**Quản lý mẫu (sample services), brochure và các tài liệu bán hàng của nhóm:
- Lưu trữ, theo dõi, bảo quản toàn bộ mẫu (sample services) của nhóm về số lượng, chủng loại, hạn dùng, điều kiện bảo quản, cách thức sắp xếp….
- Liên hệ xin mẫu trực tiếp từ nhà cung cấp đối với các mẫu mới và/hoặc khi các mẫu hiện có trong kho đã đến hạn mức tối thiểu cho phép (quy định cụ thể đối với từng loại mẫu), lưu trữ hồ sơ nhận mẫu (COA, MSDS,…);
- Làm việc trực tiếp với nhà cung cấp để hoàn tất bộ hồ sơ nhập khẩu mẫu. Cung cấp tài liệu kỹ thuật về mẫu đến bộ phận Commercial Services (CS) để thực hiện đăng ký xin giấy phép nhập khẩu, đăng ký sản phẩm và công bố sản phẩm;
- Gởi mẫu và tài liệu kỹ thuật về mẫu đến khách hàng của nhóm, bao gồm: phân liều mẫu, dán nhãn, gởi và theo dõi lưu thông mẫu, theo dõi và báo cáo việc sử dụng mẫu của khách hàng;
- Sắp xếp, bảo quản, lưu trữ vào theo dõi các brochure về sản phẩm của nhóm.
- Chuẩn bị và quản lý các bộ tài liệu bán hàng (sales tool, sales kit) bao gồm hộp mẫu chào hàng, bộ hồ sơ các thư giới thiệu sản phẩm đã in sẵn,…
** Trợ lý các hoạt động thương mại và hoạt động chung của nhóm:
- Điều phối các công việc của nhân viên bán hàng khi nhân viên bán hàng đi công tác, bao gồm:
- Liên hệ nhà cung cấp xin các thông tin về báo giá, cung cấp báo giá đến khách hàng; cung cấp thông tin liên quan đến bộ phận CS để lập hợp đồng thương mại;
- Thực hiện việc gởi và theo dõi quá trình lưu thông mẫu, tài liệu kỹ thuật đến khách hàng.
- Thực hiện các công tác chuẩn bị, tiếp đón nhà cung cấp, khi nhà cung cấp đến thăm và làm việc tại Công ty, bao gồm: tổng hợp thông tin về chuyến thăm, đặt phòng họp, đặt xe, đặt vé máy bay các chuyến bay nội địa …; tạm ứng và thanh quyết toán tạm ứng cho các chuyến công tác có nhà cung cấp;
- Tham gia tích cực vào công tác tổ chức các hội thảo kỹ thuật của nhà cung cấp theo quy trình;
**Quản trị văn phòng chi nhánh, phối hợp cùng các bộ phận Kế Toán, Nhân sự, Xuất nhập khẩu với văn phòng chính ở TP.HCM nhằm hỗ trợ cho bộ phận kinh doanh triển khai bán hàng.
