* Tổ chức và quản lý phòng Dự Án
- Tổ chức bố trí nhân sự trong phòng.
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng / BGĐ.
- Phân công công việc, giao việc.
- Tiếp nhận và phản hồi ý kiến của nhân viên.
* Báo cáo công việc
- Báo cáo công việc hàng tuần và hàng tháng cho Trưởng Phòng / BGĐ.hoặc khi có yêu cầu đột xuất.
* Triển khai các chương trình phát triển của P.HCNS, BGĐ
- Nhận các biểu mẫu và tổ chức triển khai cho nhân viên trong nhóm.
- Tham gia các cuộc họp, các buổi hướng dẫn của công ty.
- Hướng dẫn nhân viên triển khai, và theo dõi, đánh giá kết quả thu được.
* Tiếp nhận công việc
- Liên hệ, khảo sát, thu thập đầy đủ thông tin bằng điện thoại, email hoặc trực tiếp.
- Đánh giá mức độ tiềm năng của dự án.
- Mã hóa, phân công, giao việc cho nhân viên hoặc tự triển khai.
- Tiếp nhận nguồn việc từ Trưởng Phòng / BGĐ và các nguồn khác.
* Triển khai công việc
- Phân loại dự án và giao cho nhân viên có khả năng triển khai.
- Lập phương án báo giá, hồ sơ dự thầu,
- Mã hóa hồ sơ, chuyển giao thông tin và yêu cầu, phối hợp các bộ phận thực hiện dự án.
- Kiểm tra và thống nhất lựa chọn phương án công nghệ, thiết bị và chất lượng dự án.
chào giá.
- Lưu hồ sơ cuối cùng theo mã hồ sơ.
- Dự kiến giá báo cho các dự án (tham mưu với BGĐ).
- Kiểm tra giá gốc, trình Trưởng Phòng / BGĐ duyệt, hoàn thiện và gửi khách hàng.
* Quản lý, theo dõi dự án
- Kiểm tra các đề xuất/ duyệt đề xuất máy móc thiết bị công nghệ.
- Ghi nhật ký dự án đầy đủ.
- Kết hợp với các phòng ban theo dõi quá trình triển khai dự án.
- Khi dự án hoàn thành tập hợp và lưu hồ sơ vào kho hồ sơ.
- Khi dự án ký HĐ, chuyển giao hồ sơ cho các phòng ban liên quan để triển khai các bước tiếp theo.
- Khi hoàn thành hồ sơ dự án gửi khách hàng phải theo dõi, liên hệ thu thập thông tin, nắm bắt tình hình các dự án đã và đang triển khai; Lắng nghe ý kiến khách hàng và giải đáp thắc mắc hoặc báo cáo BGĐ;
* Kiểm soát và bảo mật hồ sơ dự án
- Lưu hồ sơ vào hộp hồ sơ và thường xuyên kiểm tra.
- Bản mật thông tin, công nghệ dự án.
- Làm danh mục mã hiệu công việc vào hồ sơ lưu.
- Phân loại hồ sơ, đặt mã hiệu.
* Báo cáo đánh giá nhân viên
- Đánh giá theo kết quả cuối cùng.
- Báo cáo đánh giá nhân viên hàng tháng và định kỳ trên từng dự án.
- Nhận xét ưu, khuyết điểm và rút kinh nghiệm trên từng dự án.
- Đánh giá phẩm chất cá nhân
- Đánh giá hành vi
- Ghi nhận và update các lỗi, làm mục đánh giá trên từng dự án.
* Đào tạo và hướng dẫn
- Lập kế hoạch Đào tạo..
- Cải thiện các phương pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
- Tham khảo ý kiến từng thành viên, đánh giá từ P.HCNS, BGĐ
- Nâng cấp mức độ khó công việc cho nhân viên có nhu cầu học hỏi.
- Thực hiện Đào tạo.
- Xác định nhu cầu Đào tạo
- Đánh giá chương trình đào tạo
* Kiểm tra sản phẩm
- Form mẫu mới phù hợp với quy định và khối lượng công việc hiện hành.
- Cập nhật và cải tiến thư viện thiết kế các hạng mục thường xuyên sữ dụng
- Truyền tải thông tin cuối cùng cho nhân viên và yêu cầu các sản phẩm rõ ràng.
- Tổng hợp và trình cho Trưởng Phòng/ BGĐ
- Theo dỗi sản phẩm theo từng bước thực hiện.
- Đút thúc công việc và hổ trợ khó khăn
