* Quản lý, điều hành các hoạt động Hành chính
- Tham mưu, giúp việc cho Ban lãnh đạo trong công tác: tổ chức, điều hành, kiểm soát mọi hoạt động về hành chính quản trị, văn phòng của Tập đoàn và các đơn vị thành viên.
- Tổ chức, quản lý, phân công nhiệm vụ và xây dựng chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho nhân viên dưới quyền theo quy định của Tập đoàn.
- Xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, các chính sách quản lý liên quan đến công tác hành chính quản trị (Quy định ra vào Công ty, quy định sử dụng trang thiết bị tài sản,…)
* Tổ chức thực hiện công tác đối ngoại, lễ tân đón tiếp
- Trực tiếp tham gia công tác ngoại giao, tiếp đón khách theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo.
- Trực tiếp giao dịch với các cơ quan, ban ngành tại địa phương nơi Công ty đặt trụ sở và các cơ quan chính quyền khác trong phạm vi trách nhiệm công việc được giao.
- Tổ chức các sự kiện của Tập đoàn như lễ nghi, khánh tiết trong các ngày lễ, tết, hội nghị… và lễ tân đón tiếp khách ra vào công ty.
* Thực hiện công tác mua sắm, quản lý tài sản, vật tư, TTB, VPP, cơ sở vật chất,…
- Tổ chức, chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ tài sản, hồ sơ bảo hiểm tài sản các loại;
- Xây dựng các quy trình, quy định, chế tài liên quan đến việc mua sắm, quản lý, bảo quản, sử dụng, … TTB và phổ biến, hướng dẫn các đơn vị thực hiện
- Tổ chức công tác kiểm kê đánh giá tài sản TTB định kỳ hoặc đột xuất tại cơ quan Tập đoàn và tham gia Hội đồng kiểm kê tài sản của Tập đoàn.
- Tổ chức việc mua sắm tài sản, giám sát công tác lắp đặt, bàn giao nghiệm thu và làm thủ tục thanh toán theo quy trình của Công ty.
- Lập các định mức sử dụng vật tư, văn phòng phẩm, … tiết kiệm, hiệu quả trình Ban lãnh đạo phê duyệt
* Tổ chức triển khai dịch vụ hành chính
- Tổ chức, triển khai việc đảm bảo vệ sinh môi trường, vệ sinh lao động trong toàn Tập đoàn.
- Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty
- Tổ chức và chỉ đạo trực tiếp việc sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định của Pháp luật và của Công ty
- Tổ chức cung ứng các dịch vụ IT, điện thoại, trông giữ xe, bếp ăn tập thể, …
- Quản lý, điều hành và trực tiếp điều động xe cho CBNV đi công tác
- Lập kế hoạch chi tiêu, quyết toán tài chính hàng tháng phục vụ cho hoạt động của Văn phòng
- Tổ chức, điều hành công tác luân chuyển văn bản, văn thư lưu trữ, soạn thảo công văn…
* Thay mặt Ban lãnh đạo chỉ đạo, điều hành, giải quyết các công việc về Nhân sự
- Chỉ đạo thực hiện, phê duyệt các nội quy, quy chế, quy trình, quy định nhằm chuẩn hóa các hoạt động quản lý, điều hành về tổ chức, chuyên môn nghiệp vụ trên toàn Tập đoàn/ tại cơ quan Tập đoàn.
- Chỉ đạo xây dựng cơ cấu tổ chức, định biên nhân sự trên toàn Tập;
- Chỉ đạo thực hiện, phê duyệt các chế độ, chính sách đối với người lao động (tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm; chế độ ưu đãi/ ràng buộc, …);
- Chỉ đạo thực hiện, phê duyệt kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng.
* Giám sát, chỉ đạo thực hiện các thủ tục hành chính liên quan pháp lý
- Ký duyệt các văn bản giao dịch, văn bản nội bộ thuộc nhóm công việc chuyên môn phụ trách theo phạm vi được ủy quyền.
- Chỉ đạo triển khai thực hiện các thủ tục liên quan đến hồ sơ pháp lý doanh nghiệp sau khi thông qua Ban lãnh đạo (như thay đổi đăng ký kinh doanh, thủ tục mở chi nhánh, …)
* Công tác khác
- Các công tác khác theo nội dung ủy quyền trực tiếp của Ban lãnh đạo.
