• To understand thoroughly Fusion objectives in managing Accounts Receivable Function so as to:
Hiểu rõ mục tiêu của Fusion trong công tác Kế toán Doanh thu:
• Provide an effective system to track Accounts Receivables for the activities of the Credit Manager.
Đưa ra một hệ thống hiệu quả để theo dõi các hoạt động Kế toán Doanh thu cho Quản lý Tín dụng.
• Provide a summary of the ageing report required by various people in the Accounting and Control Division to prepare monthly reports.
Đưa ra bản tóm tắt về báo cáo hao phí theo yêu cầu của Phòng Kế toán và Kiểm soát để chuẩn bị báo cáo hàng tháng.
• Provide Sales & Marketing staff and Heads of Departments with information necessary for them to manage their customers.
Cung cấp cho nhân viên Sales & Marketing và Trưởng các Phòng ban thông tin cần thiết để họ quản lý khách hàng của họ.
• To ensure that all transfers to City Ledger through Income Audit, Accounts Payable and General Ledger, do agree with the control account.
Đảm bảo tất cả các giao dịch chuyển tới Sổ Công nợ của khách thông qua Kế toán Thu chi, Kế toán Thanh toán và Sổ Cái, phải đồng ý với tài khoản kiểm soát.
• To ensure the accuracy of all charges and credits posted to the individual accounts.
Đảm bảo tính chính xác của tất cả các khoản phí và tín dụng được đăng lên tài khoản cá nhân.
• To ensure that the posting of invoices and settlements are up- to- date and that payments are correctly aged.
Đảm bảo việc đăng các hóa đơn thanh toán được cập nhật và thanh toán chính xác.
• To ensure the room rate charged to travel agents are in accordance with the contract (if applicable).
Đảm bảo giá phòng được tính cho các đại lý du lịch phù hợp với hợp đồng (nếu có).
• To ensure the group billings are complete as per contract.
Đảm bảo các nhóm hóa đơn được hoàn thành theo hợp đồng.
• To prepare with proper supporting documents and forward to the Director of Finance/Assistant Director of Finance for review and signature all City Ledger Adjustments that need to be made before they are posted by the Front Office Clerk- Cashier.
Chuẩn bị tài liệu Điều chỉnh Sổ Công nợ phù hợp và chuyển đến Giám đốc Tài chính/Trợ lý Giám đốc Tài chính để xem xét và ký trước khi chúng được Thư ký phòng Tiền sảnh đăng.
• To ensure that returned checks are recorded in the City Ledger, that unapplied credit balances are reconciled and that minimal variances in payments are cleared at the time of receipt.
Để đảm bảo rằng séc trả lại được ghi vào Sổ Công nợ , số dư tín dụng chưa được áp dụng sẽ được đối chiếu và các sai số thanh toán tối thiểu sẽ bị xóa tại thời điểm nhận.
• To process invoices/folios promptly and to render interim and monthly statements and follow up reminders on a timely basis.
Xử lý hóa đơn, đưa ra báo cáo tạm thời và theo dõi nhắc nhở hàng tháng một cách kịp thời.
• To monitor and to maintain support of all advance deposits and to balance them to the general ledger at month- end.
Theo dõi và duy trì sự hỗ trợ của tất cả các khoản tiền gửi tạm ứng để cân đối chúng với sổ cái chung vào cuối tháng.
• To reconcile accounts receivable trial balances with the General Ledger control accounts each month and to ensure accurate aging.
Đối chiếu số dư các khoản dùng thử phải thu với các tài khoản kiểm soát Sổ Cái chung mỗi tháng và để đảm bảo hao phí chính xác.
• To prepare employees’ ledger trial balance to the Director of Finance for payroll deduction timely.
Để chuẩn bị cho nhân viên cho Giám đốc Tài chính Số dư dùng thử trong sổ cái để khấu trừ tiền lương kịp thời.
• To initiate payment of travel agents commission on the basis of verified computer reports.
Bắt đầu thanh toán hoa hồng cho các đại lý du lịch trên cơ sở báo cáo máy tính được xác minh.
• To ensure all documents related to the section including the Sales and Office Rental contracts (if applicable), group orders and amendments etc., are properly filed for reference.
Đảm bảo tất cả các tài liệu liên quan đến hợp đồng Bán hàng và Cho thuê Văn phòng (nếu có), các đơn đặt hàng và sửa đổi, v.v., được nộp đúng để đối chiếu.
• To maintain an up- to- date systematic “Open Accounts” file for use by Accounts Receivable.
Duy trì bảng cập nhật việc mở tài khoản cho các tài khoản phải trả được sắp xếp có hệ thống.
• To provide a courteous, professional, efficient and flexible service at all times, following Fusion’s Standards of Performance.
Mang đến dịch vụ lịch sự, chuyên nghiệp, hiệu quả và linh hoạt mọi lúc, tuân theo Tiêu chuẩn hoạt động của Tập đoàn Fusion.
• To have a full working knowledge and capability to supervise, correct and demonstrate all duties and tasks in the assigned Place of Work to the standard set.
Có kiến thức và khả năng làm việc để giám sát, sửa chữa và thực hiện tất cả các nhiệm vụ được giao tại nơi làm việc theo bộ tiêu chuẩn.
• To be entirely flexible and adapt to rotate within the different sub departments of the Accounting & Finance Division or any other Department of the hotel as assigned.
Linh hoạt và thích ứng để luân chuyển trong các phòng ban khác nhau của Phòng Tài chính & Kế toán hoặc bất kỳ Bộ phận nào khác của Khách sạn theo sự phân công.
• To perform all duties and tasks when rotated or assigned to another Department as per established standards for that Department.
Thực hiện tất cả các nhiệm vụ khi được luân chuyển hoặc bàn giao cho Bộ khác theo tiêu chuẩn được thiết lập cho Bộ phận đó.
• To be fully conversant with all services and facilities offered by the Hotel.
Thông thạo tất cả các dịch vụ và tiện nghi được cung cấp bởi Khách sạn.
• To assist the Credit Manager to trace and to collect any outstanding debt as instructed.
Hỗ trợ Quản lý tín dụng theo dõi và thu các khoản nợ chưa thanh toán theo hướng dẫn.
• To set up all city ledger accounts and to ensure that the discount set are the same as those granted by the Management.
Thiết lập tất cả các tài khoản sổ cái thành phố và để đảm bảo rằng mức giảm giá là đồng bộ theo Ban Quản lý cấp.
• To be fully conversant with the Credit Policy & Procedures.
Thông thạo với chính sách và Quy trình Tín dụng.
• To liaise with the Credit Manager at all time regarding guest queries, credit card charge backs and open balances and general credit terms under the direct supervision of the Chief Accountant.
Liên lạc với Giám đốc tín dụng mọi lúc về các truy vấn của khách, sao lưu phí thẻ tín dụng và số dư mở và các điều khoản tín dụng chung dưới sự giám sát trực tiếp của Kế toán trưởng.
• To witness General Cashier’s counting monetary receipts remitted by Cashiers.
Chứng kiến Tổng thu ngân tính toán các khoản thu tiền mặt do Nhân viên thu ngân nộp.
