Hỗ trợ phòng thu mua thông qua các công việc hành chính chung như giải quyết yêu cầu thanh toán, báo cáo, hợp đồng,... Quản lí và lưu trữ hồ sơ giấy tờ, đặt mua, cập nhật hồ sơ, và các vấn đề liên quan đến đơn đặt hàng.
Mục đích Công việc / Job Purpose
The job holder will provide support to the purchasing team by carrying out general administrative duties such as payment request, reports, executed contract, etc. This role involves organizing and storing documents, making purchase orders, updating records, and responding to order issues.
Trách nhiệm/Accountabilities
Điều hàng thu mua / Purchasig execution
• Theo dõi đơn hàng: nhận hàng, liên hệ với nhà cung cấp, logistics và các bên liên quan để tiến hành nhận hàng về nhà máy sản xuất
• Xây dựng mối quan hệ hiệu quả với các bên liên quan (Quản lý chất lượng, Sản xuất, Hậu cần, Kế toán)
Build up the effective partnerships with stakeholders e.g. QA Production, Logistics, Accounting
• Xử lí giấy tờ pháp lí với nhà cung cấp về vấn đề năng suất, chất lượng, vận chuyển, thanh toán,… làm Hợp đồng và Thỏa thuận định giá và công suất kí kết với nhà cung cấp. Rà soát và cập nhập định ký theo thị trường
Handle legal document with suppliers in terms of capacity, quality, delivery, payment … and get the Contract and Price & Capacity Agreement signed with suppliers. Review and update periodically according to market analysis.
• Nghiêm túc tuân thủ các quy định của bộ quy tắc ứng xử (phòng chống tham nhũng)
Strictly follow the Code of conduct (Anti-corruption) of the purchasing activities
• Cập nhật hệ thống nguyên vật liệu mới nhập và giá cả nguyên vật liệu địa phương
Update the Company system in terms of new raw materials and prices (local raw materials).
• Thỏa thuận bàn bạc về hàng hóa/dịch vụ bị lỗi với người dùng, nhà cung cấp và các bên khác để xác định nguyên nhân vấn đề, khắc phục sửa chữa và các biện pháp phòng tránh
Discuss defective or unacceptable new goods or services with related users, vendors and others to determine cause of problem and take corrective and preventative action
Đơn đặt hàng / Purchase orders
• Thiết lập đơn đặt hàng lên hệ thống
Create purchasing orders on system
• Theo dõi nhà cung cấp xác nhận hay thay đổi đơn đặt hàng
Follow up with suppliers to confirm or change orders
• Liên hệ hậu cần/vận tải/ kho vận đảm bảo mọi hàng được giao trong điều kiện tốt
Liaise with logistics/transportation/warehouse to ensure all products arrive in good condition
• Xây dựng mối quan hệ tốt với các bên liên hệ để sửa chữa các vấn đề phát sinh càng nhanh càng tốt
Build strong relationships with key contacts to fix problems as quickly as possible
Khác /Others
• Hỗ trợ hành chính cho các nhân viên cùng phòng theo yêu cầu
Other administrative supports for team members as required
