Thực hiện và theo dõi các thủ tục đảm bảo hồ sơ giấy tờ liên quan đến việc mua bán hàng
Phân tích, xác định yêu cầu chính xác từ mặt hàng, số lượng, chủng loại, kích thước, màu sắc, thông số kỹ thuật...
Lập kế hoạch thu mua theo yêu cầu, trình trưởng phòng thu mua phê duyệt
So sánh giá nhà cung cấp bán cho công ty và giá trên thị trường theo khảo sát
Nghiên cứu thông tin sản phẩm, hàng hóa, nghiên cứu và tiến hành lựa chọn, quyết định đặt mua những mặt hàng và nguyên vật liệu chất lượng
Báo cáo công việc
Thông báo cho trưởng phòng thu mua ngay lập tức nếu có sai sót tiêu cực về số lượng, chất lượng hàng khi giao.
Cân nhắc, tính toán và đưa ra đề xuất lựa chọn : tiếp tục mua của nhà cung cấp cũ, hay đàm phán với nhà cung cấp mới.
Định kỳ phối hợp bộ phận nghiên cứu thị trường của phòng Kinh doanh và sản xuất để khảo sát giá hàng hóa/ nguyên vật liệu
Hoàn tất các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa như: Hợp đồng mua bán, bộ chứng từ vận chuyển, bộ chứng từ xuất nhập khẩu, các thủ tục thanh toán, các thủ tục giao nhận hàng hóa
Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng nhà cung cấp...
Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các phòng ban trong công ty
Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan hàng hóa
Đưa mẫu hàng hóa cho phòng ban cần mua hàng kiểm tra, đánh giá và phê duyệt
Kiểm soát quá trình hoàn thành hợp đồng mua hàng.
Liên tục theo dõi thị trường, nắm bắt bổ sung thông tin những nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chuẩn mua hàng của công ty
Khảo sát giá mua hàng trên thị trường
Liên hệ phòng tài vụ làm đề nghị tạm ứng mua hàng
Lưu trữ danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, và cả nhà cung cấp chưa được duyệt (làm dữ liệu dự phòng)
Triển khai mua hàng theo kế hoạch
Tiếp nhận các chứng từ giao hàng từ nhân viên giao hàng của nhà cung cấp, chuyển cho kế toán mua hàng của công ty
Lên đơn hàng, liên hệ nhà cung cấp lấy mẫu hàng hóa
Kiểm tra chất lượng, số lượng, tiêu chuẩn hàng được giao so với yêu cầu.
