Quản trị hệ thống thông tin, soạn thảo văn bản, giấy tờ nội bộ liên quan đến hoạt động tại Phòng kinh doanh (40%)
- Hàng ngày, Lập đơn hàng trên phần mềm, cập nhật số liệu bán hàng vào file theo dõi, kiểm tra tính xác thực của báo cáo bán hàng của nhân viên kinh doanh;
- Theo dõi toàn bộ hợp đồng, các điều khoản theo hợp đồng. Phối hợp với các phòng ban để nắm bắt được tình hình triển khai hợp đồng, hàng hóa, tiến độ của dự án.
- Soạn thảo hợp đồng bản nháp chuyển cho bộ phận Pháp lý check, duyệt trước khi gửi cho khách hàng. Lưu giữ bản Scan của Hợp đồng và các hồ sơ kèm theo của Hợp đồng như Biên bản nghiệm thu, hóa đơn, Đề nghị thanh toán...
- Quản lý công nợ và phối hợp chặt chẽ với nhân viên kinh doanh, phòng Kế toán để thu hồi công nợ, đảm bảo không có công nợ quá hạn hoặc khó đòi.
- Gửi Email về tình hình triển khai đơn hàng/dự án mới cho các phòng ban liên quan.
- Theo dõi doanh số của từng nhân viên nhằm thúc đẩy nhân viên thực hiện theo đúng mục tiêu Công ty giao.
- Tổng hợp, phân tích số liệu và lập báo cáo doanh số bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm;
- Soạn thảo các công văn, thông báo của Phòng kinh doanh như: Đề nghị thanh toán và các hồ sơ khác khi có yêu cầu.
Quản lý thông tin hồ sơ của khách hàng (10%)
- Quản lý danh sách khách hàng của cả phòng Kinh doanh, hàng tháng phân tích các đối tượng khách hàng: tiềm năng, thân thiết, khách hàng uy tín, từ đó đưa ra các ý kiến đóng góp để thúc đẩy doanh thu bằng việc báo cáo trực tiếp tới Giám đốc kinh doanh để đưa ra các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp.
Hỗ trợ bán hàng (30%)
- Kiểm tra thông tin liên hệ để nhận hàng của khách hàng có chính xác hay không và cập nhật những thay đổi thông tin nếu có từ khách hàng. Khi đơn hàng hoàn tất, họ sẽ yêu cầu và nhắc bộ phận kế toán chuẩn bị hoá đơn để gửi cho khách hàng.
- Tiến hành kiểm tra tình trạng thanh toán hoặc hạn mức công nợ, tín dụng của khách hàng với công ty để thực hiện phát hành đơn đặt hàng để sản xuất hoặc gửi đi.
- Thực hiện những yêu cầu thông thường từ khách hàng như yêu cầu báo giá hoặc cung cấp thông tin ngày giao hàng cho khách hàng
- Cung cấp các hồ sơ liên quan đến Đơn hàng, hợp đồng để phục vụ cho việc khai báo Hải quan tại chỗ đối với các khách hàng trong khu chế xuất.
Công tác báo cáo (5%)
- Định kỳ hàng tuần, tháng, quý tổng hợp báo cáo công việc của cả phòng, báo cáo doanh số, phân tích số liệu và tình hình hoạt động chung của cả phòng, có những tư vấn tham mưu cho Giám đốc kinh doanh để điều chỉnh hoạt động kinh doanh cho phù hợp.
Công việc khác (5%)
- Tham gia vào công tác xây dựng các quy trình, quy chế liên quan đến sản phẩm và bán sản phẩm và dịch vụ của Công ty;
- Thực hiện các thủ tục đề nghị xuất hàng (nếu có) đề nghị thanh toán, các thủ tục hành chính khác của Phòng Kinh doanh.
- Sẵn sàng thực hiện các công việc khác khi được giao phó
