Financial/ Tài chính
To create with the input of Front Office department an annual operation budget that will form part of the business plan.
Cùng với các nguồn đầu vào của bộ phận Tiền sảnh, sẽ tạo ra một ngân sách hoạt động hàng năm nhằm đóng góp một phần vào kế hoạch kinh doanh của công ty.
To monitor all cost and recommend / institute measures to control them in accordance with the annual budget
Theo dõi tất cả các chi phí và đề xuất các biện pháp kiểm soát chúng dựa trên ngân sách hàng năm
To set and control with the Hotel Manager, Financial Controller and Director of Human Resources and Training Manager, any incentive schemes of Front Office Associates.
Cùng với Quản lý khách sạn, Kiểm soát tài chính, Giám đốc nhân sự, Trưởng phòng đào tạo thiết lập và kiểm soát các hoạt động huấn luyện, các chương trình khuyến khích nhân viên Tiền sảnh.
To ensure that the Department’s operational budget is in line and that all costs are strictly monitored.
Đảm bảo nguồn ngân sách bộ phận được sử dụng hợp lý, và tất cả các chi phí được kiểm soát nghiêm ngặt.
Operational/ Vận hành bộ phận
To ensure through effective supervision that all services offered in the Front Office are always available and carried out with the utmost efficiency and courtesy, as per the Front Office Departmental Operations Manual.
Đảm bảo sự vận hành thông suốt thông qua việc giám sát hiệu quả, đảm bảo sự sẵn sàng của tất cả các dịch vụ được cung cấp bởi bộ phận tiền sảnh và được thực hiện một cách lịch thiệp, tuân thủ theo yêu cầu của bộ phận cho mỗi vị trí tổ chức.
To represent the Front Office Department on the Hotel’s Executive Committee.
Đại diện cho tiếng nói của toàn bộ phận tiền sảnh trước Ban Giám đốc công ty
To liaise closely with department to ensure the proper market mix to achieve maximum room revenue.
Làm việc với các bộ phận liên quan để đảm bảo sự tối ưu hóa doanh thu nhờ việc đa dạng hóa thị trường khách hàng
To liaise closely with the Sales Department and Food and Beverage office and all Heads of Department regarding the service and handing of incoming group, VIPs and FIT guest.
Làm việc với các bộ phận kinh doanh, ẩm thực và các trưởng bộ phận liên quan trong việc chuẩn bị đón khách đoàn, khách quan trọng và khách lẻ.
To assist the Sales Manager, Banquet Manager in the aspects of controlling heavy dates, resolving conflicts in bookings, changing dates and facilities.
Hỗ trợ Trưởng phòng kinh doanh, Quản lý đại tiệc trong việc điều phối những ngày khách đông, giải quyết các vấn đề xảy ra với yêu cầu đặt phòng, đổi ngày và sắp đặt các vật dụng đặc biệt trong phòng khách.
To advise Management of Rooms sales progress and bookings, and discuss reports, forecasts, policies, and procedures.
Hỗ trợ tư vấn Quản lý khách sạn về quy trình bán phòng, thảo luận về các báo cáo, dự báo đặt phòng, quy tắc và các thủ tục liên quan.
To recommend to Management innovations and/or changes.
Đưa ra các giải pháp cải tiến hoặc thay đổi tích cực.
To maintain close liaison with the travel agencies, local business groups and airlines.
Duy trì sự liên kết chặt chẽ với các hàng du lịch, nhóm hợp tác kinh doanh, các hãng hàng không
To periodically inspect all hotel area and building premises to ensure the cleanliness and comfort of the hotel’s clientele.
Định kỳ kiểm tra tất cả các khu vực khách sạn và mặt bằng xây dựng để đảm bảo sự sạch sẽ và thoải mái cho khách hàng tại khách sạn.
To meet regularly with department to review the department’s operations and ensure smooth coordination of hotel services.
