công việc, thông báo những quy định – chính sách mới.
Lắng nghe, tâm tư, nguyện vọng nhân viên, giải quyết hợp tình, hợp lý các khiếu nại nếu có.
Trực tiếp tham gia vào quá trình phỏng vấn, tuyển chọn, đàm phán chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới.
Tổ chức họp định kỳ, đột xuất bộ phận lễ tân để khiển khai công việc, thông báo những quy định – chính sách mới.
Lên lịch lịch làm việc cho nhân viên trong bộ phận.
Phân công việc hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới của bộ phận.
Hỗ trợ trực tiếp công việc FO, CSKH khi có biến động nhân sự.
Lên kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận.
Giải quyết các vấn đền liên quan đến nhân sự của bộ phận.
Đánh giá hiệu suất và thái độ làm việc của nhân viên.
Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong và thái độ làm việc của các nhân viên trong bộ phận.
Lên kế hoạch tuyển chọn nhân sự và phối hợp với bộ phận liên quan triển khai thực hiện để đảm bảo bộ phận luôn có đủ lực lượng nhân sự cần thiết.
Kiểm soát
Dữ liệu, chứng từ liên khách, công ty bảo mật.
Hồ sơ an toàn, môi trường, sức khỏe, PCCC, an ninh
Trách Nhiệm Hành Chính
Lập các mẫu form cần cho quá trình hoạt động của bộ phận.
Phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu, giải quyết nhanh những phàn nàn để khách luôn hài lòng.
Quản lý chi phí của bộ phận nhằm mang lại doanh thu phòng cao nhất và chuẩn bị hóa đơn đầy đủ cho từng khách hàng.
Hỗ trợ nhân viên lễ tân đón tiếp khách đoàn, khách VIP, khách thân quen, khách ở dài hạn, đảm bảo khách luôn hài lòng.
Trực tiếp cập nhật hoặc giám sát việc cập nhật trên hệ thống EZ Cloud tình trạng phòng khách dài hạn, ngắn hạn. doanh thu, đảm bảo sự chính xác.
Hỗ trợ triển khai các hoạt động Marketing của khách sạn.
Giám sát hoặc trực tiếp check in – check out khách dài hạn cùng với CSKH, nhân viên bộ phận KD.
Giám sát quy trình tiếp nhận khách trên kênh OTA. Set up giá phòng, mở bán trên các trang OTA. Xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến việc booking, cancel booking, overbook, no show.
Thực hiện quy trình đảm bảo an toàn trong giao dịch bằng tiền, bằng thẻ và các giao dịch tài chính khác.
Giám sát chặt chẽ quy trình và trực tiếp thực hiện: Check in- check out khách ngắn hạn, dài hạn.
Giám sát và cập nhật tình trạng tái tục hoặc không tái tục của khách dài hạn từ bộ phận Kinh Doanh.
Trực tiếp và giám sát theo dõi fanpage và hot line tiếp nhận phản ánh và phản hồi thông tin đến khách. Trường hợp các vấn đề liên quan đến các bộ phận Kinh Doanh, Buồng Phòng, Bảo Trì, Bảo Vệ thì liên hệ trực tiếp đến Quản lý bộ phận đó để có hướng xử lý và phản hồi thông tin đến khách.
Tổ chức kiểm kê tài sản FO định kỳ vào mỗi cuối tháng.
Phản ứng kịp thời trong các tình huống khẩn cấp: báo cháy, mưa bão, đe dọa xô xát…
Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận xử lý những yêu cầu khó của khách, những phàn nàn mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được.
Giám sát việc gửi quà tặng, lời chúc Sinh nhật, lễ tết đến khách hàng.
Làm các báo cáo theo quy định của khách sạn.
Kiểm tra giá phòng khách trên hệ thống để đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác theo các chương trình khuyến mãi, mùa cao điểm.
Thường xuyên kiểm tra nhật ký công việc của bộ phận để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đầy đủ.
Giám sát hoặc hỗ trợ trực tiếp nhận bill thanh toán gửi khách hàng dài hạn các tòa nhà vào đầu mỗi tháng.
Thực hiện các công việc khác khi được giám đốc, chủ đầu tư yêu cầu.
Thay Thế Và Nhiệm Vụ Tạm Thời
Bản mô tả công việc này chỉ liệt kê một số công việc chính mà chưa liệt kê được hết toàn bộ công việc. Ban Giám đốc có thể giao cho nhân viên bất kỳ công việc nào khác theo yêu cầu cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh.
Sẵn sàng và có trách nhiệm khi được cấp trên giao cho bất kỳ nhiệm vụ nào khác.
Nhiệm Vụ Chung
Tổ chức phân công công việc cho các tổ trưởng, nhân viên trong bộ phận.
Lên kế hoạch và triển khai thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận lễ tân.
