Nhiệm vụ 1: Tổ chứa lưu trữ quản lý và kiểm soát hồ sơ
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp các hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, phòng ban trình cấp trên phê duyệt và tổng hợp gửi đến các bộ phận, phòng ban có liên quan.
- Scan và lưu trữ file mềm theo Project filing System của Tập đoàn.
- Thực hiện việc kiểm soát, lưu trữ hồ sơ theo qui mô của khu vực.
- Đảm bảo việc nhận/chuyển giao hồ sơ, thông tin kịp thời, chính xác trong nội bộ và các nhà thầu, đối tác.
- Tiếp nhận, chuyển giao, lưu trữ toàn bộ hồ sơ của dự án trong suốt giai đoạn tổ chức thi công dự án. Đảm bảo form mẫu, hồ sơ Dự Án được kiểm soát, lưu trữ và luân chuyển theo đúng quy trình ISO Tập đoàn ban hành
- Thiết lập hệ thống lưu trữ cho các hồ sơ, bản vẽ được tiếp nhận đảm bảo truy xuất dễ dàng.
Nhiệm vụ 2: Triển khai, cập nhật thông tin và phản hồi
- Tham gia các cuộc họp khi được yêu cầu; đảm bảo các biên bản họp được phát hành đầy đủ đến các bên liên quan.
- Triển khai đầy đủ, kịp thời các chỉ thị của cấp trên đến các nhân viên, phòng, ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban đến cấp trên.
- In ấn, soạn thảo các tài liệu, văn bản bằng tiếng Việt hoặc Anh (nếu có)
Nhiệm vụ 3: Hỗ trợ công tác nhân sự
- Theo dõi và báo cáo dữ liệu chấm công của nhân viên.
- Hỗ trợ triển khai các chương trình đào tạo và dự án nhân sự.
- Đảm bảo hướng dẫn đầy đủ thông tin cho các nhân sự mới vào công trường tiếp cận công việc.
- Đảm bảo cấp phát đầy đủ thiết bị bảo hộ lao động, công cụ làm việc cho nhân viên khi mới được tuyển dụng
- Sắp xếp lịch phỏng vấn, chuẩn bị hồ sơ và đón tiếp ứng viên.
- Cập nhật các thông báo từ phòng nhân sự, đôn đốc và nhắc nhở phòng ban thực hiện.
Nhiệm vụ 4: Quản trị văn phòng
- Theo dõi và đảm bảo việc sử dụng tài sản đúng mục đích.
- Thanh toán hóa đơn điện, nước và giải quyết công việc liên quan đến điện nước trên công trường. Đề nghị tạm ứng và hoàn ứng chi phí dân phòng…
- Đảm bảo các thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm luôn sẵn có và trong tình trạng có thể sử dụng được.
Duy trì 5S tại khu vực lưu trữ hồ sơ và khu vực làm việc chung của bộ phận.
