Hàng ngày, kiểm tra số liệu doanh thu hàng ngày của khách sạn, kiểm soát, cập nhật chính xác, kịp thời các khoản thu và hoàn tất các báo cáo doanh thu liên quan
- Kiểm tra số lượng phòng bán được, doanh thu bán phòng và các khoản doanh thu từ dịch vụ bổ sung khác
- Kiểm tra đột xuất doanh thu của các điểm bán hàng với số liệu in trên phiếu đặt món ăn. Cập nhật vào hệ thống số liệu chính xác nếu phát hiện sai sót.
- Lập phiếu thu, phiếu chi, các báo cáo bán hàng, báo cáo doanh thu, lập phiếu kế toán doanh thu hàng ngày theo quy định.
- Lập các báo cáo giảm trừ, điều chỉnh gửi Kế toán trưởng, Giám đốc Tài chính kiểm tra và phê duyệt
- Kiểm tra Bảng báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày của Thũ quỹ trình lên, đảm bảo phù hợp với báo cáo doanh thu trên hệ thống.
- Kiểm tra giá bán hàng tại hệ thống POS với menu và định lượng để xem đã đúng chưa, ai đã check giá bán này,…
- Lập các báo cáo thường nhật, báo cáo tóm tắt và Sổ Nhật ký Doanh thu theo quy định
- Kiểm tra việc lưu giữ hóa đơn bán hàng của tất cả các điểm bán theo số nhảy liên tục, đồng thời kiểm tra, so sánh tính phù hợp với các hóa đơn bán hàng với các thông tin về giá, folio, dịch vụ khách sử dụng,…
- Kiểm tra báo cáo guest balance để xem các folio còn đang treo chưa xử lý có đúng và phù hợp không? Phát hiện sai sót để thông báo cho Lễ tân phối hợp kiểm tra, điều chỉnh.
- Kiểm tra giấy tờ chi tiền mặt của Lễ tân, kế toán cơ sở để xem các khoản chi có đúng không, đã được GM duyệt chưa? Lập phiếu chi trình Kế toán trưởng, kế toán tài chính phê duyệt.
- Kiểm tra số lượng khách, doanh thu đồ ăn/ thức uống của từng điểm bán hàng với các báo cáo in từ hệ thống
- Kiểm tra tất cả các số liệu báo cáo doanh thu hàng ngày của Thu ngân, Lễ tân gửi lên với báo cáo từ hệ thống phần mềm, đảm bảo các số liệu khớp nhau.
- Kiểm tra lại tất cả các khoản khuyến mãi giảm giá hay miễn phí (foc) đã và đang áp dụng trong khách sạn, đảm bảo tuân thủ chính sách tiêu chuẩn theo kết quả phê duyệt của Trưởng bộ phận quản lý, Kế toán trưởng và Giám đốc. Báo cáo kịp thời lên Kế toán trưởng xử lý nếu phát hiện sai phạm.
- Kiểm tra báo cáo doanh thu hàng ngày để phát hiện những vấn đề bất thường trên báo cáo và ghi nhận tiền về hàng ngày khớp với hệ thống.
Thực hiện các công việc cuối tháng
- Làm các báo cáo doanh thu hàng tháng gửi Trưởng nhóm kiểm tra trước khi chuyển đến Kế toán trưởng kiểm tra lại và phê duyệt.
- Hoàn tất việc ghi vào Nhật ký Doanh thu tất cả các số liệu liên quan từ báo cáo của Lễ tân, báo cáo của Bộ phậm nhà hàng, Spa.., Báo cáo quỹ tiền mặt của Thủ quỹ vào cuối mỗi tháng.
- Đối chiếu tiền thu hộ / chi hộ với các cơ sở. Ký báo cáo xác nhận. Lập báo cáo công nợ nội bộ gửi Kế toán trưởng.
- Báo cáo Tour, xe , spa, giặt là (đối chiếu với các nhà cung cấp)
- Đối chiếu booking .com sau đó làm đề nghị thanh toán; tính % tour.
- Định kỳ rà soát tất cả các doanh thu phát sinh trong khách sạn vào cuối mỗi tháng; cập nhật/ chỉnh sửa số liệu trên hệ thống kịp thời
- Đối chiếu các loại tiền mặt thu về với thủ quỹ .
- Báo cáo dòng tiền mặt thực thu các loại.
Các công việc khác
- Định kỳ hoặc đột xuất phối hợp với Thủ quỹ kiểm tra tất cả các quỹ nội bộ của khách sạn. Báo cáo với cấp trên nếu phát hiện sai sót số liệu hay chứng từ.
- Cùng với các bộ phận liên quan khác tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ cho Tổ Thu ngân, Tổ Lễ tân,... khi được phân công
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác như Thủ quỹ, Kế toán phải thu, kế toán công nợ, Thu ngân, … hoàn thành nhiệm vụ
- Thực hiện tính toán và theo dõi các khoản thu hàng tháng như: phí phục vụ, nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán thẻ của khách hàng,...
- Đề xuất lên cấp trên các ý kiến về việc tăng cường quản lý doanh thu, quản lý tiền tệ
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên
