Nhiệm vụ
Nhiệm vụ phiên dịch/dịch thuật
Dịch thuật từ Tiếng Anh / Trung sang tiếng Việt hoặc tiếng Việt sang tiếng Anh/ Trung cho Giám đốc và Các bộ phận có liên quan đến công việc của công ty ( thứ tự ưu tiên theo tiến độ công việc và cấp quản lý);
Phiên dịch cho Giám đốc hoặc Trưởng/phó các bộ phận được Giám đốc ủy quyền khi đi công tác nước ngoài;
Phiên dịch cho Giám đốc hoặc Trưởng/phó các bộ phận được Giám đốc ủy quyền khi có khách nước ngoài đến làm việc tại công ty;
Nhiệm vụ của Nhân viên phòng kế hoạch ( phụ trách mua hàng)
Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Cân nhắc, tính toán và đưa ra đề xuất lựa chọn nhà cung cấp đạt các yếu tố về giá, kỹ thuật, điều kiện thương mại, tiến độ thực hiện;
Tìm kiếm nhà sản xuất hoặc đơn vị đại lý cho các thiết bị mà công ty đang có nhu cầu cần thông tin để về giá, kỹ thuật, năng lực để mua hàng hoặc chào thầu đến Chủ đầu tư. Các thông tin nhà sản xuất/đại lý phải đầy đủ các yêu cầu : Catalog nhà sản xuất, báo giá đầy đủ điều kiện thương mại, yếu tố kỹ thuật ( bản vẽ, hình ảnh nếu có);
Lưu trữ danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, và cả nhà cung cấp chưa được duyệt (làm dữ liệu dự phòng);
Tiếp nhận ý kiến xem xét, phê duyệt nhà cung cấp của trưởng phòng, Giám đốc;
Trình Trưởng phòng kế hoạch/Giám đốc các thông tin về giá của các nhà sản xuất/đại lý sau khi đã tiếp nhận thông tin;
Tiếp tục làm việc với nhà cung cấp khi có chỉ đạo của Giám đốc/trưởng phòng và nắm bắt bổ sung thông tin những nhà cung cấp đáp ứng đủ tiêu chuẩn mua hàng của công ty;
So sánh giá nhà cung cấp bán cho công ty và giá trên thị trường theo khảo sát hoặc lấy 3 báo giá đối với hàng hóa thông thường; trường hợp thiết bị độc quyền có thể tham khảo các dự án tương tự ( nếu có);
Triển khai mua hàng theo kế hoạch
Kiểm soát quá trình hoàn thành hợp đồng mua hàng.
Quản lý, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, tiến độ giao hàng và phối hợp với các phòng ban khi hàng hóa vận chuyển, làm thủ tục thông quan, giao đến công trình lắp đặt;
Thương thảo hợp đồng với nhà cung ứng hàng hóa theo các nội dung đã được Giám đốc thông qua;
Trình ký hợp đồng và lập các đề xuất tạm ứng, thanh toán theo hợp đồng đã ký;
Lập danh sách tên nhà cung cấp trên cơ sở dữ liệu khách hàng của công ty;
Quản lý hồ sơ theo dõi đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp
Quyền hạn của nhân viên mua hàng
Đề xuất kinh phí hỗ trợ công tác tìm kiếm nhà cung cấp, tìm kiếm nguồn hàng
Trực tiếp đàm phán giá với nhà cung cấp dựa trên tham khảo giá thị trường
Đề xuất, đóng góp ý kiến xây dựng chiến lược, quy trình mua hàng an toàn, hiệu quả
Chủ động xử lý công việc trong phạm vi quyền hạn cho phép
Báo cáo trực tiếp với trưởng phòng kế hoạch hoặc Giám đốc khi cần có thông tin
Trực tiếp liên hệ các phòng ban, kiểm tra độ chuẩn xác của thông tin yêu cầu mua hàng.
