NHIỆM VỤ CHUNG
•Tiếp nhận, giải quyết, theo dõi việc giải quyết những phàn nàn và yêu cầu của khách, giám sát hoạt động phục vụ khách.
•Chào đón, phục vụ, đưa tiễn khách.
•Thường xuyên kiểm tra các phòng trống và khu vực công cộng.
TRÁCH NHIỆM VÀ Ý NGHĨA
•Dự đoán nhu cầu của du khách và xem xét thực hiện
•Thường xuyên có mặt trong tiền sảnh khách sạn và khu vực lễ tân
•hát triển các mối quan hệ chất lượng cao với khách hàng, kể từ thời điểm họ đến và trong suốt kỳ nghỉ của họ, để khuyến khích khách quay lại.
•Xử lý bất kỳ khiếu nại của khách chưa được giải quyết trực tiếp bởi các thành viên của nhóm
TRÁCH NHIỆM HÀNH CHÍNH
•Đảm bảo rằng cơ sở và trang thiết bị của khách sạn luôn hoạt động tốt và trong tình trạng tốt
•Áp dụng và đảm bảo ứng dụng các quy định an ninh của khách sạn ( trong trường hợp hỏa hoạn vv
•Đảm bảo các định mức, tiêu chuẩn và các chỉ số được thực hiện đúng và thực hiện kiểm tra thường xuyên . Đề xuất sự cải thiện nếu cần thiết
•Cập nhật bảng điều khiển ( doanh thu, tỷ lệ lấp đầy , giá phòng trung bình , dự báo hoạt động , quy hoạch số lượng nhân viên , vv)
•Đảm bảo thuân thủ nghiêm ngặt các quy trinh thủ tục hóa đơn và tiền mặt
•Lập ra ngân sách hàng năm cho bộ phận, phân tích kết quả và thực hiện bất kỳ hành động khắc phục cần thiết
TRÁCH NHIỆM KỸ THUẬT
•Phải phối hợp chặt chẽ với nhân viên Thu ngân về việc thanh toán của khách.
•Phối hợp và theo dõi cùng Trưởng bộ phận Phòng cũng như Trưởng bộ phận Kỹ thuật về việc thực hiện những yêu cầu của khách liên quan đến bảo trì hay sửa chữa trong phòng khách.
•Kiểm tra và bảo đảm những hình ảnh quảng cáo, những thông tin về tiệc tùng, hội nghị của khách sạn phải được giữ gìn đúng mực và thang máy lúc nào cũng sạch và ở tình trạng hoạt động tốt.
•Kiểm tra với Trưởng, Phó bộ phận Phòng về những mặt hàng cung cấp cho khách: vật dụng đặt phòng, hoa, tạp chí phải được sẵn sàng trước khi khách check- in.
•Tiếp nhận, theo dõi những phàn nàn của khách hàng và ghi lại những lời nhận xét, khen ngợi trong sổ Trực ban để Ban Tổng quản lý xem.
•Kiểm tra với bộ phận Bảo vệ để bảo đảm việc xử lý đúng mức và đích thân giải quyết những rắc rối của khách về an ninh cũng như việc mất mát hoặc thất lạc tài sản của khách.
•Giám sát, phối hợp, lên kế hoạch hàng ngày của việc phục vụ khách và những hoạt động của Tiếp tân.
•Bảo đảm rằng tất cả những khu vực nằm trong sự kiểm soát của trực ban, nhân viên đều được bố trí thích hợp, đích thân kiểm tra lịch làm việc của nhân viên, đảm bảo giải quyết công việc một cách hiệu quả.
•Kiểm tra các phòng đã chuẩn bị cho các khách VIP hoặc khách thường xuyên sẽ check- in trong ngày.
•Tiếp xúc, chào đón và tiễn đưa tất cả các khách VIP, khách thường xuyên và các khách lẻ khác.
•Thường xuyên kiểm tra các tầng, phòng khách và khu vực công cộng.
•Báo cho các cấp lãnh đạo có trách nhiệm trong việc đón khách VIP khi khách check- in.
•Kiểm tra với Trưởng ca Tổng đài điện thoại để bảo đảm thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận trong việc phục vụ khách lưu trú tại khách sạn.
•Xem lại và tiếp tục giải quyết những vấn đề trong sổ của Trực ban.
•Kiểm soát khu vực Sảnh và các lối vào khách sạn từ Tiền sảnh.
•Kiểm tra với Trưởng ca Tiếp tân về tình trạng phòng trong ngày.
•Yêu cầu Nhân viên Dịch vụ Khách hàng giới thiệu những trang thiết bị của quầy Business Center cho từng khách thương nhân.
•Hướng dẫn, tháp tùng khách VIP và những khách thường xuyên lên phòng khi check- in. Nhanh chóng giải quyết hiệu quả những yêu cầu của khách, theo dõi việc check- in / check- out của khách.
•Chịu trách nhiệm kiểm tra lịch làm việc của nhân viên bộ phận Tiếp tân, hỗ trợ Trưởng bộ phận Tiếp tân trong việc huấn luyện đào tạo nghiệp vụ và xây dựng quy trình làm việc của nhân viên Tiếp tân.
TRÁCH NHIỆM THƯƠNG MẠI
•Đảm bảo thương hiệu và / hoặc chương trình lòng trung thành của Tập đoàn để quảng cáo cho khách
•Duy trì danh tiếng tốt cho Khách sạn và hỗ trợ để tăng lợi nhuận chung của khách sạn.
•Đưa ra những chiến lược giá cả và phòng kết hợp với trưởng hoặc phó bộ phận.
•Đào tạo đội ngũ sử dụng kỹ năng bán hàng phù hợp và giám sát thực hiện.
TRÁCH NHIỆM NHÂN SỰ
•Phát triển kỹ năng của nhân viên và hướng dẫn họ trong việc phát triển nghề nghiệp của mình
•Nghiên cứu chuẩn bị kế hoạch đào tạo của bộ phận và theo dõi thực hiện
QUAN HỆ
Báo cáo trực tiếp đến Trưởng hoặc bộ phận Lễ tân
TRÁCH NHIỆM THAY THẾ VÀ TẠM THỜI
Có trách nhiệm và sẵn sàng thực hiện các yêu cầu khác theo chỉ định hoặc theo yêu cầu từ ban quản lý.
