Purchasing Officer- Equipment for Audio Visual system
PURCHASE OVERSEA ORDER:
Purchasing:
Update ETA/ delivery time of the shipment to BOD.
Monitor debt of oversea payment.
Work with suppliers and get all document needed for the shipment like Contract, Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Origin and Certificate of Quantity & Quality for import procedures.
Based on the BOQ, check q’ty of available items in stock and in charge of issuing of Purchase orders (PO).
Send the PO to overseas suppliers, keep track of quantity of stock availability/ ETA/ delivery time/ lead time.
Logistics:
Calculate freight, duty and tariff payments for the shipments.
Based on the packing list the manufacturer has provided, check the freight and choose an appropriate shipping method for the cargo and notify the manufacturer shipping instruction.
Manage import shipments by air freight/sea freight and monitor in all aspects of importation for products purchase from oversea suppliers.
Problem solving for importation related issues like flight/ vessel delay, clearance procedure…
Review all shipping documents and work closely with a freight forwarder, shipping agent for import clearance until shipment deliver to our office.
PURCHASE LOCAL ORDER:
Check prices with locally suppliers, compare prices and negotiate with them regarding pricing, payment term, quality requirements, delivery time, delivery cost and required document.
Monitor debt of local payment.
Check purchase contracts and solve related problems.
Update payment plan every week.
FOLLOW PROJECT DELIVERY:
Prepare goods and count the q’ty of goods, packing instruction for delivery.
Follow q’ty delivered, remaining items for each project.
Prepare delivery note with serial number and collect signed delivery note and give it to accounting dept.
Resolve related issues with engineers borrowing items, replacing items, and returning items from the project.
Arrange local shipping to client’s site including checking shipping price, shipping method.
CHECK INVERNTORY AND MANAGE WAREHOUSE
Keep track of incoming and outgoing stock quantities.
Arrange warehouse.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
MUA HÀNG NƯỚC NGOÀI:
Mua hàng:
Gửi PO đến các nhà cung cấp (NCC) ở nước ngoài, kiểm tra với NCC số lượng hàng có sẵn / thời gian sản xuất hàng / thời gian giao hàng.
Theo dõi công nợ các NCC nước ngoài.
Cập nhật ETA / thời gian giao hàng của lô hàng cho Giám đốc.
Làm việc với các nhà cung cấp và thu thập tất cả các chứng từ cần thiết cho lô hàng như Hợp đồng, Hóa đơn, Danh sách đóng gói, Vận đơn, Giấy chứng nhận xuất xứ và Giấy chứng nhận chất lượng để làm thủ tục nhập khẩu.
Dựa trên BOQ, kiểm tra số lượng mặt hàng có sẵn trong kho và làm Đơn đặt hàng (PO).
Logistics:
Theo dõi các lô hàng nhập khẩu bằng đường hàng không / đường biển và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhập khẩu như chậm chuyến bay / tàu, thủ tục thông quan…
Kiểm tra tất cả các chứng từ của lô hàng và làm việc chặt chẽ với forwarder để làm tờ khai Hải quan và thông quan hàng hóa nhập khẩu cho đến khi lô hàng được giao về kho.
Dựa trên Packing list mà nhà sản xuất đã cung cấp, kiểm tra phí vận chuyển và chọn phương thức vận chuyển phù hợp sau đó thông báo phương thức vận chuyển để NCC chuẩn bị đóng gói.
Tính toán cước phí, thuế nhập khẩu cho các lô hàng.
MUA HÀNG TRONG NƯỚC:
Kiểm tra hợp đồng mua bán và giải quyết các vấn đề liên quan.
Kiểm tra giá cả với các nhà cung cấp trong nước, so sánh giá và thương lượng với họ về giá cả, thời hạn thanh toán, yêu cầu chất lượng, thời gian giao hàng, chi phí giao hàng và chứng từ cần thiết.
Theo dõi công nợ mua hàng trong nước.
Cập nhật hàng tuần lịch thanh toán của các NCC trong và ngoài nước.
THEO DÕI GIAO HÀNG CHO DỰ ÁN:
Theo dõi số lượng hàng hoá đã giao, số lượng còn lại của từng dự án.
Kiểm tra giá vận chuyển, phương thức vận chuyển phù hợp để giao hàng cho các dự án trong nước.
Lập phiếu xuất kho để giao hàng.
Chuẩn bị hàng hóa và kiểm đếm số lượng hàng hóa, hướng dẫn đóng gói để giao hàng.
THEO DÕI SỐ LƯỢNG TỒN KHO
Sắp xếp kho hàng.
Theo dõi số lượng nhập và xuất kho.
