Phối hợp quản lý Bộ phận Tiền sảnh:
- Đảm bảo tất cả thư từ, bưu phẩm, tin nhắn được chuyển đến khách nhanh chóng và chính xác.
- Kiểm tra trực tiếp việc chuẩn bị, setup phòng cho khách VIP; chào đón khách VIP và khách đoàn theo nghi thức phù hợp.
- Giám sát hoạt động bộ phận tiền sảnh của khách sạn, đảm bảo các vị trí làm việc đúng quy trình, hiệu quả.
- Kiểm tra danh sách phòng khách VIP và đoàn đến trong ngày, điều phối công tác chuẩn bị đón khách VIP, khách đoàn.
Giám sát hoạt động hằng ngày:
- Giám sát các hoạt động của tất cả các bộ phận trong ca làm việc, bao gồm Lễ tân, Buồng, Chăm sóc khách hàng, An ninh.
- Đảm bảo các tiêu chuẩn dịch vụ và quy trình vận hành được thực hiện đúng cách và đạt chất lượng cao.
Giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách:
- Báo cáo lên cấp trên những sự việc vượt quá quyền hạn hoặc khả năng giải quyết và lưu trữ thông tin về yêu cầu, khiếu nại trong ca làm việc.
- Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng, phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết nhanh chóng và hiệu quả.
Kiểm tra hoạt động các khu vực trong khách sạn:
- Đảm bảo các khu vực đóng/mở đúng thời gian quy định và đáp ứng các tiêu chuẩn dịch vụ.
- Trong ca làm việc, kiểm tra các khu vực như phòng họp, nhà hàng, quầy bar, bể bơi, phòng IT, hành lang… để kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.
Quản lý khẩn cấp và an toàn:
- Đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn được tuân thủ và các thiết bị an toàn luôn trong tình trạng sẵn sàng.
- Phản ứng nhanh chóng trong các tình huống khẩn cấp như cháy nổ, sơ tán và y tế, đảm bảo sự an toàn của khách và nhân viên.
Hướng dẫn, đào tạo nhân viên:
- Đảm bảo nhân viên hiểu rõ quy trình làm việc và đạt tiêu chuẩn dịch vụ của khách sạn.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên mới, tham gia vào các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên của khách sạn.
Quản lý đồ thất lạc:
- Đảm bảo đồ thất lạc được ghi nhận và lưu trữ theo quy trình của khách sạn.
- Liên hệ với khách hàng về đồ thất lạc và hỗ trợ họ nhận lại đồ nhanh chóng.
Các nhiệm vụ khác:
- Định kỳ phối hợp với các bộ phận để kiểm tra toàn bộ khách sạn, đặc biệt là các hệ thống điện và thiết bị.
- Thực hiện các báo cáo công việc theo quy định và tham gia đầy đủ các cuộc họp liên quan.
- Khuyến khích khách hàng đưa ra nhận xét về dịch vụ, theo dõi các phản hồi đặc biệt và có điều chỉnh nếu cần.
- Họp bàn giao trước và sau mỗi ca làm việc với quản lý ca trực khác về các vấn đề phát sinh.
- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.
