THƯ KÝ CHỦ TỊCH HĐQT

* Mục đích công việc / chức năng chính:
- Thực hiện các công việc hành chính, thư ký cho Chủ tịch HĐQT
* Trách nhiệm / nhiệm vụ chính:
- Hỗ trợ Chủ tịch HĐQT trong các công tác hàng ngày
+ Tiếp nhận đăng ký lịch làm việc của các đơn vị/cá nhân với Chủ tịch HĐQT, ghi chép, cập nhật và phối hợp với các bộ phận sắp xếp lịch làm việc của Chủ tịch HĐQT
+ Đặt vé máy bay, làm thủ tục check in cho Chủ tịch HĐQT hoặc khách của Chủ tịch HĐQT khi được yêu cầu
+ Tiếp nhận công văn, hồ sơ,… phô tô tài liệu gửi tới Chủ tịch HĐQT theo quy định của Công ty.
+ Truyền đạt thông tin của Chủ tịch HĐQT tới các Phòng Ban/cá nhân kịp thời, chính xác. Tuyệt đối bảo mật các thông tin. Không được phép cung cấp thông tin khi chưa được sự đồng ý của Chủ tịch HĐQT
+ Tham gia tổ chức các cuộc họp của Chủ tịch HĐQT khi được yêu cầu như chuẩn bị cơ sở vật chất, ghi chép, chuẩn bị và phân phát tài liệu,…
+ Soạn thảo, quản lý, lưu trữ tài liệu của Chủ tịch HĐQT theo nội dung được phân công
+ Tổng hợp, chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu của Chủ tịch HĐQT.
- Thực hiện công tác lễ tân, tiếp đón:
+ Quản lý đồ dùng, đồ uống,… phục vụ công tác tiếp đón tại văn phòng Chủ tịch HĐQT để làm đề xuất mua bổ sung nếu có
+ Tham gia tổ chức, tiếp đón khách, đối tác đến giao dịch với Chủ tịch HĐQT theo sự phân công trực tiếp của Chủ tịch HĐQT hoặc cấp quản lý
+ Chuẩn bị chỗ ăn, nghỉ của khách theo yêu cầu từ Chủ tịch HĐQT hoặc cấp quản lý.
+ Chuẩn bị chén, nước,… tiếp đón khách tại văn phòng Chủ tịch HĐQT.
- Quản lý phòng làm việc Chủ tịch HĐQT
+ Thống kê, ghi chép toàn bộ thao tác, hướng dẫn sử dụng, thời gian thực hiện, … các trang thiết bị tại phòng làm việc của Chủ tịch HĐQT để thực hiện.
+ Quản lý, sử dụng các trang thiết bị trong phòng làm việc của Chủ tịch HĐQT theo đúng quy định
- Công tác khác:
+ Lập kế hoạch, báo cáo kết quả thực hiện công việc theo quy định của Cấp quản lý
+ Tham gia trực văn phòng theo lịch phân công của cấp quản lý hoặc Chủ tịch HĐQT
+ Thực hiện những công việc khác theo chỉ đạo trực tiếp của Cấp quản lý hoặc Chủ tịch HĐQT.
* Địa chỉ làm việc: 21 Ngụy Như Kon Tum, Thanh Xuân, HN

- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp trung cấp trở lên
- Kiến thức và kỹ năng:
+ Tác phong chuyên nghiệp, tự tin.
+ Kỹ năng soạn thảo văn bản tốt.
+ Kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong nội bộ với các cấp lãnh đạo, nhân viên cũng như giao tiếp hiệu quả với các tổ chức và khách hàng bên ngoài.
+ Thành thạo các phần mềm tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).
+ Kỹ năng viết báo cáo, tổng hợp, cập nhật thông tin.
+ Kỹ năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập và quản lý thời gian tốt.
- Kinh nghiệm công tác: Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm.
- Phẩm chất cá nhân:
+ Khả năng nắm bắt, xử lý thông tin nhanh nhạy, sáng tạo.
+ Có tinh thần trách nhiệm và chịu được áp lực công việc.
+ Hòa nhã, thân thiện và chu đáo, lịch thiệp

Cập nhật gần nhất lúc: 2024-03-22 23:44:35