Nhiệm vụ 1: Kiểm soát và lập kế hoạch mua hàng dựa trên nhu cầu của các bộ phận và lượng hàng tồn kho.
- Tổng hợp, phân tích nhu cầu mua hàng của các bộ phận/ phòng ban, căn cứ trên lượng hàng tồn kho để lên kế hoạch mua hàng.
- Chịu trách nhiệm trong việc kiểm soát và thực hiện công việc của nhân viên Mua hàng trong phạm vi phụ trách;
Nhiệm vụ 2: Tìm kiếm, đánh giá và đàm phán với nhà cung cấp để đảm bảo lợi thế cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu mua hàng của công ty.
- Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp mục đích đảm bảo lợi thế cạnh tranh cho Công ty, luôn đảm bảo số lượng nhà cung cấp đã đánh giá và sẵn có trong danh mục nhà cung ứng là 3;
- Trình duyệt đề xuất lựa chọn nhà cung cấp (Báo giá, đánh giá các nhà cung cấp).
- Đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng với các nhà cung cấp theo các quy định của Công ty (Giá cả, điều kiện giao hàng…);
Nhiệm vụ 3: Theo dõi và kiểm soát đơn hàng, hợp đồng, chất lượng hàng hóa, công nợ và thanh toán với nhà cung cấp.
- Theo dõi kiểm soát và tổng hợp các hợp đồng mua hàng. Quản lý công nợ, làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp (số tiền, thời hạn và tiến độ thanh toán);
- Theo dõi, kiểm soát các đơn đặt hàng, hợp đồng từ khi ký kết cho đến khi giao hàng cho bộ phận sử dụng, giải quyết các vấn đề phát sinh như chất lượng, thời gian giao hàng…
- Theo dõi phản hồi từ các Phòng/Bộ phận về chất lượng sản phẩm và phản hồi lại nhà cung cấp.
- Nhập hàng vào kho, kiểm soát số lượng, chất lượng hàng nhập kho theo hợp đồng;
Nhiệm vụ 4: Lưu trữ và cập nhật thông tin nhà cung cấp để đảm bảo tính bảo mật và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp khi cần.
- Cập nhật thông tin liên quan đến Nhà cung cấp: năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương thức thanh toán, tiềm năng phát triển … để mọi thời điểm chọn được Nhà cung cấp phù hợp.
- Chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo mật tất cả thông tin liên quan đến hàng hóa, giá cả, nhà cung cấp, nhà sản xuất;
Nhiệm vụ 5: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công và yêu cầu của Cấp trên.
