Quản lý kho thiết bị IT
- Quy trình nhập kho:
Thủ kho nhận thông tin về thiết bị cần nhập kho thông qua Đơn vị mua sắm
In phiếu nhập kho trên hệ thống và yêu cầu Đơn vị lưu kho ký nhận hàng hóa
Thủ kho sắp xếp thời gian nhận hàng, kiểm tra chất lượng hàng hóa thực tế và ký Biên bản bàn giao cùng Nhà cung cấp, Đơn vị yêu cầu, Đơn vị mua sắm và Đơn vị lưu kho
- Quy trình xuất kho:
Thủ kho thực hiện thao tác xuất kho trên hệ thống, có đính kèm dữ liệu (nếu cần)
Thủ kho nhận được yêu cầu xuất kho đã được phê duyệt trên SAP và xuất kho đúng yêu cầu của các Đơn vị (kiểm tra file đính kèm (nếu có) và tải dữ liệu về)
Thủ kho xuất dữ liệu thông tin người nhận và tải phiếu xuất kho trên hệ thống để lưu trữ
- Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu. Nếu biến động cần đưa ra cảnh báo tới Đơn vị Quản lý Nhân sự để thay đổi cho phù hợp
- Lập báo cáo tổng hợp, kiểm ke về số lượng, tình trạng kho định kỳ và khi có yêu cầu
- Các nhiệm vụ được giao khác
- Tạo mã vật tư/ hàng hóa và xác định hạn mức tồn kho trên phần mềm SAP
- Quản trị, lưu trữ hệ thống thông tin, hồ sơ liên quan theo quy định
Quản lý tài sản, thiết bị của toàn Công ty: Phạm vi bao gồm toàn bộ Cán bộ nhân viên và Lực lượng bán hàng
- Bàn giao thiết bị Công nghệ thông tin: (gồm cấp phát mới và tái cấp phát)
Cập nhật thông tin nhân sự từ HR thực hiện rà soát tồn kho thiết bị và tình trạng sử dụng
Thực hiện xuất kho hệ thống gắn tới người dùng
Bàn giao thiết bị theo đề xuất từ HR (đối với Hội sở bàn giao trực tiếp, đối với lực lượng bán hàng chuyển phát nhanh theo địa chỉ HR, theo dõi việc bàn giao thiết bị tới tay người dùng)
Phối hợp cùng khối Công nghệ thông tin cài đặt thiết bị
- Điều chuyển tài sản:
Điều chuyển tài sản giữa các chi nhánh:
Thông báo các chi phí liên quan tới điều chuyển tới Đơn vị sử dụng có phê duyệt bởi Người chịu trách nhiệm
Nhận thông tin điều chuyển từ Đơn vị sử dụng về nhu cầu điều chuyển tài sản sau khi có phê duyệt từ Người chịu trách nhiệm
Check tình trạng tài sản trước khi điều chuyển
Xử lý hệ thống đảm bảo không chênh lệch giữa điều chuyển thực tế và hệ thống
Thực hiện điều chuyển tài sản vật lý giữa các chi nhánh và ghi nhận biên bản bàn giao
Tìm kiếm vendor/ thông báo vendor kế hoạch điều chuyển
Điều chuyển tài sản giữa Cán bộ nhân viên và Lực lượng bán hàng:
Xử lý hệ thống đảm bảo không chênh lệch giữa điều chuyển thực tế và hệ thống
Đơn vị quản lý tài sản nhận thông tin và lên kế hoạch điều chuyển tài sản để xác nhận chi phí phát sinh (nếu có)
Đơn vị quản lý tài sản thực hiện điều chuyển tài sản và ghi nhận biên bản bàn giao
Nhận thông tin điều chuyển từ Người chịu trách nhiệm
- Thu hồi tài sản:
Tiếp nhận tài sản từ Cán bộ nhân viên và Lực lượng bán hàng
Nhận thông tin từ nhân sự, đầu mối quản lý Lực lượng bán hàng về việc thay đổi chức danh, thông tin nghỉ việc…
Rà soát tình trạng tài sản sau khi tiếp nhận
Tài sản thiếu 1 phần hoặc mất xử lý theo quy trình thất thoát tài sản
Tài sản hỏng hóc thực hiện theo quy trình sửa chữa tài sản
Tài sản đầy đủ thông tin phối hợp cùng khối Công nghệ Thông tin làm sạch thông tin tài sản trước khi lưu kho
