Giám sát và điều phối công việc trong ca
- Giám sát khu vực tiền sảnh hàng ngày, phân công công việc và giám sát công việc đảm bảo các nhân viên trong bộ phận làm việc theo đúng các tiêu chuẩn yêu cầu.
- Giám sát khu vực tiền sảnh và các khu vực liên quan theo yêu cầu
- Giám sát việc thực hiện các thủ tục check- in, check- out và quản lý doanh thu.
- Kiểm tra và đảm bảo mọi dịch vụ từ lúc khách đặt phòng đến lúc khách rời khỏi khách sạn được thực hiện theo đúng quy trình.
- Bố trí đủ nhân viên trực trong thời gian ăn giữa ca để không ảnh hưởng đến hoạt động đón tiếp và phục vụ khách.
- Hỗ trợ quản lý, vận hành tốt các hoạt động của Tổ Lễ tân tuân theo tiêu chuẩn của Khách sạn.
Đón tiếp khách VIP, khách đoàn:
- Cập nhật danh sách khách VIP, khách đoàn hàng ngày để xếp phòng phù hợp với những yêu cầu của khách.
- Trực tiếp kiểm tra việc chuẩn bị phòng cho khách VIP, đảm bảo mọi yêu cầu được đáp ứng một cách hoàn hảo nhất.
- Kiểm tra kỹ hồ sơ khách VIP, khách đoàn để triển khai thực hiện các yêu cầu đặc biệt: xe đưa đón, chuẩn bị đón tiếp, trang trí hoa – trái cây trong phòng,…
- Hỗ trợ nhân viên lễ tân check – in cho khách đoàn, làm việc với trưởng đoàn để lấy thông tin về những yêu cầu đặc biệt: báo thức, ăn sáng, xe đưa đón… và thông báo cho các bộ phận liên quan thực hiện.
Giải quyết các sự cố, phàn nàn của khách:
- Tiếp nhận thông tin về các yêu cầu đặc biệt, phản hồi của khách và phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng, giải quyết thỏa đáng cho khách hàng.
- Chủ động giải quyết các sự cố xảy ra trong khách sạn theo đúng nghiệp vụ tiêu chuẩn của khách sạn.
- Lưu lại nội dung các phàn nàn và cách giải quyết vào sổ nhật ký giám sát để tránh lặp lại những lỗi tương tự trong tương lai.
Các công việc khác:
- Lập form mẫu cần thiết cho quá trình hoạt động của bộ phận lễ tân.
- Thường xuyên kiểm tra các khu vực công cộng, khu văn phòng..
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên trong bộ phận và tinh thần làm việc nhóm với các bộ phận khác.
- Thường xuyên kiểm tra thư báo, đảm bảo thư, bưu kiện của khách được chuyển đến khách sớm nhất có thể.
- Khuyến khích khách hàng điền vào mẫu nhận xét về chất lượng dịch cụ của khách sạn, ghi chép lại những ý kiến phản hồi hữu ích và báo cáo các bộ phận liên quan kịp thời khắc phục để nâng cao chất lượng phục vụ.
- Làm các báo cáo cần thiết theo quy định của khách sạn.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được cấp trên giao phó.
- Trực tiếp đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới theo những tiêu chuẩn của khách sạn.
- Duy trì các tiêu chuẩn thích hợp về tác phong, vệ sinh, trang phục, ngoại hình và cử chỉ của nhân viên trong tổ.
