Điều phối công việc bộ phận lễ tân
• Kiểm tra giá phòng khách trên hệ thống để đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác theo các chương trình khuyến mãi, mùa cao điểm…
• Đôn đốc, kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các nhân viên trong bộ phận.
• Tổ chức phân công công việc cho các giám sát, nhân viên trong bộ phận.
• Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong và thái độ làm việc của các nhân viên trong bộ phận.
• Lên kế hoạch và triển khai thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận lễ tân.
Đón tiếp khách VIP, khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn
• Lên phương án chuẩn bị các công tác đón tiếp khách VIP và đảm bảo việc chuẩn bị được thực hiện hoàn hảo.
• Hỗ trợ nhân viên lễ tân đón tiếp khách đoàn, khách trung thành, khách ở dài hạn, đảm bảo khách luôn hài lòng.
• Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận chào đón, phục vụ, tiễn khách VIP, đảm bảo khách được phục vụ tốt nhất.
Xử lý các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng
• Phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu, giải quyết nhanh những phàn nàn để khách luôn hài lòng.
• Lưu lại những phàn nàn khó xử lý và cách giải quyết thích hợp để hướng dẫn nhân viên xử lý khi gặp lại tình huống tương tự
• Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận xử lý những yêu cầu khó của khách, những phàn nàn mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được.
Tuyển chọn nhân sự
• Trực tiếp tham gia vào quá trình phỏng vấn, tuyển chọn, đàm phán chế độ đãi ngộ cho nhân viên mới.
• Lên kế hoạch tuyển chọn nhân sự và phối hợp với bộ phậm liên quan triển khai thực hiện để đảm bảo bộ phận luôn có đủ lực lượng nhân sự cần thiết.
Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự
• Đảm bảo tính hiệu quả của các khóa đào tạo.
• Lên kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận.
• Phân công việc hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới của bộ phận.
Các công việc khác
• Làm các báo cáo theo quy định của khách sạn.
• Hỗ trợ ban giám đốc khách sạn các công việc hành chính.
• Phản ứng kịp thời trong các tình huống khẩn cấp: báo cháy, mưa bão,....
• Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên trong bộ phận và với các bộ phận khác trong khách sạn.
• Tổ chức họp định kỳ, đột xuất bộ phận lễ tân để khiển khai công việc, thông báo những quy định – chính sách mới…
• Tham gia đầy đủ các cuộc họp với ban giám đốc.
• Hỗ trợ triển khai các hoạt động Marketing của khách sạn.
• Thường xuyên kiểm tra nhật ký công việc của bộ phận để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đầy đủ.
• Tham gia các khóa đào tạo về lễ tân.
• Lập các mẫu form cần cho quá trình hoạt động của bộ phận.
• Thực hiện các công việc khác khi được giám đốc, chủ đầu tư yêu cầu.
