Phân chia, giám sát công việc nhân viên buồng phòng
• Chuẩn bị bảng phân công phòng khách cho nhân viên theo khu vực phụ trách, ghi chú những yêu cầu đặc biệt kèm theo (nếu có).
• Phân công lịch trực cho nhân viên ca sáng, ca chiều hợp lý để đảm bảo công việc được hoàn thành. Giám sát, điều chỉnh thái độ- chất lượng làm việc của nhân viên.
• Giám sát quá trình làm việc của nhân viên buồng phòng, kịp thời sửa các lỗi sai để đảm bảo phòng được dọn theo quy chuẩn của khách sạn;
• Nắm rõ cơ số phòng mỗi ngày theo phần mềm Quản lý khách sạn, theo các biểu mẫu báo cáo mà Công ty ban hành, theo xác nhận các hội, nhóm zalo liên quan đến Bộ phận.
• Quy trình làm phòng out, ở, set up.., luôn được kiểm tra nghiêm ngặt đúng theo quy trình dọn phòng, quy trình xử lý đồ thất lạc, quy trình giặt ủi.., của bộ phận buồng phòng. Đảm bảo chất lượng dịch vụ trong phòng đạt chuẩn theo hạng sao của khách sạn.
• Lên kế hoạch vệ sinh theo từng khu vực trong khách sạn theo công suất phòng.
Kiểm tra vệ sinh phòng, khu vực các tầng
• Kiểm tra các trang thiết bị trong phòng đảm bảo hoạt động bình thường. Nếu phát hiện hư hỏng phải báo ngay cho bộ phận Kỹ thuật để sửa chữa kịp thời.
• Giám sát minibar, giặt ủi, nước uống miễn phí hay thức uống trong minibar.
• Thường xuyên cập nhật thông tin trên hệ thống phần mềm để theo dõi và cập nhật tình hình các phòng khi có sự thay đổi.
• Kiểm tra kỹ vệ sinh phòng VIP, phòng khách ở dài hạn…đảm bảo đúng quy trình quy định và tiêu chuẩn của khách sạn.
• Theo dõi các báo cáo phòng để bố trí nhân viên sắp xếp phòng theo yêu cầu.
• Kiểm tra vệ sinh khu vực hành lang, tầng, thang máy, thang bộ được đảm bảo sạch sẽ, không có các chướng ngại vật chiếm lối đi, lối thoát hiểm.
• Kiểm tra vệ sinh phòng sạch để khách check – in và phòng khách ở theo tiêu chuẩn của khách sạn.
Kiểm soát, theo dõi tình trạng hoạt động của các trang thiết bị, dụng cụ, hóa chất
• Nhắc nhở nhân viên vệ sinh các trang thiết bị, dụng cụ và sắp xếp ngăn nắp vào kho sau ca làm việc.
• Theo dõi số lượng, thời hạn sử dụng của các loại hóa chất tẩy rửa của bộ phận.
• Kiểm soát, theo dõi tình trạng hoạt động của các trang thiết bị, dụng cụ vệ sinh của bộ phận buồng phòng. Liên hệ với bộ phận kỹ thuật sửa ngay khi có sự cố hư hỏng.
Công việc khác
• Lưu lại những tình huống, những thông tin từ phía khách hàng phản ánh để kịp hướng dẫn nhân viên xử lý tình huống.
• Đề xuất với cấp trên giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự như: tăng ca, nghỉ phép, tuyển dụng thời vụ… Đánh giá nhân sự. Lập kế hoạch nhu cầu nhân sự của Bộ phận và trình cấp trên phê duyệt. Kiểm soát việc thực hiện các chính sách nhân sự.
• Quản lý việc nhập, xuất hàng hoá, kho, các vật dụng, đồ dùng trong phòng, và số liệu đã được bàn giao.
• Giải quyết các vấn đề nội bộ trong bộ phận, xây dựng mối quan hệ tốt với các bộ phận khác.
• Theo dõi việc xử lý côn trùng.
• Tham gia các chương trình, sự kiện của Chuỗi Sandals Hotels và của thương hiệu Đôi Dép.
• Triển khai áp dụng cho nhân viên làm việc theo đúng quy trình chuẩn đã được phê duyệt và giám sát quá trình thực hiện để có những điều chỉnh cần thiết. Thực hiện việc huấn luyện nghiệp vụ buồng phòng cho các nhân viên mới, hướng dẫn lại cho các nhân viên làm chưa đúng quy trình.
• Đảm bảo quy trình setup phòng theo tiêu chuẩn của hạng sao.
• Chủ động kết nối với Bộ phận Kỹ thuật khi gặp sự cố, theo dõi những sự cố, ưu tiên những việc có thể xử lý nhanh chóng. Linh động cùng lễ tân giải quyết sự cố để đảm bảo khách hàng không phàn nàn.
• Giám sát Bộ phận Nhà giặt để đảm bảo số lượng kiểm kê, đồ đạc không phai màu, bảo trì đồ đạc đúng quy định.
• Xây dựng, đào đội ngũ nhân sự đáp ứng tốt nhất các yêu cầu công việc theo định hướng của khách sạn. Chịu trách nhiệm giải trình nếu thất thoát tài sản, các vấn đề liên quan đến mất mát từ phía khách hàng báo cáo với nhân viên trong Bộ phận.
• Phối hợp với Lễ tân nắm rõ thông tin khách lẻ, khách đoàn chuẩn bị check in, check out, yêu cầu đặc biệt của khách như set up trái cây, hoa, nến, bánh kem, extra bed… Nắm rõ số lượng phòng mỗi ngày chính xác. Luôn đảm bảo phòng cho khách nhận trước 14h.
• Tham gia đầy đủ các cuộc họp với Ban giám đốc và làm các báo cáo công việc theo quy định.
• Tổ chức các cuộc họp đột xuất, thường xuyên để kiểm tra công việc trong bộ phận cũng như trau dồi thêm thông tin, kiến thức kịp thời.
• Kiểm tra báo cáo về số lượng phòng mỗi ngày IN – OUT theo quy trình ban hành.
• Kiểm tra và đề xuất các đơn đặt hàng các loại hóa chất, minibar, amenities và các mặt hàng khác cần cho công việc của bộ phận buồng phòng trước khi trình ký.
• Tham gia vào quá trình phỏng vấn tuyển dụng khi có yêu cầu từ cấp trên.
• Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên giao phó.
