Báo giá
- Phụ trách các công việc liên quan đến giá thành (so sánh giá khi thay đổi nguyên vật liệu, các chi phí, hoa hồng, hao mòn ...);
- Liên hệ chặt chẽ với bộ phận kinh doanh và dự án/bảo trì để đảm bảo giá cho các đơn hàng luôn chính xác;
- Phụ trách và tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận liên quan để tính giá thành;
- Đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp về các vấn đề liên quan đến giá thành, tiến độ, hình thức thanh toán,...
Thu mua
- Lập kế hoạch thu mua:
+ Đảm bảo đủ về mặt chất lượng và số lượng theo yêu cầu.
+ Thiết lập một bản kế hoạch thu mua đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng/phòng ban trình cấp trên phê duyệt.
+ Tiếp nhận nhu cầu từ các bộ phận từ đó xác định rõ đối tượng sản phẩm cần cung cấp.
+ Báo cáo kết quả lên bộ phận quản lý và các công việc khác theo sự phân bố của cấp quản lý.
+ Lập kế hoạch chỉ tiêu (thanh toán các lô hàng) định kỳ.
+ Lập kế hoạch mua hàng cho từng dự án, quản lý tiến độ mua hàng.
- Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp:
+ Chọn lọc DS, liên hệ NCC tiềm năng trao đổi và yêu cầu gửi bảng giá.
+ Lưu trữ danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, và cả nhà cung cấp chưa được duyệt (làm dữ liệu dự phòng).
+ So sánh các đơn vị cung cấp và chọn ra NCC tối ưu nhất về giá và dịch vụ.
+ Tìm kiếm, xây dựng danh sách nhà cung cấp tiềm năng đáp ứng các tiêu chuẩn yêu cầu.
+ Đánh giá NCC, thiết lập mối quan hệ tốt với NCC.
- Khảo sát giá mua hàng trên thị trường:
+ Liên tục theo dõi thị trường, nắm bắt bổ sung thông tin những nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chuẩn mua hàng của công ty.
+ Cân nhắc, tính toán và đưa ra đề xuất lựa chọn: tiếp tục mua của nhà cung cấp cũ, hay đàm phán với nhà cung cấp mới.
+ Liên lạc nhà cung cấp công ty đang mua hàng để cập nhật tình hình giá thực tế.
+ Định kỳ phối hợp bộ phận nghiên cứu thị trường của phòng Marketing để khảo sát giá hàng hóa/ nguyên vật liệu.
+ Cập nhật tình hình biến động giá, lập báo cáo gửi cấp trên.
+ So sánh giá nhà cung cấp bán cho công ty và giá trên thị trường theo khảo sát.
- Tiến hành thu mua:
+ Cung cấp thông tin, các yêu cầu cần thiết cho NCC để làm hợp đồng.
+ Tiến hành đàm phán để mang đến phương án tốt nhất cho doanh nghiệp và chốt đơn hàng
+ Theo dõi tình trạng đơn hàng để có thể hỗ trợ nhanh chóng các sự cố trong quá trình giao hàng như số lượng thiếu, tổn đọng hàng bằng cách liên hệ với các NCC/ phòng ban liên quan.
+ Tuân thủ quy trình mua hàng và kiểm soát thiết bị của công ty. Xây dựng thêm, cải tiến nhưng vấn đề chưa tốt.
+ Bám sát và theo dõi tiến độ đơn đặt hàng đảm bảo giao hàng kịp thời.
+ Làm đầu mối liên lạc chính đối với các NCC.
+ Xem xét, kiểm tra các sản phẩm vật tư về chất lượng, số lượng sao cho đảm bảo các thỏa thuận trước đó.
+ Phối hợp với các nhân viên kỹ thuật và các bộ phận liên quan.
+ Kiểm tra tồn kho, lên lại yêu cầu về số lượng, loại hàng, lập đề nghị thanh toán.
+ Kiểm tra các giấy tờ liên quan và phải đảm bảo chính xác đầy đủ.
+ Bảo mật công nghệ, cập nhật báo cáo định kỳ và lưu trữ hồ sơ đầy đủ.
- Bàn giao và lưu trữ:
+ Nhập phiếu nhập kho lên phần mềm.
+ Bàn giao các giấy tờ liên quan cho bộ phận Dự án.
+ Nhập dữ liệu biến động giá vào file cơ sở để theo dõi.
+ Bổ sung các chứng từ giao hàng của Công ty cho Khách hàng.
+ Lập các đề nghị thanh toán theo hoá đơn.
+ Lưu trữ các chứng từ liên quan (hard file) và up lên phần mềm (soft file).
