Rà soát và kiểm soát văn bản theo Quy định & Quy chế Nhà trường
• Ghi chú, đề xuất chỉnh sửa hoặc tham mưu bổ sung khi phát hiện sai sót hoặc nội dung chưa phù hợp;
• Kiểm tra tính hợp lệ về hình thức: quốc hiệu, tiêu ngữ, số văn bản, ngày tháng, chức danh, chữ ký, con dấu, định dạng trình bày;
• Thẩm định văn bản: thẩm quyền ký, căn cứ pháp luật, phạm vi điều chỉnh, các điều khoản và nội dung bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật, quy chế và quy định nội bộ;
• Theo dõi, quản lý toàn bộ quy trình xử lý văn bản: tiếp nhận – rà soát – trình ký – ban hành – lưu trữ.
• Đảm bảo tính chính xác về nội dung: số liệu, tên tổ chức/cá nhân, thời hạn, địa điểm, thuật ngữ chuyên ngành;
Quản lý và điều phối lịch cá nhân của Hiệu trưởng
• Sắp xếp, cập nhật và điều chỉnh lịch cá nhân, bao gồm các cuộc họp, công tác, sự kiện và hoạt động khác của Hiệu trưởng;
• Theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện; kịp thời xử lý hoặc tham mưu khi có thay đổi hoặc phát sinh.
• Nhắc việc, chuẩn bị tài liệu và thông tin phục vụ các hoạt động theo lịch cá nhân;
• Phối hợp với các đơn vị, cá nhân liên quan để bố trí thời gian hợp lý, đảm bảo tính ưu tiên và hiệu quả công việc;
Truyền đạt và giám sát thực hiện chỉ đạo
• Chuẩn bị báo cáo tổng hợp hoạt động của các đơn vị trên cơ sở dữ liệu đã kiểm chứng, phục vụ công tác tham mưu, ra quyết định và hoạch định chiến lược của Hiệu trưởng.
• Tiếp nhận và truyền đạt chính xác, đầy đủ, kịp thời các chỉ đạo của Hiệu trưởng tới các đơn vị chức năng, khoa, phòng ban, trung tâm;
• Thu thập, kiểm tra và tổng hợp kết quả thực hiện; lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất trình Hiệu trưởng, kèm đánh giá mức độ hoàn thành, tồn tại và kiến nghị biện pháp khắc phục;
Hỗ trợ đối nội – đối ngoại
• Ghi nhận và theo dõi: Ghi chép biên bản, tổng hợp nội dung trao đổi, lập danh sách nhiệm vụ và thời hạn thực hiện; chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân liên quan để triển khai;
• Bảo đảm hình ảnh và uy tín: Phối hợp chuẩn bị nội dung, tài liệu, cơ sở vật chất, phương tiện truyền thông; bảo đảm hình ảnh, tác phong chuyên nghiệp, uy tín của Hiệu trưởng và Nhà trường trong mọi hoạt động đối ngoại;
• Tham gia cùng Hiệu trưởng trong các buổi tiếp khách, làm việc, họp, hội thảo, ký kết và các sự kiện đối nội, đối ngoại khác theo kế hoạch hoặc đột xuất; thực hiện đúng vai trò, nhiệm vụ được phân công;
• Theo dõi kết quả: Giám sát tiến độ và kết quả thực hiện các nhiệm vụ phát sinh từ hoạt động đối nội, đối ngoại; báo cáo Hiệu trưởng theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu.
Các công việc khác
• Tiếp nhận và triển khai các nhiệm vụ đặc biệt hoặc đột xuất theo phân công trực tiếp từ Hiệu trưởng; bảo đảm hoàn thành đúng tiến độ, yêu cầu chất lượng và tuân thủ quy định về bảo mật thông tin;
• Tham gia hỗ trợ các hoạt động khác của Nhà trường khi được yêu cầu, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng với các đơn vị, cá nhân liên quan.
