Location: 112 Trần Phú, Cái Khế, Ninh Kiều, Cần Thơ
Position Purpose
The Accountant is responsible for supporting the finance department in managing financial transactions, ensuring accurate reporting, and maintaining compliance with accounting standards. This role assists in accounts payable and receivable, prepares financial reports, and contributes to the overall financial health of the hotel.
Duties & Key Responsibilities
Accounts Payable
• Review payments and submit to the Cluster Assistant Director of Finance for approval.
• Audit and account for purchase orders, invoices, and supplier records.
• Maintain confidentiality and ensure proper rates for foreign currency payments.
• Keep an organized filing system and respond to inquiries promptly.
• Balance monthly supplier statements and follow up on missing invoices.
• Ensure invoices are approved and have supporting documentation before payment.
• Record and reconcile invoices accurately using the correct ledger and cost centre codes.
Cost Management
• Verify the receipt of goods and check against purchase orders.
• Assist in inventory management and stock level monitoring, including monthly stock takes.
• Conduct regular inspections of storerooms to maintain compliance.
• Ensure security of all stores and control access.
• Collaborate with the Cluster Purchasing Manager to manage costs effectively while maintaining quality.
• Record and verify food and beverage invoices, ensuring accuracy.
Income Audit
• Audit guest ledgers and entertainment checks for proper authorization.
• Collect F&B and Front Office bills, ensuring totals match trial balance reports.
• Prepare reports on void checks and coupons for promotions, working with the Senior Accountant.
• Maintain a record of cashier discrepancies and prepare monthly summaries.
General Cashier Duties
• Count cashiers’ envelopes daily with a witness and prepare daily deposit reports.
• Record and reconcile petty cash, ensuring proper documentation.
• Reconcile house funds with the general ledger account monthly.
• Reimburse cashiers for disbursements and ensure proper fund security.
• Safeguard access to the General Cashier’s float and safe.
Accounts Receivable
• Reconcile credit card transactions with sales slips and trial balance reports.
• Coordinate with banks for credit card issues and city ledger document collection.
Purchasing
• Receive and verify incoming goods against purchase orders and invoices.
• Coordinate with the purchasing department and other teams to ensure timely deliveries.
• Assist in maintaining stock levels and placing orders when necessary.
• Inspect goods for quality and accuracy, report any discrepancies to suppliers.
• Update inventory records and ensure proper storage of items.
_________________________________________________________________________________
Mục đích
Kế toán chịu trách nhiệm hỗ trợ bộ phận tài chính trong việc quản lý các giao dịch tài chính, đảm bảo báo cáo chính xác và duy trì tuân thủ các chuẩn mực kế toán. Vị trí này hỗ trợ trong việc thanh toán và thu tiền, chuẩn bị báo cáo tài chính và đóng góp vào sự phát triển tài chính của khách sạn.
Nhiệm vụ & Trách nhiệm
Thanh toán phải trả (Accounts Payable):
• Kiểm tra và ghi nhận các đơn đặt hàng, hóa đơn và hồ sơ nhà cung cấp.
• Cân đối bảng sao kê nhà cung cấp hàng tháng và theo dõi các hóa đơn thiếu.
• Duy trì tính bảo mật và đảm bảo tỷ giá chính xác cho các khoản thanh toán bằng ngoại tệ.
• Đảm bảo hóa đơn đã được phê duyệt và có tài liệu hỗ trợ trước khi thanh toán.
• Giữ hệ thống lưu trữ ngăn nắp và trả lời các yêu cầu một cách nhanh chóng.
• Xem xét các khoản thanh toán và gửi cho Phó Giám đốc Tài chính Chuỗi để phê duyệt.
• Ghi chép và đối chiếu hóa đơn chính xác, sử dụng mã sổ sách và mã trung tâm chi phí đúng.
Quản lý chi phí (Cost Management):
• Hỗ trợ trong việc quản lý hàng tồn kho và theo dõi mức tồn kho, bao gồm kiểm kê hàng tháng.
• Hợp tác với Quản lý Mua hàng Chuỗi để quản lý chi phí hiệu quả trong khi vẫn duy trì chất lượng.
• Đảm bảo an ninh cho tất cả các kho hàng và kiểm soát quyền truy cập.
• Xác minh việc nhận hàng và kiểm tra đối chiếu với đơn đặt hàng.
• Thực hiện kiểm tra định kỳ các kho hàng để đảm bảo tuân thủ.
• Ghi nhận và kiểm tra hóa đơn thực phẩm và đồ uống, đảm bảo tính chính xác.
Kiểm soát nguồn thu (Income Audit):
• Duy trì hồ sơ về sự chênh lệch của thu ngân và chuẩn bị các bản tóm tắt hàng tháng.
• Kiểm tra sổ cái và các chứng từ để đảm bảo phê duyệt hợp lệ.
• Thu thập hóa đơn F&B và Front Office, đảm bảo tổng số khớp với báo cáo (trial balance).
• Chuẩn bị báo cáo về các hóa đơn hủy và phiếu quà tặng cho các chương trình khuyến mãi, làm việc với Kế toán trưởng.
Nhiệm vụ thu ngân tổng hợp (General Cashier Duties):
• Ghi chép và đối chiếu tiền mặt vặt, đảm bảo có tài liệu hỗ trợ hợp lệ.
• Đối chiếu quỹ nhà với tài khoản sổ cái tổng hợp hàng tháng.
• Bảo vệ quyền truy cập vào quỹ thu ngân tổng hợp và két sắt.
• Đếm bao thư thu ngân hàng ngày cùng với người chứng kiến và chuẩn bị báo cáo nộp tiền hàng ngày.
• Hoàn trả cho thu ngân các khoản chi tiêu và đảm bảo bảo mật quỹ.
Thanh toán phải thu (Accounts Receivable):
• Phối hợp với các ngân hàng để giải quyết vấn đề thẻ tín dụng và thu thập các tài liệu từ sổ cái.
• Đối chiếu giao dịch thẻ tín dụng với phiếu bán hàng và báo cáo.
Mua hàng (Purchasing):
• Phối hợp với bộ phận mua hang chuỗi và các bộ phận khác để đảm bảo giao hàng đúng hạn.
• Hỗ trợ trong việc duy trì mức tồn kho và đặt hàng khi cần thiết.
• Cập nhật hồ sơ tồn kho và đảm bảo lưu trữ đúng cách các mặt hàng.
• Nhận và xác minh hàng hóa nhập vào so với đơn đặt hàng và hóa đơn.
• Kiểm tra chất lượng và độ chính xác của hàng hóa, báo cáo bất kỳ sự chênh lệch nào cho nhà cung cấp.
