Trách nhiệm và nhiệm vụ công việc chính của Nhân viên bao gồm, nhưng không giới hạn đối với các nghĩa vụ đã nêu như sau:
Check mail và trả lời mail khách hàng, hỗ trợ khách hàng giải đáp thắc mắc, cập nhật thông tin và thực hiện giải quyết các vấn đề về giá liên quan đến lô hàng
Update bảng giá trên hệ thống
Linh động đưa ra các ý kiến để phát triển quy trình và chất lượng của nhóm
Quản lý nhóm 1+ bao gồm đào tạo, huấn luyện và khuyến khích thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả
Thường xuyên cập nhật các thông tin liên quan đến giá lô hàng cho CS, SALE, OPERATION, INVOICING; báo cho OPERATION gấp trong trường hợp correct giá
Phối hợp với CS và Booking để đảm bảo về space
Làm hợp đồng, tính toán đầy đủ các chi phí
Nhận yêu cầu booking từ CS/ Sale thông qua email/ Skype/ file giấy và báo giá
Báo cáo cho quản lý hoặc cấp trên khi có yêu cầu
Xem xét/ lưu giữ các Quy định/ Quy trình chuẩn và hướng dẫn rõ cho nhóm. Đảm bảo các Quy định/ Quy trình chuẩn được tuân thủ nghiêm ngặt
Duy trì và xây dựng mối quan hệ với các hãng tàu và hình ảnh chuyên nghiệp với khách hàng, hợp tác & hỗ trợ các phòng ban khác
Kiểm soát chất lượng công việc của nhóm, đảm báo không có tiền phạt/ tổn thất cũng như những sự phàn nàn nào phát sinh
Gửi thông tin chính xác cho bộ phận Operation để làm chứng từ đúng và kịp thời cho lô hàng, tránh chậm trễ hoặc sai thông tin dẫn đến phát sinh chi phí
Thực hiện các công việc nhiệm vụ phát sinh khác được chỉ định bởi quản lý trực tiếp và Ban Giám đốc
Thương lượng rate/space với các hãng tàu và phù hợp với nhu cầu của khách hàng
Thường xuyên chủ động cập nhật thông tin về giá và chỗ từ các hãng tàu và làm report báo cáo cho quản lý trực tiếp để control, update tàu/ space/price
Tạo mối quan hệ tốt với các hãng tàu, linh động xử lý khi có vấn đề phát sinh như sửa bill,…
Phối hợp chặt chẽ với các thành viên bộ phận Pricing để nắm bắt tình hình thị trường, phản ứng nhanh với sự thay đổi của thị trường và đưa ra giải pháp khi có yêu cầu
Hỗ trợ bộ phận dịch vụ khách hàng trong việc giải quyết thắc mắc của khách hàng và các trường hợp phát sinh
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
The Employee’s main job responsibilities and duties include, but are not limited to duties as set forth as below:
Complete the assigned job when required by direct management and the Board of Directors
Creating a good relationship with shipping lines, flexibly handling when problems arise such as fixing bills...
Update the price list on the system
Control team performance to make sure no penalty/ loss/ complaint on any shipment
Check mail and reply to customer emails, support customers to answer questions, update information and solve price problems related to shipments
Regularly proactively update information about prices and seats from shipping lines and make reports for direct managers to control and update ships/space/price
Maintain and build relationships with shipping lines and professional image with customers, cooperate & support other departments
Work closely with pricing team for market situation, fast reaction for market change and provide solution when requires
Send accurate information to Operation department to make correct and timely documents for the shipment, avoiding delay or incorrect information leading to additional costs
Regularly update information related to shipment prices for CS, SALE, OPERATION, INVOICING; notify OPERATION urgently in case of correct price
Pro- actively provide ideas/ solution to develop the process/ performance of the team
Coordinate with CS and Booking to ensure space
Make a contract, fully calculate the costs
Negotiate rate/space with shipping lines and match with customer needs
Report to manager or upper level when required
Support customer service in customer query resolution and exception handling
Manage the team of 1+ including training, coaching, and encourage team member for work efficiently
Review/ keep update on all Policies/ SOPs and instruct clearly to the team.Make sure Policies/ SOPs will be followed under strict discipline
Receive booking request from CS/ Sale via email/ Skype/ paper file and make quotation
