Thực hiện công tác thu mua nguyên vật liệu để phục vụ cho mục đích kinh doanh, sản xuất, vận hành của công ty.
Xây dựng kế hoạch mua hàng:
- Tiếp nhận đơn hàng, thực hiện phân tích và xác định rõ ràng, chính xác các yêu cầu về màu sắc, kích thước, các thông số kỹ thuật, các thành phần, …., tiến độ giao hàng, chi phí mua hàng …. trình cấp quản lý phê duyệt.
Tìm kiếm, lựa chọn, đàm phán với nhà cung cấp.
- Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp uy tín và phù hợp, thỏa thuận giá và đàm phán các điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, … đảm bảo chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh, báo cáo cấp quản lý
- Xây dựng và từng bước hoạch hoàn thiện mạng lưới cung ứng: Lập, cập nhật danh sách và đánh giá chất lượng các nhà cung cấp theo định kỳ (bao gồm nhà cung cấp thường xuyên, nhà cung cấp tiềm năng và nhà cung cấp mới).
Tiến hành mua và kiểm tra, giám sát việc thực hiện đơn hàng với nhà cung cấp:
- Quản lý, kiểm tra, giám sát chất lượng và tiến độ giao hàng. Trong trường hợp hàng hóa không đạt yêu cầu, không đạt tiến độ giao hàng hay phát sinh sự cố (nếu có) phải phải báo cáo cấp quản lý đồng thời phản ánh với nhà cung cấp và liên hệ với các đối tác liên quan và đề xuất biện pháp xử lý.
- Lập hồ sơ nghiệm thu đơn hàng (phối hợp QC, kế toán).
- Theo dõi tình trạng hàng đến khi thông quan, kiểm tra chứng từ nhập khẩu, sắp xếp liên hệ các bên liên quan việc vận chuyển hàng hóa.
- Theo dõi, giám sát đơn đặt hàng để đảm bảo chất lượng hàng hóa, tiến độ giao hàng… tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng.
- Soạn thảo, xúc tiến hợp đồng mua bán, đặt hàng với nhà cung cấp trình ký cấp quản lý.
Quản lý chi phí mua hàng:
- Lập kế hoạch ngân sách mua hàng theo đơn hàng, theo định kỳ.
- Tính chi phí giá vốn hàng hóa;
- Xử lý chứng từ kế toán chuyển bộ phận kế toán thanh toán theo từng đơn hàng
Một số công việc khác liên quan:
- Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến trong công tác thu mua.
- Lập báo cáo đơn hàng/báo cáo ngân sách thu mua theo từng đơn hàng và theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu từ cấp quản lý.
- Tham gia vào các sự kiện, hội chợ và triển lãm có liên quan để cập nhật và phát triển thêm các nguyên phụ liệu, các nhà cung cấp mới trên thị trường.
- Tham gia các khóa đào tạo để cập nhật kiến thức mới trong nghề.
- Thu thập, phân tích và tổng hợp các thông tin, dữ liệu, hợp đồng… để lưu trữ hồ sơ và kiểm soát thông tin hiệu quả.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công, chỉ đạo của Trưởng phòng hoặc Ban giám đốc.
* MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC:
Trong công ty:
- Cấp quản lý: Báo cáo, tham mưu về lĩnh vực, công việc mình phụ trách.
- Các bộ phận, phòng ban: Phối hợp thực hiện công việc chung
Ngoài công ty: liên hệ, đàm phán Hợp đồng kinh tế…