Thư Ký Kinh Doanh

Mục tiêu công việc: Hỗ trợ toàn diện cho bộ phận kinh doanh và Ban Giám đốc trong các công việc hành chính, văn phòng, chăm sóc khách hàng và quản lý đơn hàng. Đảm bảo quy trình xử lý đơn hàng từ khâu báo giá đến giao hàng và thanh toán diễn ra chính xác, nhanh chóng, đặc biệt lưu ý đến tính chính xác của quy cách hàng hóa (ốc vít, bulong).
Nhiệm vụ cụ thể:
Hỗ trợ quy trình bán hàng & Quản lý đơn hàng (80% thời lượng):
Theo dõi tiến độ: Theo dõi đơn hàng từ khi xác nhận đến khi giao hàng thành công, kịp thời thông báo cho khách hàng và sale về tiến độ.
Phối hợp giao hàng: Lên lịch và điều phối việc giao hàng với tài xế/bên vận chuyển, gửi thông tin tracking cho khách hàng.
Xử lý đơn hàng: Nhập đơn hàng vào hệ thống quản lý (phần mềm bán hàng/ERP).
Lập báo giá: Soạn thảo báo giá theo yêu cầu của khách hàng và theo biểu giá của công ty. Đặc biệt chú ý đến thông số kỹ thuật (Ví dụ: Bulong M10x50, mạ kẽm, cấp bền 8.8).
Phối hợp với bộ phận kho vụ để lên đơn hàng xuất kho hoặc xác nhận tiến độ sản xuất (đối với hàng gia công).
Tiếp nhận yêu cầu báo giá, đơn đặt hàng từ kinh doanh.
Kiểm tra tính khả dụng của hàng hóa trong kho (tồn kho, quy cách, chủng loại).
Quản lý chứng từ: Soạn thảo và quản lý các chứng từ liên quan: Hợp đồng mua bán, Phiếu xuất kho, Hóa đơn VAT, Chứng từ giao hàng (Chứng từ kiểm định CO/CQ nếu có).
Hỗ trợ hành chính văn phòng:
Quản lý văn phòng phẩm, hồ sơ, tài liệu, catalog sản phẩm của phòng.
Thu thập báo cáo doanh số, báo cáo công việc của nhân viên kinh doanh và tổng hợp cho quản lý.
Trả lời điện thoại, Zalo. Công việc khác.
Chăm sóc khách hàng:
Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh sau bán hàng (đổi trả, bảo hành (nếu có), khiếu nại).
Phối hợp KD giải đáp các thắc mắc của khách hàng về giá cả, sản phẩm, đơn hàng.

Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành: Kế toán, Quản trị kinh doanh, Thương mại, hoặc các ngành liên quan đến Cơ khí.
Kinh nghiệm: Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương tự (Ưu tiên ứng viên đã làm việc trong ngành thương mại vật tư, thiết bị công nghiệp, cơ khí).
Kỹ năng:
Kỹ năng giao tiếp tốt, lịch sự, nhã nhặn qua điện thoại và email.
Kỹ năng tổ chức công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel- đặc biệt là Excel: lọc dữ liệu, sử dụng công thức cơ bản, Pivot table là một lợi thế).
Kỹ năng làm việc nhóm và phối hợp giữa các phòng ban.
Phẩm chất:
Tư duy logic, ham học hỏi về sản phẩm.
Trung thực, có trách nhiệm với công việc.
Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác: Đây là yêu cầu quan trọng nhất vì sai sót về mã hàng, số lượng trong ngành ốc vít sẽ dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
Chịu được áp lực công việc cao trong giờ cao điểm.

Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp.
Mức lương: Thỏa thuận theo năng lực + Thưởng [KPI/tháng/quý/năm].
Được đào tạo chuyên sâu về sản phẩm và quy trình làm việc.
Được hưởng các chế độ phúc lợi: nghỉ lễ, Tết, du lịch, teambuilding, hiếu hỉ...
Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của pháp luật.

Cập nhật gần nhất lúc: 2026-02-28 01:35:02