Đối với Phòng Kế toán:
* Kiểm soát nghiệp vụ doanh thu
- Kiểm soát việc tạo món ăn, chương trình giảm giá, ....trên phần mềm bán hàng.
- Tổ chức, phân công công việc, hướng dẫn nghiệp vụ cho kế toán doanh thu và thu ngân bao gồm việc hướng dẫn sử dụng phần mềm POS và Bravo.
- Kiểm tra tất cả các hạch toán của kế toán doanh thu phần hành trên phần mềm kế toán bao gồm các trường hợp giảm giá, FOC,...
- Hỗ trợ kế toán doanh thu giải quyết vấn đề về doanh thu trong ngày.
- Nắm vững các phần hành về POS và hệ thống phần mềm Bravo liên quan đến doanh thu của tất cả nhà hàng.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc điều chỉnh sai sót trong hệ thống POS và Bravo của các kế toán doanh thu.
Theo dõi thông tin đặt tiệc (EO) từ bộ phận Sale, việc thực hiện của kế toán doanh thu: lập chứng từ và ghi nhận tiền đặc cọc của khách hàng, triển khai thông tin cho thâu ngân để nhận thanh toán và xuất hoá đơn Giá trị Gia tăng (GTGT) khi kết thúc tiệc.
Kiểm soát ca làm việc của Bộ phận Thu ngân, điều chỉnh, hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên thâu ngân khi có trường hợp khó khăn trong công việc hay sự thay đổi theo khối vận hành nhà hàng và Ban Giám đốc.
* Lập và gửi báo cáo doanh thu
- Kiểm tra, tập hợp hóa đơn thuộc công nợ của tất cả các nhà hàng, gửi đề nghị thanh toán và đối chiếu công nợ tập đoàn cuối tháng.
- Tổng hợp và gửi các bộ phận liên quan báo cáo về các chương trình giảm giá, không tính giá dịch vụ (FOC), các chương trình Tiếp thị.
- Kiểm soát báo cáo doanh số khách đặt tiệc, gửi cho bộ phận Sale hàng tháng để làm căn cứ tính tiền hoa hồng.
* Kiểm tra và gửi Báo cáo thuế đầu ra
- Kiểm tra và tổng hợp số liệu thuế GTGT bán ra, chuyển cho kế toán thuế làm căn cứ kê khai và nộp thuế hàng tháng.
- Tổng hợp file hóa đơn chi tiết, số liệu GTGT đầu ra của tất cả nhà hàng: GTGT hóa đơn[HTT1] , GTGT bán voucher, GTGT xuất cho Tiếp thị, Kinh doanh…
- Kịp thời thông báo cho Kế toán trưởng (KTT) các trường hợp phải phát hành thêm số lượng hoặc ký hiệu hoá đơn.
- Lập và gửi báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn hàng quý cho kế toán thuế trước ngày 20 của tháng kế tiếp.
- Đối chiếu doanh thu, Thuế GTGT, báo cáo với kế toán tổng hợp những chênh lệch và số liệu chính xác để lên bảng cân đối số phát sinh.
* Kiểm soát công nợ phải thu, đốc thúc thu hồi nợ
- Theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng bằng tiền mặt và chuyển khoản ngân hàng, đôn đốc Kế toán doanh thu và Kinh doanh trong việc thu hồi công nợ.
- Tổng hợp báo cáo theo dõi tuổi nợ phải thu theo đối tượng khách hàng.
* Theo dõi và set up nhà hàng mới
- Liên hệ, theo dõi, hỗ trợ POS setup hệ thống
- Liên hệ, tiến hành lắp đặt máy cà thẻ của ngân hàng
- Sắp xếp thu ngân cùng với tổ trưởng thu ngân, đảm bào nhân viên thu ngân cho nhà hàng mới.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến việc phát hành hoá đơn cho chi nhánh mới hoặc địa điểm kinh doanh mới, thay đổi mẫu hoặc ký hiệu hoá đơn.
- Liên hệ cài đặt các dữ liệu kế toán khi hoạt động nhà hàng.
* Công việc khác
- Hỗ trợ công việc cho các bạn trong nhóm doanh thu khi có nhân viên nghỉ hoặc hỗ trợ công việc thu ngân khi thiếu người.
- Gửi Phòng nhân sự báo cáo Thưởng dịch vụ theo từng nhà hàng chậm nhất ngày 10 của tháng kế tiếp.
- Phỏng vấn thu ngân, làm bảng nhận xét nội bộ và đề xuất để ứng viên thu ngân nhận việc, trình đề xuất cho Kế toán trưởng đánh giá ứng viên thu ngân.
- Góp ý các hợp đồng trao đổi dịch vụ, đối soát các giao dịch liên quan đến bán hàng.
- Đóng và xuất voucher cho Kinh doanh, Tiếp thị khi có chương trình, đề xuất, lập báo cáo tình hình sử dụng voucher.
- Kiểm tra việc lưu trữ hoá đơn hàng tháng của nhóm doanh thu.
- Phối hợp bộ phận pháp chế lập uỷ quyền ký hoá đơn Công ty và các chi nhánh cho thu ngân, kế toán doanh thu. Giám sát việc lưu trữ các uỷ quyền ký hoá đơn một cách khoa học, đảm bảo tất cả thu ngân khi ký trên hoá đơn bán hàng đều có uỷ quyền.
Phối hợp với các phòng ban/bộ phận khác:
- Hàng tuần gửi báo cáo tình hình thực hiện doanh thu so với Hiệu quả công việc (KPI) cho Khối Vận hành Nhà hàng, hỗ trợ tạo giá món mới, điều chỉnh giá, cập nhật các chương trình khuyến mãi,... trên hệ thống POS.
- Gửi Báo cáo các event, chương trình khuyến mãi, giảm giá,.. cho Phòng Kinh doanh, Tiếp Thị.
- Gửi báo cáo service charge cho Phòng nhân sự
Công việc khác:
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Cấp trên.