Thực hiện lưu kho tài sản và xử lý hệ thống
Ghi nhận biên bản tiếp nhận tài sản và phương án xử lý (đối với tài sản lỗi)
- Cho/biếu/tặng:
Thực hiện kế hoạch cho biếu tặng tài sản và thông báo các phát sinh chi phí (nếu có)
Đơn vị Yêu cầu gửi thông tin tài sản cần cho, biếu, tặng. Đơn vị Quản lý tài sản check tình trạng tài sản sau khi có tờ trình phê duyệt từ Người chịu Trách nhiệm
Đơn vị Quản lý tài sản thực hiện cho, biếu, tặng tài sản và phối hợp cùng khối Tài chính- Đầu tư xóa/khóa mã tài sản trên hệ thống
- Mượn tài sản:
Check tình trạng tài sản cần mượn
Tiếp nhận thông tin mượn tài sản từ Đơn vị sử dụng sau khi có phê duyệt từ Người chịu Trách nhiệm
Thực hiện bàn giao tài sản ghi nhận biên bản và xử lý hệ thống
Nhắc nhở Đơn vị sử dụng trả tài sản đúng hạn trên hệ thống
- Định giá đền bù tài sản:
Định giá đền bù tài sản sau khi so sánh giá trị còn lại của Tài sản và giá trị theo thị trường
Đơn vị sử dụng, Cán bộ nhân viên thực hiện đền bù
Phối hợp với Khối Tài chính- Đầu tư cung cấp giá trị còn lại của tài sản
Phối hợp cùng khối Tài chính- Đầu tư khóa/ xóa mã tài sản trên hệ thống
Tiếp nhận thông tin tài sản thất thoát
Cung cấp báo giá tài sản dựa trên giá thị trường sau khi tham khảo vendor ưu tiên
Gửi giá trị đền bù tới Cán bộ Nhân viên, Đơn vị sử dụng
Phối hợp với Khối Tài chính- Đầu tư xác nhận về việc thu nhận tiền đền bù
- Thanh lý tài sản:
+ Lập tờ trình chủ trương xin phê duyệt thanh lý
+ Thu tiền và bàn giao tài sản ghi nhận biên bản
+ Thông báo xóa/khóa mã tài sản trên hệ thống
+ Mở bán thanh lý dựa trên 3 báo giá cạnh tranh
+ Lập danh mục tài sản cần thanh lý tới Người chịu trách nhiệm phê duyệt
+ Tìm kiếm/thuê vendor định giá đối với dạnh mục tài sản cần thanh lý nguyên giá từ 500 triệu trở lên
+ Báo cáo tổng hợp sau khi thanh lý tài sản tới Người chịu trách nhiệm
+ Thành lập Hội đồng thạnh lý tài sản với các đơn vị liên quan
- Hủy tài sản:
+ Lập tờ trình phê duyệt về việc hủy tài sản
+ Thực hiện hủy tài sản
+ Tổng hợp danh mục tài sản cần hủy
+ Xử lý hệ thống sau khi hủy và báo cáo Người chịu trách nhiệm
- Kiểm kê tài sản:
+ Lập kế hoạch kiểm kê tài sản
+ Phối hợp với các Admin tại các chi nhánh thực hiên kiểm kê toàn quốc
+ Báo cáo kiểm kê tới Người chịu trách nhiệm
+ Định kỳ kiểm kê 1 năm 2 lần
+ Đối chiếu xử lý chênh lệch (nếu có)
- Sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp tài sản:
+ Phân loại sửa chữa tài sản
+ Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa tài sản
+ Phối hợp bới khối Công nghệ thông tin sửa chữa nội bộ
+ Giám sát sửa chữa đối với trường hợp sửa chữa bên Vendor:
++ Trường hợp có khả năng sửa chữa thực hiện sửa chữa và bàn giao tài sản
++ Trường hợp không có khả năng sửa chữa định giá tài sản lỗi và xử lý theo quy định thất thoát
+ Cập nhật hệ thống sau sửa chữa
- Cập nhật thông tin tài sản: Thực hiện hàng tuần về việc đồng bộ tài sản giữa hệ thống SAP và hệ thống quản lý tài sản riêng biệt
- Xây dựng quy chế, quy tình liên quan
- Thực hiện các công việc khác được giao từ Ban Lãnh Đạo
