Hỗ trợ Chủ tịch
- Hỗ trợ Chủ tịch trong quan hệ nội bộ và đối ngoại thông qua việc theo dõi các liên hệ để xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài.
- Tuân thủ các quy định, quy chế hiện hành liên quan đến các vấn đề của Hội đồng quản trị.
- Điều phối các cuộc họp của Ban lãnh đạo cấp cao và hỗ trợ công tác chuẩn bị cần thiết.
- Phối hợp với các bộ phận, đầu mối liên quan trong việc tổ chức họp, chuẩn bị tài liệu và ghi biên bản cuộc họp có sự tham gia của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Theo dõi các hành động cần thực hiện sau mỗi buổi họp, và nhắc nhở đốc thúc các bên liên quan đảm bảo tiến độ thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Làm việc chặt chẽ với Chủ tịch để nắm rõ các cam kết và trách nhiệm sắp tới.
- Giám sát việc thực hiện các quyết định, chỉ đạo và nhiệm vụ được Chủ tịch giao. Chủ động triển khai và thay mặt Chủ tịch Hội đồng quản trị đốc thúc các bộ phận thực hiện báo cáo theo yêu cầu, đồng thời làm đầu mối làm rõ yêu cầu cụ thể cho bộ phận, tổng hợp và đảm bảo báo cáo đồng nhất, trước khi trình lên Chủ tịch.
- Điều phối và tham gia các cuộc họp của Ban lãnh đạo cấp cao và hỗ trợ công tác chuẩn bị khi cần thiết.
- Rà soát các tài liệu/báo cáo trình Chủ tịch và các bên liên quan.. Đồng thời cần nắm rõ về chính sách, phân quyền phê duyệt, ủy quyền quy định, quy trình của công ty theo từng thời kỳ để tư vấn cho các bộ phận trình cũng như đảm bảo tuân thủ các văn bản trình trước khi trình lên Chủ tịch Hội đồng quản trị.-
Điều phối nhiệm vụ & dự án
- Chủ động tìm kiếm và hợp tác với các bộ phận liên quan để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai nhiệm vụ/dự án.
- Ưu tiên xử lý các yêu cầu và thắc mắc trong dự án, đồng thời chủ động làm trung gian giải quyết các xung đột.
- Tham gia các dự án về Chiến lược, Kinh doanh, Marketing, v.v theo phân công của Chủ tịch Hội đồng quản trị. Theo dõi tiến độ và chất lượng của các dự án, đặc biệt là các sáng kiến chiến lược, đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng theo yêu cầu. Tùy vào đặc thù một số dự án sẽ có trách nhiệm tự điều phối và làm đầu mối chính báo cáo Chủ tịch Hội đồng quản trị về tiến độ và chất lượng các dự án được phân công
Các nhiệm vụ khác
- Chuẩn bị bài thuyết trình, báo cáo, và nội dung phát biểu theo yêu cầu của Chủ tịch.
- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác và công việc đột xuất theo yêu cầu của Chủ tịch.
- Xử lý thông tin bảo mật với sự cẩn trọng và chuyên nghiệp, đảm bảo tuân thủ theo quy định bảo mật của Công ty. Thực hiện kiểm soát chặt chẽ các văn bản, tài liệu mật theo yêu cầu.
- Cập nhật và duy trì lịch làm việc của Chủ tịch để đảm bảo việc phối hợp họp hành, lịch hẹn và sự kiện quan trọng diễn ra đúng thời điểm.
- Cung cấp hỗ trợ hành chính toàn diện cho Chủ tịch, bao gồm quản lý lịch trình, tổ chức cuộc họp, sắp xếp lịch công tác, soạn thảo tài liệu, báo cáo và thư từ.
- Làm cầu nối giữa Chủ tịch với các phòng ban nội bộ hoặc đối tác bên ngoài nhằm đảm bảo giao tiếp và phối hợp trôi chảy.
