Quản lý đơn hàng:
· Tương tác với khách hàng để đảm bảo sự hiểu biết về nhu cầu và mong muốn của họ.
· Hối thúc bộ phận COE xuống đơn liệu để sản xuấn kịp tiến độ giao hàng.
· Báo cáo hàng tuần/ hàng tháng cho trưởng bộ phận về kế hoạch và kết quả giao hàng.
· Làm pro- forma invoice, hợp đồng cho khách hàng. Theo dõi nội dung hợp đồng, hối khách hàng đặt cọc.
· Tiếp nhận thông tin các đơn hàng mới từ phía khách hàng/ sales. Đồng thời, hỗ trợ sales đôn thúc khách hàng xuống đơn mới.
· Cập nhật tiến độ hàng hóa đến khách hàng hàng tuần.
· Cập nhật thông tin đơn hàng trên details_SO_File và Planning_File cho các bộ phận liên quan nắm thông tin chi tiết và cập nhật đơn hàng mới lên SAP.
· Chủ động giải quyết mọi vấn đề hoặc sự chậm trễ phát sinh.
· Theo dõi dự báo hàng hóa hàng tuần/tháng/quý để hối sales và khách hàng xuống đơn hàng mới cho đủ forecast.
· Kiểm tra đơn liệu so với đơn hàng của khách hàng để nhắc nhở các bộ phận điều chỉnh kịp thời nếu có sai sót.
· Cập nhật thông tin đơn hàng đến các bộ phận liên quan nếu có thay đổi về kết cấu, thiết kế. Đồng thời nhắc nhở bộ phận Sales/Product cập nhật giá về các sản phẩm mới/ thay đổi kết cấu.
· Tính toán, kiểm tra lượng hàng tồn kho so với đơn mới để đổ đơn cho bộ phận Planning lên kế hoạch sản xuất.
Kế hoạch giao hàng/ quản lý hàng tồn kho
· Làm packing list, commercial invoice cho khách hàng và cho bên dịch vụ hải quan. Kéo A/R trên SAP system.
· Theo dõi phí local với nhà cung ứng. Nhắc nhở kế toán thanh toán đúng hạn.
· Cập nhật kế hoạch giao hàng chi tiết từng tuần/ tháng đến các bộ phận khác hàng tuần/ khi có sự thay đổi thông tin.
· Làm chứng từ CO, FUMI, PHYTO và các chứng từ liên quan cho khách hàng.
· Theo dõi số lượng hàng tồn kho và gửi thông tin đến khách hàng/ sales để thúc đẩy khách hàng về kế hoạch lấy hàng tồn kho. Hối thúc khách hàng gửi danh sách ưu tiên. Kiểm tra danh sách, tính CBM và làm việc với bộ phận Warehouse để load tối ưu nhất theo yêu cầu của khách.
· Cập nhật khoản thanh toán tương ứng với từng hóa đơn cho kế toán.
· Làm việc với bộ phận Logistic/FW để lấy booking tàu phù hợp. Tính toán chi phí tách bill, thương thảo với bên Logistic và FWD để tiết kiệm chi phí nhất.
· Xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh để đảm bảo hàng hóa hoàn thành và thông quan thuận lợi.
Khiếu nại của khách hàng
· Làm báo cáo tổng hợp đánh giá về hàng lỗi hoặc các vấn đề phát sinh gửi khách hàng.
· Nhắc nhở bộ phận COE ra BOM hàng bù để ship hàng bù kịp thời đến khách.
· Ghi nhận thông tin và thắc mắc khiếu nại của khách hàng, phối hợp các bộ phận liên quan xử lý. Nhắc nhở các bộ phận phản hồi khiếu nại theo đúng leadtime để cập nhật đến khách hàng.
· Kiểm tra đơn hàng bù khách hàng gửi so với số lượng đã được TEKCOM xác nhận bù.
· Phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết, xử lý vấn đề của khách hàng.
· Ghi nhận, tổng hợp số tiền bồi thường khiếu nại của khách hàng trên file theo dõi, làm báo cáo về tỉ lệ đền bù. Từ đó, đưa ra đánh giá, phân tích.
Công Nợ
· Theo dõi, đối chiếu công nợ với khách hàng và cập nhật lịch thanh toán công nợ cho các bộ phận liên quan mỗi tuần, hối thúc khách hàng thanh toán đúng thời hạn.
Các yêu cầu khác
· Theo dõi và tổng hợp dữ liệu của Cabinet, báo cáo cho quản lý.
· Theo dõi hiệu quả làm việc của bạn, nhắc nhở và góp ý cải thiện để nâng cao kết quả.
· Bảo mật thông tin bán hàng và chính sách kinh doanh của công ty.
· Đánh giá lại, góp ý xây dựng quy trình Cabinet được hoàn thiện hơn.
· Hỗ trợ bạn giải quyết các vấn đề và thách thức phức tạp của khách hàng.
· Đào tạo, hướng dẫn và giám sát nhân viên CS mới vào các quy trình liên quan của Cabinet.
· Thực hiện các công việc khác khi được phân công.
