Thủ tục nhập kho, xuất kho:
Căn cứ chứng từ nhập, tiến hành nhập kho vật tư, hàng hóa thành phẩm... theo quy trình nhập. Yêu cầu nhanh, kịp thời, chính xác, tạo điều kiện thuận lợi nhất có thể cho khách hàng và các đơn vị nhập kho.
Kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư hàng hóa trước khi xuất kho.
Cấp vât tư hàng hóa phục vụ cho sản xuất và kinh doanh.
Chịu trách nhiệm sử dụng và khai thác hiệu quả phần mềm kế toán. Đào tạo người được chỉ định sử dụng phần mềm kế toán.
Tập hợp chứng từ nộp kế toán sản xuất theo quy định.
Căn cứ chứng từ xuất (phiếu xuất, giấy đề nghị cấp (tạm ứng) vật tư) cùng phụ kho chuẩn bị vật tư, hàng hóa xuất kho phục vụ sản xuất, kinh doanh.
Lập thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn.
Lập các file theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư, hàng hóa trên excel, cập nhật theo phát sinh hàng ngày, cung cấp cho kế toán sản xuất trước 9h sáng hôm sau phục vụ công tác quản lý.
Lập thẻ kho (bản cứng hoặc bằng phần mềm), cập nhật theo phát sinh từng giờ. Đối với vật tư hàng hóa không phù hợp chờ xử lý cũng phải lập thẻ kho riêng.
Cuối tháng nộp báo cáo nhập xuất tồn cho kế toán sản xuất phục vụ công tác quản lý.
Sắp xếp, cất trữ bảo quản vật tư hàng hóa.
Lập các bảng chỉ dẫn vật tư hàng hóa (theo mẫu)
Thường xuyên kiểm tra an toàn điện, nguy cơ cháy nổ, khi trời mưa phải kiểm tra tình trạng dột, ẩm; kiểm soát tình trạng nấm mốc, chuột bọ, côn trùng; Khi có tình huống khẩn cấp, thiên tai (cháy nổ, ngập lụt, bão...) phải có biện pháp phòng chống và có mặt ngay kể cả ngoài giờ.
Đảm bảo vệ sinh kho tàng không để bụi bẩn bám vào vật tư hàng hóa, không có rác, không để đồ dùng, dụng cụ, xe đẩy vứt bừa bộn.
Lập sơ đồ kho, chỉnh sửa sơ đồ khi có thay đổi
Sắp xếp vật tư hàng hóa theo sơ đồ, theo đúng quy định (của QLCL, Kỹ thuật) về xếp lô, chất cao, đảm bảo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Đây là công việc thường xuyên của thủ kho và phụ kho.
Đối với các vật tư hàng hóa không phù hợp, chờ xử lý phải để riêng ra 1 khu và có biển chỉ dẫn (mầu vàng).
Đảm bảo đúng tiêu chí vật tư hàng hóa nhập trước xuất trước (trừ trường hợp có chỉ đạo), xuât dứt điểm từng lô, không được lấy ở lô này một ít, lô khác một ít.
Phối kết hợp với các phòng hữu quan để phục vụ và giải quyết công việc.
Căn cứ chứng từ xuất, hàng ngày cùng phụ kho chuẩn bị vật tư cấp cho bộ phận sản xuất
theo tiến độ và khối lượng. Khi giao nhận phải kiểm soát và xác nhận.
Cung cấp kịp thời thông tin xuất nhập tồn cho kế toán sản xuất phục vụ công tác quản lý.
Có mặt đúng giờ, kịp thời phục vụ công tác nhập, xuất, luôn dành thứ tự ưu tiên cho sản xuất, bán hàng. Không gây phiền hà cho khách hàng.
Trường hợp cấp, ứng vật tư đột xuất: nếu có thời gian thì vẫn làm đúng thủ tục (phê duyệt) thì mới xuất, nếu gấp thì chỉ cần có chỉ đạo của ban giám đốc Công ty sẽ cho xuất và bổ xung đủ thủ tục sau.
Sẵn sàng làm các công việc khác khi được cấp trên phân công.
Làm thay công việc của nhân viên kế hoạch khi cần, xuất hàng khi được yêu cầu.
