Guest Services & Satisfaction/ Dịch vụ khách hàng & Sự hài lòng:
• Ensure that guests receive prompt, courteous, and efficient service during check- in, check- out, and throughout their stay.
Đảm bảo rằng khách nhận được dịch vụ nhanh chóng, lịch sự và hiệu quả trong quá trình nhận phòng, trả phòng và trong suốt thời gian lưu trú.
• Address and resolve guest complaints, concerns, or special requests, ensuring a positive guest experience.
Giải quyết các khiếu nại, mối quan tâm hoặc yêu cầu đặc biệt của khách, đảm bảo mang lại trải nghiệm tích cực cho khách.
• Act as the point of contact for high- profile guests, VIPs, or special groups.
Hoạt động như đầu mối liên lạc cho các vị khách cấp cao, khách VIP hoặc các nhóm đặc biệt.
Staff Supervision & Training/ Giám sát và đào tạo nhân viên:
• Oversee front office operations, including check- in/check- out procedures, reservations, concierge, and guest services.
Giám sát các hoạt động của bộ phận lễ tân, bao gồm thủ tục nhận phòng/trả phòng, đặt phòng, dịch vụ hướng dẫn khách và dịch vụ khách hàng.
• Supervise and guide the front desk staff, ensuring adherence to company policies and procedures.
Giám sát và hướng dẫn nhân viên lễ tân, đảm bảo tuân thủ các chính sách và quy trình của công ty.
• Provide training, coaching, and development opportunities to team members.
Cung cấp cơ hội đào tạo, huấn luyện và phát triển cho các thành viên trong nhóm.
• Conduct regular staff briefings to communicate important information regarding occupancy, guest needs, and resort events.
Tiến hành họp giao ban thường xuyên để truyền đạt thông tin quan trọng liên quan đến tình hình sử dụng phòng, nhu cầu của khách và các sự kiện của khu nghỉ dưỡng.
Operational Management/ Quản lý vận hành:
• Ensure that front office systems and equipment are functioning properly and assist in troubleshooting when needed.
Đảm bảo hệ thống và thiết bị ở quầy lễ tân hoạt động bình thường và hỗ trợ khắc phục sự cố khi cần.
• Manage the daily shift operations, including guest check- in/out, reservations, and handling cash/credit transactions.
Quản lý các hoạt động trong ca làm việc hàng ngày, bao gồm thủ tục nhận/trả phòng của khách, đặt phòng và xử lý các giao dịch tiền mặt/tín dụng.
• Coordinate with housekeeping, maintenance, and other departments to address guest requests and ensure timely resolution of issues.
Phối hợp với bộ phận Buồng phòng phòng, bảo trì và các phòng ban khác để giải quyết các yêu cầu của khách và đảm bảo giải quyết các vấn đề kịp thời.
• Monitor and manage occupancy levels, room assignments, and guest preferences to maximize room revenue and guest satisfaction.
Theo dõi và quản lý mức độ sử dụng phòng, phân bổ phòng và sở thích của khách để tối đa hóa doanh thu phòng và sự hài lòng của khách.
Problem Resolution & Escalation/ Giải quyết vấn đề và hỗ trợ khách hàng:
• Handle any emergencies or escalated guest complaints, making timely and sound decisions to resolve the issue.
Xử lý mọi trường hợp khẩn cấp hoặc khiếu nại của khách, đưa ra quyết định kịp thời và sáng suốt để giải quyết vấn đề.
• Communicate with senior management regarding critical situations or guest issues that require further attention.
Trao đổi với ban quản lý cấp cao về các tình huống quan trọng hoặc vấn đề của khách cần được quan tâm thêm.
• Manage guest feedback, including addressing any negative reviews or comments.
Quản lý phản hồi của khách, bao gồm giải quyết mọi đánh giá hoặc bình luận tiêu cực.
Compliance & Quality Assurance/ Tuân thủ và đảm bảo chất lượng:
• Ensure that all resort policies, procedures, and safety regulations are followed by the front office team.
Đảm bảo rằng tất cả các chính sách, quy trình và quy định an toàn của khu nghỉ dưỡng đều được đội ngũ lễ tân tuân thủ.
• Oversee the implementation of cleanliness and safety standards in guest interactions.
Giám sát việc thực hiện các tiêu chuẩn về vệ sinh và an toàn trong quá trình tương tác với khách.
• Maintain a high level of professionalism and hospitality standards across all guest interactions.
Duy trì mức độ chuyên nghiệp và tiêu chuẩn hiếu khách cao trong mọi tương tác với khách hàng.
Administrative Duties/ Nhiệm vụ hành chính:
• Prepare and maintain reports related to front office activities, including occupancy, revenue, guest satisfaction, and daily shift reports.
Chuẩn bị và duy trì các báo cáo liên quan đến hoạt động của bộ phận lễ tân, bao gồm tình hình sử dụng phòng, doanh thu, mức độ hài lòng của khách và báo cáo ca làm việc hàng ngày.
• Ensure proper documentation for guest stays, including guest profiles, billing, and reservations.
Đảm bảo hồ sơ lưu trú của khách đầy đủ, bao gồm hồ sơ khách, thanh toán và đặt phòng.
• Assist in the preparation of departmental schedules, Time attendant record, and inventory management.
Hỗ trợ chuẩn bị lịch trình phòng ban, bảng công và quản lý hàng tồn kho.
Special Projects & Events/ Các dự án và sự kiện đặc biệt:
• Coordinate with the Events and Marketing teams to ensure seamless execution of special events, group bookings, or seasonal promotions.
Phối hợp với nhóm Sự kiện và Tiếp thị để đảm bảo thực hiện suôn sẻ các sự kiện đặc biệt, đặt chỗ theo nhóm hoặc các chương trình khuyến mãi theo mùa.
• Manage guest services for group arrivals or events, ensuring smooth check- in processes and addressing group- specific needs.
Quản lý dịch vụ khách cho các đoàn khách đến hoặc sự kiện, đảm bảo quy trình làm thủ tục nhận phòng diễn ra suôn sẻ và giải quyết các nhu cầu cụ thể của từng nhóm.
