Công tác thư ký Giám đốc:
Chuẩn bị công tác hậu cần cho các chuyến đi công tác của Giám đốc.
Dịch văn bản, tài liệu theo yêu cầu của Giám đốc.
Theo dõi và xử lý các khoản thanh toán thuộc bộ phận thư ký và Giám đốc.
Tổ chức các sự kiện theo yêu cầu của Giám đốc
Quản lý, lưu trữ các văn bản pháp lý, bảo mật một cách khoa học.
Tiếp nhận cuộc hẹn từ các phòng ban, khách hàng, đối tác và lên lịch làm việc ngày/tuần/tháng cho Giám đốc, lưu ý các vấn đề gấp/quan trọng cần thực hiện.
Theo dõi và phối hợp với các phòng ban thực hiện các công tác liên quan đến đánh giá C- TPAT. Tham gia đánh giá cùng Ban C- TPAT thực hiện 12 tiêu chuẩn MSC, tổng hợp kết quả và báo cáo lại Giám đốc.
Tổ chức cuộc họp, ghi chép nội dung, biên soạn thành biên bản gửi đến các phòng ban/ theo dõi, đôn đốc quá trình thực hiện theo nội dung cuộc họp và báo cáo lại tiến độ cho Giám đốc.
Tiếp đón khách hàng/đối tác theo yêu cầu của Giám đốc.
Là cầu nối truyền thông giữa Giám đốc và các phòng ban.
Soạn thảo văn bản theo yêu cầu Giám đốc
Tiếp nhận và kiểm tra chéo các văn bản trình ký của các phòng ban. Lập sổ theo dõi văn bản trình ký, ngày tiếp nhận, ngày hoàn trả, hồ sơ bị từ chối phê duyệt.
Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Giám đốc.
Công tác hỗ trợ nghiệp vụ các phòng ban và báo cáo tiến độ công việc cho Giám đốc:
Hỗ trợ Giám đốc giám sát tiến độ triển khai dự án mới: giám sát & nhắc nhở các bộ phận hoàn thành công việc theo thời hạn, báo cáo tiến độ dự án cho Giám đốc
Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về các trách nhiệm được mô tả.
Hỗ trợ & giám sát các phòng ban trong các vấn đề nghiệp vụ: báo cáo kịp thời các vấn đề vướng mắc trong quá trình vận hành của các phòng ban, giám sát các phòng ban xử lý các vấn đề phát sinh và báo cáo lại Giám đốc khi nhận thấy vấn đề chưa được xử lý thỏa đán, có ảnh hưởng không tốt đối với uy tín, doanh thu, lợi nhuận của công ty.
Triển khai chỉ đạo từ Ban Giám đốc (BGĐ) đến các phòng ban nghiệp vụ toàn công ty.
Tư vấn, tham mưu và đề xuất giải pháp để Giám đốc xử lý công việc.
Tìm hiểu và xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban.
Đại diện Giám đốc làm việc với các đơn vị cung ứng dịch vụ.
Thay mặt Giám đốc tham dự các cuộc họp quan trọng cùng đối tác/ khách hàng có sự hỗ trợ của các Trưởng bộ phận chuyên môn.
Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của Công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự chỉ định của Ban Giám Đốc, tuân thủ và thực hiện các chính sách của công ty
