* MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
- Trợ lý BLĐ ngoài việc tổ chức, tham mưu, giao tiếp, ra quyết định, trợ lý còn có trách nhiệm quản trị nhân sự, quản trị tài chính và bao quát tất cả công việc trong tổ chức và tổng hợp báo cáo BLĐ.
- Là vị trí nhân sự cấp cao, bao quát mọi công việc của tổ chức.
* NHIỆM VỤ
- Thay mặt BLĐ duy trì hoạt động điều hành toàn bộ các mặt hoạt động của Công ty với các Phòng ban: Tiếp nhận, xem tài liệu từ các phòng ban, bộ phận rồi trình lên giám đốc phê duyệt
- Chuẩn bị, tham dự các cuộc họp trong và ngoài Công ty theo yêu cầu của BLĐ :soạn thảo các hợp đồng, văn bản, tài liệu cần thiết cho các cuộc họp, gặp gỡ khách hàng hay báo cáo gửi lên Chủ tịch. Ngoài ra, Trợ lý cũng có trách nhiệm lưu trữ các loại giấy tờ, tài liệu cần thiết, quan trọng để có thể sử dụng khi cần thiết.
- Thực hiện tổ chức, sắp xếp và chuẩn bị mọi thứ cho các cuộc họp Hội đồng, cuộc họp khác nếu có tại doanh nghiệp, gửi thông báo cho các thành viên Ban lãnh đạo, những người cần tham gia các buổi họp và chuẩn bị nước uống, tài liệu, chỗ ngồi cho từng người,..
- Triển khai các chỉ đạo của BLĐ bằng các văn bản, thông báo, quyết định tới các bộ phận phòng ban, tiếp nhận thông tin phản hồi với cấp trên: Trợ lý là người phải nắm bắt được toàn bộ các quy trình hoạt động của các bộ phận như thế nào, kiểm soát tình hình sản xuất, kinh doanh một cách sát sao và báo cáo tình hình lên BLĐ theo yêu cầu.
- Thực hiện công tác đối nội và đối ngoại thay cho Chủ tịch khi cần thiết
- Tham gia đóng góp ý tưởng và lên kế hoạch cho các chương trình, hoạt động của công ty: Những kế hoạch, mục tiêu được đề ra, sau khi đã được các bộ phận trình lên Ban lãnh đạo các cấp, gửi đến Chủ tịch phê duyệt thì Trợ lý sẽ là người trực tiếp đảm nhận việc tham mưu, hoạch định cùng Chủ tịch để đưa ra quyết định triển khai xuống các bộ phận khác.
- Tiếp nhận, đọc, đánh giá số liệu và báo cáo tình hình tài chính của phòng vận hành, thực hiện phân tích số liệu nếu có yêu cầu từ giám đốc.
- Xử lý, giải quyết các vấn đề phát sinh khi BLĐ vắng mặt:
* TRÁCH NHIỆM
- Thực hiện các công việc theo yêu cầu từ Tổng giám đốc
- Báo cáo trực tiếp cho Tổng giám đốc
* QUYỀN HẠN
- Yêu cầu các bộ phận khác thực hiện theo chỉ thị của Tổng Giám Đốc và nội quy của Công ty.
- Yêu cầu các bộ phận trong công ty hoàn thành nhiệm vụ đã đề ra
