Thư Ký Dự Án

- Hỗ trợ các công việc liên quan với nhân sự tại dự án: Giám sát, thủ kho, thư ký công trình tại dự án
- Phối hợp với các phòng ban liên quan thực hiện công việc dự án.
- Lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của phòng quản lý dự án theo tiêu chuẩn Iso
* Lưu trữ hồ sơ, cập nhật tài liệu:
- Các Hợp đồng dự án, Bảng tiến độ CDT duyệt, Bảng tiến độ sản xuất của nhà máy.
- Theo dõi và cập nhật danh sách nhân sự tại dự án: Giám sát, thủ kho, thư ký công trình …, và các chế độ chính sách của phòng quản lý dự án.
- Lập, lưu hồ sơ và theo dõi các Phiếu điều động công tác của nhân viên phòng quản lý dự án.
- Phổ biến các thông báo/ Quy định của công ty hay của Bộ phận liên quan đến Ban chỉ huy tại công trình.
- Chuyển/nhận các thông tin đến các bộ phận liên quan theo yêu cầu của Trưởng bộ phận: thông báo, công văn, email….
- Lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của phòng quản lý dự án theo tiêu chuẩn Iso
* Theo dõi công việc tại dự án:
- Đề xuất và quản lý lưu trữ các dụng cụ, công cụ, máy móc, thiết bị, đồng phục,giày, nón bảo hộ để cung cấp ra công trình/ ALCHN.
- Lập danh sách theo dõi việc cung cấp và phân phát các dụng cụ, công cụ, máy móc, thiết bị, đồng phục,giày, nón bảo hộ xuống công trình.
- Tiếp nhận giải quyết các đề xuất từ công trình:
+ Đề xuất các dụng cụ/ thiết bị máy móc cho văn phòng kho tại công trình,
+ Đề xuất cung cấp dụng cụ , công cụ, đề xuất đồng phục, nón, giày bảo bộ
+ Đề xuất sửa chửa / thay mới các thiết bị/ máy móc hư hỏng.
+ Theo dõi đặt VPP cho Ban chỉ huy tại công trình.
+ Đề xuất làm kho/ di dời kho vật tư và các đề xuất khác theo yêu cầu của Ban chỉ huy tại công trình.
- Thực hiện công tác hành chánh, văn thư cho Ban chỉ huy tại công trình như: đóng dấu, phát hành chuyển giao hồ sơ tài liệu, bản vẽ..v.v
- Cung cấp các hồ sơ/ tài liệu cho Ban chỉ huy tại công trình khi triển khai dự án.
- Phối hợp với Ban chỉ huy tại công trình để thực hiện các quy trình của bộ phận dự án
- Cập nhật theo dõi và luân chuyển đến các bộ phận liên quan về các phiếu sản phẩm không phụ hợp của bộ phận dự án.
- Đề nghị tạm ứng theo yêu cầu của Ban chỉ huy tại công trình để chi trả các khoản chi tại công trình.
- Trình duyệt các hồ sơ/ đề nghị thanh toán hoàn ứng cho Ban chỉ huy tại công trình.
- Lập file / hồ sơ theo dõi các khoản tạm ứng / khoản chi tại công trình.
- Phối hợp với thư ký công trình / kế toán công trình trong việc tập hợp hồ sơ chấm công của nhân sự tại công trình hàng tháng.
* Chuẩn bị và phối hợp với thư ký công trình làm các thủ tục / thẻ ra vào công trình
- Soạn thảo các văn bản, quy chế, quy trình làm việc theo yêu cầu của trưởng bộ phận.
- Sọan thảo văn bản, hợp đồng, làm thủ tục thanh toán với NCC/ Đơn vị dựng kho vật tư/ văn phòng hoặc đơn vị bảo vệ kho hàng tại công trình.
- Soạn thảo các thông báo công văn (Việt-Anh), gửi các bộ phận liên quan/ cơ quan liên quan.
- Thư ký và ghi biên bản các cuộc họp trong nội bộ và bên ngoài tại công trình
- Báo cáo cho Ban Giám đốc theo định kỳ hàng tuần, tháng về công việc
- Phối hợp với các bộ phận khác để lập báo cáo hàng tuần.
- Thực hiện những công việc khác theo phân công của cấp trên.

- Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên
- Kinh nghiệm: ưu tiên ứng viên ít nhất 01 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương hoặc có chuyên môn xây dựng
- Tiếng Anh giao tiếp cơ bản 
- Giao tiếp tốt, nhanh nhẹn