- Tham gia họp bộ phận định kỳ để xem xét – đánh giá lại các hoạt động của bộ phận và đề ra phương án cho thời gian tới.
- Báo cáo Quản Lý Thu Mua tất cả các sự việc – vướng mắc, liên quan chứng từ thuế, quy định tài chính… và đề xuất phương án & nhận chỉ đạo xử lý – khắc phục.
- Sử dụng hiệu quả tài nguyên, nhân lực…đúng mục đích công việc, tiết kiệm và không sử dụng phung phí, cho mục đích cá nhân.
- Tham dự các lớp huấn luyện thông qua các chương trình và chiến dịch đào tạo của bộ phận, của khách sạn đề ra.
- Luôn tìm tòi các sản phẩm mới, nhà cung cấp… liên quan hoạt động khách sạn, với tính năng – hiệu quả cao hơn, giá & điều khoản thanh toán cạnh tranh hơn…đề xuất thay đổi sản phẩm đang sử dụng, nhà cung cấp đang hợp tác.
- Góp ý, đề xuất cải thiện môi trường làm việc ngày càng tốt hơn.
- Thực hiện đầy đủ các thủ tục – quy trình mua sắm của khách sạn các Đề xuất đã được Kế Toán Trưởng thẩm định & phê duyệt.
- Đảm bảo tất cả hồ sơ, chứng từ được lưu trữ theo quy định.
- Tham vấn Quản Lý Thu Mua các mặt hàng cùng chủng loại theo yêu cầu với tính năng ưu việt hơn, giá tốt hơn – tiết kiệm chi phí hoạt động của bộ phận và của khách sạn.
- Kiểm tra cẩn thận về số lượng, chủng loại, tính năng… các hàng hóa – vật dụng, trang thiết bị, thời gian cần dùng….của các Trưởng Bộ Phận yêu cầu. Tìm các nhà cung cấp để so sánh thương thảo với giá tốt nhất, phù hợp với các yêu cầu, điều khoản thanh toán & giao hàng & bảo hành – bảo dưỡng thuận tiện nhất cho khách sạn để tiến hành làm Đề xuất cho Quản Lý Thu Mua trình Kế Toán Trưởng – Tổng Giám Đốc khách sạn phê duyệt.
- Tiếp nhận tất cả các sự việc, yêu cầu… từ các Trưởng Bộ Phận, đồng nghiệp trong khách sạn một cách chuyên nghiệp, xử lý theo thẩm quyền hoặc trình Quản Lý Thu Mua để được chỉ đạo xử lý- đảm bảo các vấn đề được giải quyết thỏa đáng.
- Đảm bảo về mức chi tiêu thực tế của bộ phận luôn hợp lý – hiệu quả, nằm trong kế hoạch, dự toán.
- Đảm bảo việc thu mua luôn tuân thủ đầy đủ quy trình và được phê duyệt của các cấp có thẩm quyền, các báo cáo, sổ sách chứng từ hoàn chỉnh.
- Tuân thủ lịch làm việc, lịch công tác đã được duyệt. Đề xuất điều chỉnh nếu cần thiết tùy vào yêu cầu công việc.
• Quyền hạn:
- Kiểm tra các Đề xuất mua sắm trươc khi tiến hành. Được quyền từ chối các Đề xuất thu mua không đúng quy trình, thiếu phê duyệt từ các cấp có thẩm quyền, các mặt hàng không có trên thị trường, không được bảo hành theo quy định….Tư vấn cho TBP điều chỉnh, bổ sung, thay thế cho phù hợp & khả thi.
• Nhiệm vụ khác:
- Thực hiện bất kỳ nhiệm vụ và trách nhiệm hợp lý khác theo sự phân công của Quản Lý Thu Mua.
- Thường xuyên tham gia các lớp tập huấn cập nhật các chính sách, quy định mới của các cơ quan – chính quyền, các lớp bồi dưỡng – nâng cao.
