- Ghi nhận các nhu cầu, nhận xét và phàn nàn của khách hàng khi tiếp xúc khách để báo cáo cấp trên kịp thời giải quyết, chấn chỉnh.
- Giám sát quá trình thực hiện hợp đồng với khách hàng (từ lúc bắt đầu cho đến lúc kết thúc hợp đồng), đảm bảo làm hài lòng khách.
- Hoàn thành đúng tiến độ mọi phân công theo lịch công tác của Trưởng nhóm đề ra.
- Phụ trách bán hàng và chịu trách nhiệm về các thị trường được phân công.
- Phối hợp với Đặt phòng kiểm tra booking và các yêu cầu đặt dịch vụ của khách, trả lời thư của khách hàng trong ngày và xác nhận các booking của khách.
- Tham dự các buổi họp hội, huấn luyện theo quy định của bộ phận hoặc khách sạn.
- Hỗ trợ quản lý hệ thống extranet của các OTA và công cụ đặt phòng (booking engine) của khách sạn để cập nhật thông tin về khách sạn, giá phòng, allotment, chương trình khuyến mãi.
- Thu thập số liệu về thị trường và các đối thủ cạnh tranh.
- Triển khai đầy đủ và chính xác các thông tin, yêu cầu của khách đến các bộ phận liên quan để cùng phối hợp thực hiện.
- Trả lời các thư tín (fax, email) liên quan đến báo giá và gửi xác nhận đặt phòng cho khách trong trường hợp khẩn cấp.
- Chăm sóc nguồn khách hàng cũ, thường xuyên cập nhật và giới thiệu các sản phẩm mới, dịch vụ, các chương trình khuyến mãi… cho khách hàng.
- Nắm bắt thông tin với các sản phẩm và giá cả của đối thủ cạnh tranh.
- Theo dõi mỗi ngày danh sách khách lưu trú, đoàn khách lưu trú cao cấp, công suất phòng thực tế, giá bình quân và dự đoán, đón và tiễn đoàn, trực tiếp chào đón những khách VIP khi check- in một cách chủ động nhằm giữ mối quan hệ lâu dài.
- Soạn thảo hợp đồng với khách hàng, chuyển cho cấp trên xem xét trước khi trình ký.
- Lập Báo cáo kinh doanh (weekly Sales Report & Monthly Revenue Estimate) cho Giám đốc Kinh doanh- Tiếp thị, Trưởng nhóm.
- Chú ý nhắc nhở việc chăm sóc nguồn khách dài hạn tại khách sạn, thường xuyên hỏi thăm, thu thập những ý kiến của khách để cải thiện chất lượng dịch vụ tốt hơn.
- Phối hợp các bộ phận liên quan hướng dẫn khách tham quan khách sạn đi xem những dịch vụ và sản phẩm phòng ngủ theo yêu cầu của khách hàng.
- Đảm bảo giá bán bằng nhau trên các website của OTA (Disparity issue).
- Trả lời các ý kiến, nhận xét của khách đăng trên mạng.
- Tích cực tìm kiếm nguồn khách hàng mới để chào bán sản phẩm và thu thập thêm thông tin các sự kiện sắp diễn ra.
- Hỗ trợ Phòng Kế toán thu hồi công nợ của khách hàng.
- Thăm viếng, điện thoại thường xuyên các khách hàng để giữ mối liên hệ và cập nhật thông tin sản phẩm đến khách hàng một cách nhanh nhất.
- Cập nhật thường xuyên danh sách khách hàng trên hệ thống hợp đồng, thực hiện thăm hỏi khách định kỳ.
- Thực hiện các công việc khác liên quan và theo yêu cầu của cấp trên.
