Trợ Lý Vận Hành (Operation Executive Assistant)

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC (ROLE PURPOSE)

Theo sát tiến độ, nhắc – thúc – chốt công việc để đảm bảo tất cả đầu ra đạt tiêu chuẩn CEO.
Tạo không gian để CEO tập trung vào chiến lược, sản phẩm và con người.
Kết nối các phòng ban để hệ thống làm việc liền mạch, không đứt đoạn.
Hỗ trợ CEO quản lý, điều phối và giám sát các hoạt động vận hành trong công ty.
Biến tư duy – mục tiêu – chỉ đạo của CEO thành đầu việc rõ ràng cho các phòng ban.

NHIỆM VỤ CHÍNH (KEY RESPONSIBILITIES)A. Hỗ trợ & thay mặt CEO trong công việc hàng ngày

Follow- up tất cả đầu việc sau họp cho đến khi hoàn thành.
Xử lý các việc nhỏ – trung bình thay CEO để CEO không bị phân tán.
Tham gia họp cùng CEO, ghi biên bản, chốt đầu ra → gửi lại phòng ban.
Chuẩn bị tài liệu, số liệu, agenda cho các buổi họp của CEO.
Tổng hợp công việc CEO đang theo dõi → phân loại mức độ ưu tiên.

Truyền đạt và triển khai ý CEO xuống các phòng ban

Đảm bảo thông tin không bị lệch, thiếu, hiểu sai.
Kiểm tra đầu ra phòng ban trước khi gửi CEO.
Chuyển lời CEO thành đầu việc rõ ràng, có deadline, có người phụ trách.
Nhắc tiến độ theo nhịp: ngày – tuần – tháng.

Theo dõi vận hành toàn bộ công ty

Theo sát hoạt động của các phòng: Sản phẩm – Mua hàng – Sản xuất – Kho – Kinh doanh – Marketing – CSKH – Kế toán.
Phối hợp giữa các phòng ban để giảm xung đột & tăng tốc độ công việc.
Nhận diện sớm các điểm nghẽn vận hành, đề xuất giải pháp với CEO.
Hỗ trợ chuẩn hóa quy trình, tài liệu, biểu mẫu vận hành.

Quản lý công việc & báo cáo

Tổng hợp báo cáo ngày/tuần/tháng cho CEO (form 1 trang).
Kiểm tra việc thực thi theo đúng quy trình nội bộ.
Quản lý dashboard/task list của toàn công ty (Notion/Lark/Google Sheets…).
Cập nhật trạng thái từng đầu việc, đánh dấu các vấn đề phát sinh.

Công việc thay mặt CEO

Đại diện CEO làm việc với một số đối tác khi cần.
Kiểm duyệt tài liệu trước khi trình CEO hoặc gửi ra ngoài.
Truyền thông nội bộ các thông báo, quy định, định hướng.

YÊU CẦU NĂNG LỰC (REQUIREMENTS)A. Kiến thức – kỹ năng

Kỹ năng tổ chức công việc tốt, quản lý deadline mạnh.
Kiến thức cơ bản về vận hành doanh nghiệp (operation literacy).
Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: rõ – khéo – logic.
Hiểu cấu trúc & workflow của các phòng ban: sản phẩm – mua hàng – sản xuất – kho – bán hàng – marketing – tài chính.
Kỹ năng tổng hợp thông tin thành 1 trang (executive summary).
Thành thạo Google Workspace / Notion / Lark / Excel.

Phẩm chất cá nhân

Chủ động mạnh – không chờ giao việc.
Trung thực, giữ bí mật, có trách nhiệm cao.
Nhanh nhẹn, nhạy bén, hiểu kỳ vọng của CEO.
Đầu óc hệ thống, suy nghĩ logic.
Điềm tĩnh, ít drama, EQ tốt.
Ngăn nắp, sạch sẽ, cẩn thận.

Trình độ – kinh nghiệm

Ưu tiên người đã từng làm trong SME, startup, thương mại điện tử, thời trang.
Có thái độ cầu tiến và muốn gắn bó lâu dài.
1–3 năm kinh nghiệm trong vai trò: trợ lý CEO, vận hành, điều phối, admin hoặc các vị trí liên quan.

QUYỀN LỢI

Lương + thưởng theo hiệu quả công việc.
Được tiếp cận toàn bộ hệ thống L’AMME từ sản phẩm → tài chính.
Lộ trình thăng tiến lên Operation Executive / Operation Lead.
Môi trường có tốc độ cao, học được tư duy vận hành & quản trị cấp CEO.

Cập nhật gần nhất lúc: 2025-12-15 18:40:02