Mô tả công việc
Đặt hàng và theo dõi lô hàng
Nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận (Kế hoạch, R&D,phòng thí nghiệm, Marketing...)
Xử lý các vấn đề phát sinh: Thiếu hàng, chậm hàng, sai thông số, hỏng hàng...
Đàm phán giá cả, điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng
Lập đơn đặt hàng quốc tế (PO), xác nhận lại mẫu, thông số kỹ thuật, hình ảnh thực tế
Liên hệ và làm việc với đơn vị vận chuyển/forwarder để book lịch vận chuyển, lên tờ khai, theo dõi tracking đơn hàng đến khi hàng về kho
Theo dõi quá trình sản xuất, chốt ngày giao hàng – giao hàng cho bên vận chuyển
Chuẩn bị, kiểm tra và theo dõi đầy đủ bộ chứng từ XNK: Hợp đồng, invoice, packing list, CO, CQ, vận đơn, giấy tờ kiểm định, v.v.
Phối hợp với đơn vị khai báo hải quan để thực hiện thông quan nhanh chóng, đúng quy định
Theo dõi, nhắc NCC giao hàng đúng thời gian cam kết, đặc biệt với đơn hàng phục vụ sản xuất gấp
Kiểm soát hàng hóa nhập chính ngạch & tiểu ngạch
Đối với hàng hóa nhập chính ngạch:
Đảm bảo đủ bộ chứng từ hợp lệ để nhập khẩu hàng hóa đúng quy trình và pháp luật
Làm việc với hải quan, xử lý phát sinh trong quá trình kiểm tra, thông quan
Theo dõi chi phí vận chuyển, thuế, phí liên quan và lập đề nghị thanh toán
Đối với hàng hóa nhập tiểu ngạch:
Giám sát thời gian và chất lượng hàng hóa, xử lý nếu có sự cố phát sinh tại cửa khẩu
Làm việc với đối tác vận chuyển, chủ hàng để theo dõi quá trình nhập hàng từ các cửa khẩu như Lào Cai, Lạng Sơn, Móng Cái...
Quản lý hóa đơn nội bộ, phiếu nhập kho và chứng từ phù hợp với quy trình kiểm soát của công ty.
Kiểm soát chi phí & chất lượng mua hàng:
Phối hợp với QC, kho, kế toán để kiểm tra chất lượng đầu vào, giải quyết khiếu nại về chất lượng
Kiểm tra các khoản phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, lệ phí hải quan và đối chiếu với phòng kế toán
Theo dõi thanh toán quốc tế (T/T, L/C...) theo đúng tiến độ hợp đồng
Đề xuất thay thế NCC nếu liên tục vi phạm cam kết chất lượng, tiến độ
Đàm phán điều khoản thanh toán, giá cả, chính sách đổi trả
Tìm kiếm và phát triển nhà cung cấp Trung và nội địa:
Tìm kiếm, đánh giá và đề xuất nhà cung cấp mới cho các nhóm hàng: nguyên liệu, bao bì, tem nhãn, dụng cụ sản xuất...
Thu thập báo giá, so sánh và đề xuất chọn NCC tối ưu về giá – chất lượng – thời gian giao hàng
Cập nhật hồ sơ năng lực và thông tin pháp lý của nhà cung cấp. Phân tích, đánh giá năng lực và độ tin cậy của nhà cung cấp
Tìm nguồn nguyên liệu, bao bì, thiết bị sản xuất từ thị trường Trung Quốc phù hợp với tiêu chuẩn ngành mỹ phẩm
Báo cáo & quản lý hồ sơ
Báo cáo định kỳ về tiến độ mua hàng, tình trạng đơn hàng và chi phí thực hiện
Lưu trữ hợp đồng, biên bản, phiếu giao nhận, hóa đơn liên quan
Cập nhật dữ liệu trên phần mềm nội bộ (1C, MISA, Excel, Google sheet...) đầy đủ, chính xác
Theo dõi công nợ và hồ sơ chứng từ mua hàng
Hợp đồng và chứng từ mua hàng:
Quản lý hệ thống chứng từ liên quan đến mỗi đơn hàng: từ yêu cầu mua hàng (PR) đến hợp đồng, PO, thanh toán, vận chuyển và nhập kho
Soạn thảo, lưu trữ và cập nhật các hợp đồng mua hàng, hợp đồng dịch vụ vận chuyển, vận tải
Phối hợp với bộ phận kế toán để cung cấp đầy đủ chứng từ phục vụ kiểm toán, thanh kiểm tra nội bộ hoặc nhà nước
Tổng hợp – đối chiếu công nợ:
Phối hợp làm biên bản đối chiếu công nợ, kiểm tra sai lệch (nếu có) và xử lý kịp thời trước hạn thanh toán
Chủ động liên hệ NCC để tổng hợp bảng kê công nợ (theo đơn hàng đã giao)
Đối chiếu công nợ với kế toán nội bộ, so sánh số liệu từ phía công ty và nhà cung cấp: Ngày giao hàng, số lượng, đơn giá, số hóa đơn
Hỗ trợ phiên dịch/biên dịch:
Phiên dịch trong các cuộc họp, làm việc trực tuyến hoặc trực tiếp với đối tác Trung Quốc
Biên dịch tài liệu kỹ thuật, hợp đồng, chứng từ liên quan
Thực hiện các yêu cầu khác của cấp trên và BGĐ
