- Phản ứng kịp thời trong các tình huống khẩn cấp: báo cháy, mưa bão, đe dọa bom…
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các nhân viên trong bộ phận và với các bộ phận khác.
- Thường xuyên kiểm tra trang phục, tác phong và thái độ làm việc của các nhân viên trong bộ phận, nhắc nhở các nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy định của công ty,.
- Xử lý những yêu cầu của khách hàng mà cấp dưới không giải quyết được.
- Xây dựng quy trình, quy định của bộ phận phù hợp với hoạt động và duy trì, đào tạo nhân viên thực hiện
- Lập các mẫu cần cho quá trình hoạt động của bộ phận.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng tốt nhất những yêu cầu, giải quyết nhanh những phàn nàn để khách luôn hài lòng.
- Điều phối công việc bộ phận lễ tân
- Làm các báo cáo theo quy định.
- Tổ chức phân công công việc cho nhân viên lễ tân.
- Thường xuyên kiểm tra nhật ký công việc của bộ phận để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đầy đủ.
- Kiểm tra việc check in- check out hàng ngày
- Xử lý các yêu cầu, phàn nàn của khách hàng
- Tham gia các hội nghị, hội thảo, các khóa đào tạo về lễ tân.
- Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự trong bộ phận
- Phân công việc hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới của bộ phận.
- Đảm bảo tính hiệu quả của các khóa đào tạo.
- Điều phối và lập kế hoạch cho các nhân sự thực hiện công việc trong ngày / tuần và tháng
- Lưu lại những phàn nàn khó xử lý và cách giải quyết thích hợp để hướng dẫn nhân viên xử lý khi gặp lại tình huống tương tự.
- Lên kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các khóa đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận.
- Hỗ trợ các nhân viên trong bộ phận chào đón, phục vụ, tiễn khách VIP, đảm bảo khách được phục vụ tốt nhất, luôn hài lòng.
- Trực tiếp làm việc và chăm sóc khách hàng để việc đón tiếp được chu đáo và không bị phát sinh các vấn đề khác.
- Giám sát và đánh giá kết quả hoạt động của các nhân viên trong bộ phận.
- Tổ chức họp định kỳ, đột xuất bộ phận lễ tân để khiển khai công việc, thông báo những quy định – chính sách mới.
- Các nhiệm vụ khác theo phân công…
