Thực hiện quy trình thu mua hàng hóa :
… • • •
• Liên lạc với nhà cung cấp (NCC) để đặt các loại hàng hóa như rau, hải sản, thịt,...;
• Gửi thông tin nhập hàng đến các bộ phận liên quan để thực hiện tiến trình tiếp nhận hàng theo quy định . • • •
• Định kỳ hàng tháng phối hợp với các bộ phận sử dụng hàng hóa đánh giá các nhà cung cấp ;báo cáo cho cấp trên nếu xảy ra vấn đề phát sinh hay những thay đổi khác
• Nhận các chứng từ giao hàng từ nhân viên giao hàng và chuyển cho bộ phận Nhận Hàng ( kho ) or Kế Toán tài sản . • • •
• Nhận đề xuất yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan trong khách sạn ( bếp , nhà hàng ... ) ; phân tích, xác định rõ yêu cầu và nhu cầu thu mua, gồm: chủng loại, số lượng, màu sắc, kích thước và các thông số chi tiết khác để lập kế hoạch thu mua ( tìm Nhà cung cấp , tạo code .. ) và lên đơn hàng . • • •
• Theo dõi quá trình giao nhận hàng của nhà cung cấp cho các bộ phận có liên quan trong nhà hàng; kiểm tra chất lượng, số lượng, chỉ tiêu hàng so với yêu cầu . • • •
• Làm đề nghị tạm ứng mua hàng .. Với các sản phẩm có yêu cầu đặc biệt , cần phát sinh gấp … • • •
• Thông báo cho Trưởng Bộ phận Mua Hàng ngay lập tức nếu có sự thiếu hụt về số lượng, chất lượng hàng hóa được giao , chậm trễ , hoặc NCC ko giao hàng .. • • •
Trực tiếp thu mua những mặt hàng phát sinh :
• Nhân viên mua hàng sẽ là người trực tiếp đi mua các mặt hàng ngoài khi không tìm được NCC phù hợp hoặc NCC không giao hàng để đảm bảo vận hành cho các bộ phận trong khách sạn .
Khảo sát các NCC về giá hàng hóa và chất lượng :
• Thường xuyên theo dõi NCC để đánh giá, cập nhật NCC đạt chuẩn theo yêu cầu .
• Thực hiện đánh giá các nhà cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu mới cho khách sạn theo tiêu chuẩn: giá tốt- chất lượng hàng hóa đảm bảo- thời gian giao hàngnhanh
• Chủ động liên lạc với nhà cung cấp liên quan để cập nhật đúng và đủ tình hình biến động giá của hàng hóa so với giá thị trường.
Các công việc khác :
• Gửi mail đối chiếu công nợ với các NCC vào ngày đầu tháng hàng tháng , giải quyết và bổ sung giấy tờ còn thiếu , kiểm tra lại những sai sót trong hồ sơ đối chiếu công nợ .
• Hoàn thành các hồ sơ liên quan đến thủ tục công nợ cho các NCC để gửi lên kế toán khách sạn
• Kiểm soát các biên lai hàng hóa sau khi bộ phận Nhận Hàng và Kế Toán- Nhập Kho lưu Bảng Kê Đối Chiếu Công Nợ với các NCC .
• Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của cấp trên.-
