JOB PURPOSE/ Mục tiêu:
This position is responsible for overseeing the day-to-day operations of the Reservations office, contributing to exceptional results in Guest, Colleague and Owner/Investor goals and outcomes.
Vị trí này chịu trách nhiệm giám sát các hoạt động thường nhật của văn phòng Đặt phòng để góp phần vào những kết quả đáng mong đợi với khách hàng, đồng nghiệp và chủ đầu tư.
Reservations Responsibilities/ Các trách nhiệm đặt phòng:
• Provide supervision to Reservations Staff. Ensure department standards and policies are adhered to, making recommendations where necessary to reach overall performance goals.
Giám sát nhân viên đặt phòng. Đảm bảo các tiêu chuẩn và chính sách của bộ phận được duy trì, đưa ra các đề xuất cần thiết để đạt mục tiêu của toàn bộ phận.
• Coordinate and communicate with all other departments to ensure a smooth operation./ Điều phối và liên lạc với các bộ phận khác để đảm bảo vận hành trơn tru.
• Assist in the coordination of new rate offers including rate building, determining operational flows, communicating offers to the hotel community, and deficiency testing./ Hỗ trợ điều phối các đề nghị giá mới bao gồm xây dựng giá, xác định nhịp độ vận hàng,
• Ensure information provided to guests is accurate and individualized./ Đảm bảo cung cấp thông tin đến khách hàng chính xác và riêng biệt.
• Respond to enquiries about hotel products and services by telephone, fax and email according to standard guidelines./ Phản hồi các câu hỏi về sản phẩm và dịch vụ khách sạn bằng điện thoại, máy fax và email theo hướng dẫn tiêu chuẩn.
• Report any equipment failures/problems & repair requests to Maintenance Department./ Báo cáo các vấn đề hỏng hóc và yêu cầu sửa chữa tới bộ phận Bảo trì.
• Maintain complete knowledge of all food & beverage services, contents & preparation methods, outlets and hotel services/features to promote its products and services./ Duy trì việc hoàn thiện hiểu biết về dịch vụ, nội dung và phương pháp chuẩn bị, các khu vực ẩm thực và dịch vụ để tăng doanh thu bán hàng.
• Coach agents in areas of up-selling, cross-selling and ongoing skill set knowledge./ Huấn luyện nhân viên có hiểu biết về các kỹ năng gia tăng bán hàng, bán chéo và thực hiện.
• Monitor day-to-day operations to ensure call volumes are managed in the most efficient manner possible, administrative duties are completed and productivity is maximized./ Giám sát các hoạt động hàng ngày để đảm bảo các cuộc gọi được quản lý hiệu quả nhất có thể, hoàn thành các nhiệm vụ hành chính và sản phẩm được bán nhiều nhất.
• Assist in preparing daily, weekly and monthly reports./ Hỗ trợ chuẩn bị các báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
Team Management/ Quản lý bộ phận
• Prepare weekly staff schedules keeping in mind anticipated business, operating budgets and standards of service./ Chuẩn bị lịch làm việc hàng tuần để duy trì mục tiêu kinh doanh, tổ chức ngân sách và tiêu chuẩn dịch vụ.
• Constantly monitor team members’ appearance, attitude and degree of professionalism./ Giám sát liên tục biểu hiện, thái độ, tính chuyên nghiệp của nhân viên.
• Conduct performance review with the team./ Tiến hành đánh giá năng lực trong bộ phận.
• Identify and develop team members with potential./ Nhận diện và phát triển các nhân viên tiềm năng.
• Prepare detailed induction programs for new employees./ Chuẩn bị chi tiết các chương trình định hướng cho nhân viên mới.
• Develop, conduct maintain all staff training programs for team members, focusing on their development needs, providing them with new skills to meet the changing needs of the business./ Phát triển, tiến hành và duy trì các chương trình cho thành viên, tâp trung vào nhu cầu phát triển, cung cấp các kỹ năng mới để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
Other Responsibilities/ Các trách nhiệm khác
• Maintain a high standard of personal appearance and hygiene at all times./ Duy trì tiêu chuẩn cao về diện mạo và vệ sinh mọi lúc mọi nơi.
• Be aware of the hotel fire & life safety/emergency procedures./ Hiểu biết về quy trình cấp cứu và phòng cháy chữa cháy.
• Attend all briefings, meetings and trainings as assigned by management./ Tham gia các buổi họp giao ban, hội nghị và đào tạo theo sự sắp xếp của Ban điều hành.
• Perform other reasonable duties assigned by the assigned by the Management./ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của ban điều hành.