Thường xuyên tham gia các buổi họp thảo luận với các bộ phận khác nhằm đánh giá hoạt động vận hành dịch vụ tại bộ phận mình cũng như đảm bảo sự liên kết thông suốt cho tất cả các dịch vụ của khách sạn
Marketing/ Tiếp thị
To identify market needs both within the hotel guests and local market.
Xác định nhu cầu thị trường cả trong khách sạn và thị trường địa phương.
To monitor and analyze the activities and trends of competitor hotels.
Theo dõi và phân tích hoạt động và xu hướng của các khách sạn đối thủ
To maintain a close liaison with travel agencies, local business group and airlines.
Duy trì sự liên kết chặt chẽ với các hàng du lịch, nhóm hợp tác kinh doanh, các hãng hàng không
To plan and implement effective activities to ensure maximum revenue.
Lên kế hoạch và thực hiện những hoạt động hiệu quả nhằm gia tăng doanh thu tối đa.
To attend promotional functions as deemed appropriate.
Tham dự các hoạt động quảng bá khi khi thích hợp.
Associate handing/ Quản lý nhân viên
To assist in the building of an efficient team by taking an active interest in the associate’s welfare, safety, training and development.
Hỗ trợ xây dựng đội ngũ nhân viên tốt với các lợi ích thu hút như các chính sách phúc lợi, bảo hiểm, đào tạo và phát triển.
To ensure that each Head of Department plans and implements effective training programs for their respective associates in conjunction with the Training Manager and Department Trainers.
Cùng với Trưởng phòng Đào tại và các đào tạo viên, đảm bảo các Trưởng bộ phận lập kế hoạch và thực hiện các chương trình đào tạo hiệu quả cho các nhân viên.
To meet with Department Trainer and Training Manager to discuss the training requirements and shortcomings.
Tham gia các buổi họp với trưởng phòng đào tạo và các đào tạo viên về những yêu cầu huấn luyện và những hạn chế nếu có.
To ensure that each Head of Department maximizes productivity within his/her respective department and that he/she consistently maintains discipline following the hotel guidelines and local legislation.
Đảm bảo các trưởng bộ phận hoạt động hiệu quả tối đa tại bộ phận tương ứng, luôn duy trì kỹ luật và tuân theo các hướng dẫn của công ty, luật pháp.
To conduct Head of Department’s evaluations, to review their general performance, discuss existing performance and areas of improvement.
Thực hiện đánh giá các trưởng bộ phận nhằm xem xét quá trình làm việc, thảo luận những mặt thiếu sót cần cải thiện của họ.
To interview new potential associates in liaison with the HR and Training Department.
Cùng với phòng nhân sự và đào tạo, tiến hành phỏng vấn, tuyển chọn những ứng viên tiềm năng bổ sung vào đội ngũ nhân viên.
To supervise Department Orientation Programs for new Heads of Department and Supervisors, to make sure that they understand the policies and procedures of the hotel.
Hướng dẫn các chương trình định hướng bộ phận cho các trưởng bộ phận, giám sát viên mới nhằm đảm bảo họ am hiểu các quy định, thủ tục của khách sạn
Administration/ Quản trị hành chính
To maintain all hotel records and forms as prescribed by local management and policies.
Đảm bảo các biểu mẫu, tài liệu lưu trữ của khách sạn tuân thủ theo yêu cầu của chính quyền, luật pháp địa phương.
To ensure that all department reports and correspondence are completed punctually and accurately.
Đảm bảo các báo cáo, chứng từ được hoàn tất gọn gàng, chính xác.
To attend the meeting and briefing laid down by the Hotel Manager and the Head of Department.
Tham dự các cuộc họp, buổi giao ban cùng với Quản lý khách sạn và các Trưởng bộ phận.
To ensure the functions and responsibilities of the Duty Manager in accordance with the hotel’s Duty Manager’s roster.
Đảm bảo công việc và trách nhiệm của các Quản lý tuân thủ theo lịch trình của khách sạn.
