Xây dựng, cải tiến các quy trình, chính sách liên quan đến quản trị mua hàng: quy trình quản lý nhà cung cấp, quy trình mua hàng, chính sách mua hàng... Đảm bảo việc thực hiện và tuân thủ các quy trình, quy định, chính sách liên quan đến hoạt động mua hàng.
Soát xét, đánh giá các hợp đồng mua hàng và các đơn đặt hàng theo đúng quy định của Công ty. Đại diện công ty đàm phán, thỏa thuận hợp đồng; theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.
Tổ chức phân loại và lưu trữ hồ sơ sản phẩm, hàng hóa để dễ dàng tìm kiếm nguồn thông tin sản phẩm, hàng hóa.
Dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh; phân tích nhu cầu mua hàng; phân tích các yếu tố thị trường, đối thủ cạnh tranh; đưa ra dự báo xu hướng và tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc các vấn đề liên quan đến việc hoạch định – tổ chức hoạt động mua hàng và cung ứng vật lực phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Tổng hợp, phân tích chi phí mua hàng định kỳ kết hợp với khảo sát thị trường để đưa ra các giải pháp tối ưu hoạt động mua hàng.
Xây dựng các tiêu chí, tiêu chuẩn đánh giá Nhà cung cấp. Tìm kiếm mọi kênh cung cấp hàng hóa – NVL, liên tục mở rộng danh sách nhà cung cấp tiềm năng để khai thác nguồn cung cấp có tính cạnh tranh cho Công ty.
Thực hiện các hoạt động: tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân sự; giao mục tiêu và đánh giá chất lượng, khối lượng công việc của các nhân sự trong phòng.
Soát xét các hồ sơ đề nghị thanh toán chuyển tiếp Trưởng phòng/phòng kế toán đối chiếu. Theo dõi, đối chiếu công nợ, thanh lý hợp đồng, thu hồi công nợ.
Quản lý các hồ sơ chứng từ mua sắm: Lưu trữ hồ sơ chứng từ & Bàn giao chứng từ gốc liên quan cho các bộ phận tương ứng.
Thực hiện các công việc theo yêu cầu của cấp trên.
Quản trị danh sách nhà cung cấp và tổ chức đánh giá định kỳ/ đột xuất nhà cung cấp để có đề xuất thay đổi, cải thiện nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả cho công tác mua hàng. Duy trì và phát triển tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp.
Phối hợp với các bộ phận liên quan để kiểm tra, giám sát chất lượng hàng hóa theo từng nguồn hàng, đợt hàng. Có biện pháp đánh giá và cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý chất lượng hàng hóa. Chủ trì giải quyết các phản ánh và xử lý các tranh chấp/ phát sinh với nhà cung cấp.
Kết hợp với bộ phận kế hoạch, sản xuất... lên kế hoạch thu mua hàng hóa đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu, trang thiết bị,... phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, vận hành... của doanh nghiệp theo tháng /quý /năm.
