Quản lý vận hành tài sản:
• Phản hồi các yêu cầu/khiếu nại của các Bộ phận qua email/trao đổi trực tiếp
• Đảm bảo tuân thủ quy định/quy trình
• Tăng cường đội vệ sinh để phục vụ tốt các khu vực chung, phòng Giám đốc, WC, cầu thang bộ, thang máy, kính hành lang, tường, pantry, quầy lễ tân
• Quản lý việc theo dõi thanh toán liên quan đến tòa nhà (cho thuê, tiêu thụ điện, nước sinh hoạt, vệ sinh, an ninh, phí đỗ xe, internet, điện thoại, cây xanh) và thường xuyên rà soát để tránh gian lận/rò rỉ
• Soạn thảo quy trình/biểu mẫu/yêu cầu tiêu chuẩn: nhân viên, tài sản, quản lý PCCC, văn phòng phẩm, tem, thư, đặt vé máy bay/khách sạn…
• Theo dõi dữ liệu đăng ký gửi xe để đối chiếu thanh toán (ô tô/xe máy/xe đạp), v.v…
• Quản lý hồ sơ thuê của các trung tâm & văn phòng HQ bao gồm tìm địa điểm để thiết lập trung tâm mới.
• Bảo dưỡng thiết bị PCCC, phun thuốc diệt côn trùng hàng tháng
• Quản lý đặt nước/phân bổ chi phí/thanh toán cho các Bộ phận trong trụ sở, bao gồm các yêu cầu sửa chữa không theo hệ thống, bảo trì hàng quý (kho phụ, trung tâm tính)
• Quản lý các quy trình
• Quản lý & thực hiện quy trình Vận hành hậu cần bằng cách hợp tác với các Bộ phận khác trong các sự kiện (PR, Marketing, HR…): tiệc cuối năm, roadshow, bán khóa học hè, v.v …
• Quản lý đánh giá và thay thế Nhà cung cấp
• Quản lý việc ký kết hợp đồng với dịch vụ tạp vụ, dịch vụ bảo vệ tòa nhà, nước sinh hoạt với Chủ nhà/Ban quản lý tòa nhà
Quản lý bảo vệ & tạp vụ:
• Xây dựng & triển khai kế hoạch Thực tập PCCC quý
• Giám sát nhà thầu trong quá trình bảo trì, sửa chữa
• Gián tiếp giám sát nhân viên bảo vệ về thái độ phục vụ và hoàn thành nhiệm vụ
• Kiểm soát & kiểm tra thường xuyên & kiểm tra ngẫu nhiên CCTV, phát hiện cháy/trộm, hệ thống bộ đàm
• Hoàn thiện phương án thoát hiểm PCCC với bên bảo vệ và Sở PCCC TP.HCM
• Quản lý khách/thiết bị/nhà thầu/tạp vụ ra/vào
• Đảm bảo an ninh cao khi thi công nơi ra vào, đông người
• Hướng dẫn bảo vệ & tạp vụ đảm bảo yêu cầu công việc của công ty
• Thành lập & kiểm tra đội PCCC tại chỗ
Quản lý mua hàng:
• Phối hợp chặt chẽ với Quản lý hoạt động học thuật để Quản lý việc mua tài liệu giảng dạy trong các lớp học thuộc hoạt động đánh giá & kiểm toán hàng quý
• Theo yêu cầu (trang trí / phục vụ/ vận chuyển): tuân theo 3 quy trình so sánh nhà cung cấp, đề xuất, hợp đồng, hóa đơn và hoàn tất thủ tục thanh toán.
Bảo trì & quản lý dịch vụ CNTT:
• Thiết lập và duy trì địa điểm thuê trong tình trạng tốt (cơ sở vật chất, thiết bị, bình chữa cháy/vòi, báo động tự động, lối thoát hiểm, máy in, bảng chỉ dẫn, máy tính, kính/tường/trần xung quanh)
• Tiếp tục kiểm tra, phát hiện và giải quyết lỗi, về báo cháy/trộm
• Tìm địa điểm mới và thành lập trung tâm mới theo tiêu chuẩn của ICR
• Giải quyết các yêu cầu sửa chữa (hỏng cửa, đèn, hệ thống điện, internet, điện thoại, vòi nước…)
Thao tác quản trị
• Đại diện cho Quản lý cấp cao gặp gỡ khách hàng để xử lý các thắc mắc/vấn đề có thể liên quan đến dịch vụ khách hàng
• Phối hợp chặt chẽ với SOM khu vực để xử lý các khiếu nại của khách hàng lên cấp quản lý cấp cao hơn liên quan đến vệ sinh, an ninh, an toàn, tài sản, đồng phục, nội quy hoạt động của trung tâm, v.v …
Các công việc khác được giao theo yêu cầu của Ban giám đốc
