Trợ lý Điều hành đóng vai trò then chốt trong việc hỗ trợ Giám đốc điều hành xây dựng và vận hành công ty logistics từ giai đoạn đầu. Vị trí này tập trung vào điều phối các phòng ban, giám sát quy trình, đánh giá hiệu quả hoạt động và đảm bảo các mục tiêu chiến lược được thực thi đồng bộ và hiệu quả.
Nhiệm vụ chính:
Hỗ trợ CEO trong điều hành toàn bộ hoạt động công ty logistics
Thay mặt CEO xử lý vấn đề phát sinh khi được ủy quyền.
Phối hợp cả khối vận hành và khối văn phòng để đảm bảo tiến độ công việc, tính liên thông hệ thống và tuân thủ kế hoạch đề ra.
Làm việc trực tiếp với tất cả các phòng ban trong công ty logistics như: Điều phối giao hàng, Kho vận, Giao nhận – Tài xế, Mua hàng – Đối tác, Hành chính – Nhân sự, Kinh doanh B2B, Kế toán – Tài chính (khi có).
Theo sát chất lượng công việc, hỗ trợ xử lý các vướng mắc giữa các bộ phận.
Xây dựng và cải tiến hệ thống quản lý
Thiết lập và cập nhật các quy trình vận hành chuẩn (SOP) cho khối giao hàng, kho bãi, mua hàng, chăm sóc khách hàng hậu vận.
Đề xuất cải tiến công cụ, phần mềm, cách làm việc để tối ưu hiệu quả nội bộ.
Kết nối giữa các phòng ban để đảm bảo phối hợp trơn tru, tránh rời rạc giữa văn phòng – vận hành.
Giám sát và đánh giá tuân thủ quy trình
Kiểm tra định kỳ việc thực hiện SOP tại cả kho và các phòng ban văn phòng (nhân sự, kế toán, mua hàng...).
Tổng hợp báo cáo và đề xuất cải tiến vận hành cho CEO.
Đảm bảo hệ thống vận hành logistics đạt tiêu chuẩn về thời gian, chất lượng và chi phí.
Triển khai và theo dõi các dự án phát triển
Điều phối các dự án mở rộng: thành lập kho mới, triển khai hệ thống ERP/WMS, nâng cấp mô hình hoạt động.
Làm việc với đối tác chiến lược, nhà cung cấp, khách hàng doanh nghiệp cấp cao theo yêu cầu.
Là cầu nối giữa CEO và các bộ phận trong quá trình triển khai các kế hoạch chiến lược.
Theo dõi hiệu suất và tối ưu hoá hoạt động công ty
Đề xuất công nghệ, quy trình hoặc phương pháp tối ưu mới
Theo dõi các chỉ số KPI quan trọng như: thời gian giao hàng, năng suất kho, hiệu suất tài xế, chi phí vận hành, tỷ lệ sai đơn...
Phối hợp với phòng kế toán – tài chính, hành chính – nhân sự trong việc theo dõi ngân sách và hiệu suất chi phí.
