POSITION SUMMARY/ TÓM TẮT CÔNG VIỆC:
- The Personal Assistant is working closely to the General Director and organizing his calendar management, keeping General Director’s agenda, organize and prepare meeting rooms and keep minutes of all meetings in proper filing.
Trợ lý cá nhân làm việc chặt chẽ với Tổng Giám đốc và tổ chức quản lý lịch làm việc, chương trình làm việc cho Tổng Giám đốc, tổ chức và chuẩn bị các phòng họp và lưu giữ biên bản của tất cả các cuộc họp trong hồ sơ thích hợp.
- Attends meetings such as Morning Briefing, Department Heads Meeting, Executive Committee Meeting between GM with GD, , as requested. Takes minutes and interprets in those meetings should there be a need
Tham dự các cuộc họp như Họp giao ban, họp giữa Giám đốc điều hành và Tổng giám đốc, họp các đối tác khi được yêu cầu. Ghi biên bản cuộc họp và phiên dịch trong các cuộc họp đó.
- Directs all aspects of secretarial work in the hotel and owner, maintains the executive office and all matters relating to executive administration in a confidential, professional manner
Giải quyết các công việc Thư ký trong khách sạn và chủ đầu tư, duy trì văn phòng điều hành và tất cả các công việc liên quan đến quản trị với thái độ tự tin và chuyên nghiệp
- Is the point of contact between the GM, HODs, managers, other employees with General Director
Là đầu mối liên lạc giữa Giám đốc điều hành,các Trưởng bộ phận, cấp quản lý,cấp nhân viên với Tổng Giám Đốc
- Should be able to boost the communication and relations between GD and all employees
Có khả năng truyền tải thông tin cũng như thiết lập mối quan hệ giữa Tổng Giám đốc và đội ngũ nhân viên
- Interacts with guests and individuals outside the hotel including, but not limited to, current and potential clients , suppliers, competitors and other members of the local community
Giao tiếp với khách hàng và từng cá nhân bên ngoài khách sạn bao gồm nhưng không giới hạn, khách hàng hiện tại và tiềm năng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh và các thành viên cộng đồng
- Represents the hotel in a positive manner on and off duty
Đại diện khách sạn với thái độ tích cực cả trong công việc và ngoài công việc
- Reports directly to and communicates with the GD on all administrative matters
Báo cáo trực tiếp cho và giao tiếp với Tổng Giám đốc trong tất cả các công việc
- Day- to- day secretarial work to include typing, filing, faxes and telephone
Thực hiện công việc Thư ký bao gồm đánh máy, lưu trữ tài liệu, gửi fax và gọi điện thoại
- Co- ordinate and arranges activities accorded by the General Director’s office.
Phối hợp và sắp xếp công việc trong văn phòng Tổng Giám đốc.
- Appraise GD of the day to day activities of the section.
Nhắc nhở Tổng Giám đốc các công việc hàng ngày.
- Arrange appointments and meetings for the GD, recording same in diary and ensure the GD has the appropriate documentation for each appointment.
Sắp xếp các cuộc hẹn và họp cho Tổng Giám đốc, ghi lại trong Nhật ký công việc và đảm bảo Tổng Giám đốc có đầy đủ các tài liệu cần thiết cho mỗi cuộc hẹn/ họp.
- Perform hostess duties at staff, guest and other functions as required.
Hỗ trợ công việc đón tiếp khách tại các sự kiện
- Assesse priorities of work and assist in organizing GD’s priorities.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên giải quyết công việc và hỗ trợ Tổng Giám đốc thứ tự ưu tiên giải quyết công việc.
- Prepare replies to routine correspondence for GD’s signature.
Chuẩn bị các tài liệu phản hồi cần chữ ký của Tổng Giám đốc.
- Take dictation of correspondence as required.
Chuẩn bị các tài liệu phản hồi theo yêu cầu.
- Maintain the strictest confidentiality at all times on all matters.
Luôn duy trì tính bảo mật cao nhất trong mọi vấn đề.
- Distributes memos, letters and other information etc.
Điều phối thông báo, thư từ và các thông tin khác…
- Handles reservation as requested by GD
Xử lý các thông tin đặt phòng theo yêu cầu của Tổng Giám đốc
- Translates incoming letters, documents, articles as requested
Dịch các thư từ, tài liệu theo yêu cầu
- Contributes to boosting cross- departmental working methods thanks to his/her relational skills, adaptability and professionalism.
Góp phần thúc đẩy liên kết làm việc các phòng ban dựa vào kỹ năng quan hệ, khả năng thích ứng và cách làm việc chuyên nghiệp
- Maintain confidentiality of sensitive matters/issues.
Giữ bí mật trong các vấn đề/ đặc biệt những vấn đề nhạy cảm .
- Other job task which be required by GD.
Thực hiện các công việc khác được phân công bởi Tổng Giám đốc.
