[Nova Wellness] Thư ký tổng hợp (Trợ lý CEO)

Nhiệm vụ 1: Tiếp nhận, xử lý hồ sơ trình ký & lưu trữ chứng từ:
- Phân loại hồ sơ, kiểm soát hình thức văn bản, kiểm tra chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác đúng thủ tục & quy trình theo phân quyền phê duyệt;
- Tiếp nhận & trình ký hồ sơ, hỗ trợ chuyển giao hồ sơ cho các Phòng ban theo đúng phân quyền.
- Thực hiện công tác soạn thảo và lưu trữ hồ sơ tài liệu theo yêu cầu của Ban TGĐ và quản lý;
- Rà soát và kiểm tra hồ sơ trước khi trình ký.
- Chịu trách nhiệm lưu trữ và kiểm soát tài liệu của Ban/Phòng/Đơn vị phụ trách.
Nhiệm vụ 2: Thực hiện và điều phối công tác đối nội & đối ngoại:
- Tổng hợp báo cáo tiến độ công việc các phòng ban để kịp thời phối hợp, giải quyết và báo cáo lên TGĐ/PTGĐ.
- Truyền đạt ý kiến/chỉ đạo/thông điệp/ quyết định của TGĐ/PTGĐ đến các Phòng ban chuyên môn. Theo dõi, đôn đốc, hỗ trợ và cập nhật báo cáo kết quả theo hạn định đề ra;
- Tham gia một số cuộc họp liên quan đến việc vận hành và hoạt động khi có yêu cầu từ TGĐ/PTGĐ;
- Đặt lịch họp nội bộ và thông báo, nhắc lịch các thành viên tham dự;
- Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo đến các Đơn vị;
- Theo dõi công việc, đôn đốc tiến độ triển khai sau họp và báo cáo trong cuộc họp kế tiếp;
- Đón khách và sắp xếp lịch họp với đối tác của TGĐ/PTGĐ;
- Sắp xếp, điều phối lịch họp, đảm bảo tất cả thành viên tham dự nắm rõ mục tiêu, nội dung họp;
Nhiệm vụ 3: Thực hiện công việc hành chính:
- Nhắc lịch làm việc, lập & thông báo lịch làm việc/lịch công tác của Hội đồng Điều hành đến các Phòng ban liên quan;
- Thực hiện các công việc liên quan đến nghĩa vụ & quyền lợi theo chính sách chung của Tập đoàn;
- Chuẩn bị biên bản họp, báo cáo,... theo yêu cầu;
- Điều phối công tác hành chính chung của phòng ban.
Nhiệm vụ 4: Tổng hợp báo cáo, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện các mục tiêu của Ban/Phòng/ Đơn vị:
- Theo dõi, kiểm tra và đôn đốc Phòng Ban triển khai các mục tiêu theo kế hoạch đã được phân công;
- Tổng hợp, kiểm tra các báo cáo công việc của các phòng ban/ Đơn vị;
- Báo cáo Tổng Giám Đốc các vấn đề phát sinh tại Đơn vị/Ban/Phòng;
Nhiệm vụ 5: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên trong phạm vi chuyên môn.

Hiểu cơ cấu tổ chức, đinh hướng và chiến lược của công ty từng thời kỳ;
Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint…).
Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;
Giới tính: Nữ. Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư lý, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành khác có liên quan);
Ưu tiên ứng viên có kiến thức chung về lĩnh vực Thương mại Dịch vụ;
Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;
Chiều cao tối thiểu 1m6. Tác phong gọn gàng, ngoại hình ưa nhìn;
Có từ 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Thư ký, Trợ lý Giám đốc, Chủ tịch HĐQT,... tại các Tập đoàn và Công ty có quy mô lớn;
Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt;
Khả năng làm việc dưới áp lực cao và thích ứng nhanh với hoàn cảnh;
Có kiến thức về công tác Hành chính, Quản lý và lưu trữ hồ sơ (ISO, 5S);
Nghiệp vụ thư ký, văn thư lưu trữ, phân tích tổng hợp báo cáo. Khả năng quản lý hồ sơ tốt;

Laptop, Chế độ bảo hiểm, Du Lịch, Phụ cấp, Chế độ thưởng, Chăm sóc sức khỏe, Đào tạo, Tăng lương, Công tác phí, Nghỉ phép năm

Cập nhật gần nhất lúc: 2025-10-07 10:20:03