• Processes reservations by mail, telephone, telex, cable, fax, or central reservation systems referral.
Thực hiện việc đặt phòng thông qua email, điện thoại, telex, cáp, fax hoặc hệ thống đặt phòng trung tâm.
• Processes reservations from the sales office, other hotel departments, and travel agents.
Thực hiện đặt phòng từ văn phòng kinh doanh, các bộ phận khác trong khách sạn và các công ty lữ hành.
• Maintains good relation to bookers/ Agents
Duy trì mối quan hệ tốt với các đại lý
• Knows the types of rooms available as well as their location and layout.
Nắm rõ các loại phòng có sẵn cũng như vị trí và cách bố trí
• Knows the selling status, rates, and benefits of all package plans.
Biết rõ tình trạng bán phòng, giá, và lợi ích của các gói bán
• Knows the credit policy of the hotel and how to code each reservation.
Biết rõ chính sách tín dụng của khách sạn và cách đặt mã cho mỗi đặt phòng
• Creates and maintains reservation records by date of arrival and alphabetical listing.
Tạo ra và duy trì các hồ sơ đặt phòng theo ngày đến và theo thứ tự ABC
• Determines room rates based on the selling tactics of the hotel.
Quyết định giá phòng dựa trên các chiến thuật bán hàng của khách sạn
• Prepares letters of confirmation.
Chuẩn bị thư xác nhận cho khách hàng
• Communicates reservation information to the front desk.
Truyền đạt thông tin đặt phòng cho Lễ tân
• Processes cancellations and modifications and promptly relays this information to the front desk.
Tiến hành việc hủy bỏ và sửa đổi và chuyển tiếp thông tin đến Lễ tân
• Ensure all reservations are processed within 24 hours
Đảm bảo tất cả đặt phòng phải được tiến hành trong vòng 24 giờ
• Ensure all required information are updated in PMS
Đảm bảo tất cả thông tin yêu cầu được cập nhật trên hệ thống PMS
• Understands the hotel’s policy on guaranteed reservations and no- shows.
Hiểu rõ chính sách của khách sạn dựa trên chính sách giữ phòng và phí hủy phòng và vắng mặt.
• Helps develop room revenue and occupancy forecasts.
Hỗ trợ phát triển doanh thu phòng và dự báo công suất phòng
• Processes advance deposits on reservations.
Tiến hành việc đặt cọc trước cho đặt phòng
• Tracks future room availabilities on the basis of reservations.
Theo dõi tình trạng phòng có sẵn dựa trên tình trạng đặt phòng có sẵn
• Prepares expected arrival lists for front office use.
Chuẩn bị danh sách khách đến cho Lễ tân
• Assists in pre- registration activities when appropriate.
Hỗ trợ các hoạt động giữ phòng khi thích hợp
• Monitors advance deposit requirements.
Giám sát các yêu cầu về đặt cọc
• Handles daily correspondence. Responds to inquiries and makes reservations as needed.
Giải quyết trả lời thư từ hàng ngày. Trả lời các yêu cầu và đặt phòng khi cần thiết
• Makes sure that files are kept up to date.
Đảm bảo rằng việc lưu chứng từ được cập nhật thường xuyên
• Maintains a clean and neat appearance and work area at all times.
Duy trì ngoại hình gọn gàng, sạch đẹp và duy trì môi trường sạch sẽ mọi lúc
• Promotes goodwill by being courteous, friendly, and helpful to guests, managers, and fellow employees.
Thúc đẩy thiện chí thông qua thái độ lịch thiệp, thân thiện với khách hàng, quản lý và đồng nghiệp
