Phối hợp quản lý bộ phận tiền sảnh :
- Thực hiện công việc của 1 lễ tân khi bộ phận có người nghỉ tuần hoặc nghỉ có lý do.
- Thực hiện việc giám sát hoạt động bộ phận tiền sảnh của khách sạn, đảm bảo các vị trí làm việc đúng quy trình, hiệu quả. Đặc biệt việc chăm sóc khách lưu trú tại khách sạn.
- Trực tiếp kiểm tra việc chuẩn bị, setup phòng cho khách VIP ( nếu có ).
- Kiểm tra nhắc nhở nhân viên và đảm bảo tất cả các thư từ, bưu phẩm, tin nhắn… được chuyển đến khách hàng nhanh nhất.
- Thường xuyên cập nhật những thông tin mới nhất về các dịch vụ của khách sạn để
- Trực tiếp chào đón khách VIP, khách đoàn đến lưu trú tại khách sạn theo nghi thức phù hợp.
- Điều phối công tác tiếp đón khách check in và check out trong ngày.
- Kiểm tra danh sách phòng khách đến trong ngày, đặc biệt các phòng khách VIP.
phổ biến cho đội ngũ nhân viên.
Giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách
- Nhanh chóng báo cáo lên Ban giám đốc những sự việc quá quyền hạn, khả năng giải quyết.
- Ghi nội dung các yêu cầu, khiếu nại xảy ra trong ca làm việc vào sổ ghi chép và giải quyết ngay có thể hoặc xin ý kiến BGĐ để giải quyết kịp thời.
- Tiếp nhận các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng, giải quyết nhanh nhất để khách hài lòng.
Kiểm tra hoạt động các khu vực trong khách sạn
- Trong ca làm việc, thực hiện việc kiểm tra hoạt động các khu vực trong khách sạn : sảnh, spa, nhà hàng, quầy bar, hành lang, phòng gym, bể bơi… để kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh và có hướng xử lý nhanh chóng.
- Đảm bảo các khu vực đóng/mở đúng thời gian quy định
Hướng dẫn, đào tạo nhân viên
- Tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên khách sạn theo lịch được phân công.
- Trực tiếp hoặc chỉ đạo việc hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên lễ tân, tiền sảnh mới của khách sạn.
Các nhiệm vụ khác
- Định kỳ phối hợp với các bộ phận liên quan kiểm tra toàn bộ khách sạn, đặc biệt là những vấn đề liên quan đế hệ thống điện nước, các máy móc thiết bị…ảnh hưởng đến khách hàng.
- Khuyến khích khách hàng tham gia nhận xét về chất lượng dịch vụ của khách sạn, lưu ý những nhận xét, ý kiến đặc biệt để tiến hành xác minh và có hướng điều chỉnh cho phù hợp.
- Tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ khi được khách sạn tạo điều kiện.
- Trước và sau mỗi ca làm việc, họp bàn giao với quản lý ca trực khác về những vấn đề đặc biệt xảy ra trong ca làm việc.
- Họp định kỳ bộ phận tiền sảnh hàng tuần, tháng và gửi biên bản họp theo qui định của khách sạn.
- Làm các báo cáo, kế hoạch thực hiện công việc theo quy định và tham gia đầy đủ các cuộc họp liên quan.
- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.
- Thường xuyên trao đổi công việc điều hành với đại diện chủ đầu tư, chủ đầu tư để nắm bắt thông tin và giải quyết xử lý tình huống trong khách sạn được kịp thời và phù hợp với định hướng của khách sạn.
